アプリ型・クラウド型チェックリストの良いところ、5つ挙げてみました。

    2019.07.30

    アプリ マニュアル 使い方 効率化

    【チェックリスト】と言われるものは、どんな形式でも作ることが出来るし、使うことができます。
    一番お手軽で今でも多いのが、エクセルファイルでチェックリストを作るパターンです。
    たいていのパソコンで、標準的に使えるし、編集も割と簡単です。
    紙で印刷も出来るし、エクセルファイルにそのままチェックを入れていくことも出来ます。
    昔から、チェックリストの文化がある企業では、エクセル形式が一番多いのではないでしょうか?

    もちろん、チェックリストを何で作ったからといって、悪いことはありません。
    一番肝心なことは、そのチェックリストを使ってミスなく効率的に作業をすることです。
    その目的が達成できれば、どんな形式でもOKです。

    でも、もっと便利な機能が付いていたら・・・
    今は時代の流れか、どんなものでもクラウド化・アプリ化の波でもあります。
    それは、ただ単に時代の流れだからということではなく、
    今のパソコンのスペックやインターネットの通信速度を考えると、
    ローカル上とクラウド上での出来ることの区別は、だんだんなくなってきているでしょう。
    そして、そのパソコン上でしか使えないローカル環境より、
    どこでも使えるクラウド環境のほうが、今の働き方には向いているのでしょう。

    チェックリストも、昔と比べて進化しています。
    クラウド型で使えるチェックリストシステムも増えてきています。
    では、アプリやクラウドで使うチェックリストには、どんな利点があるのか、
    テーマを5つに絞って、紹介させていただきます。

     

    1)これが一番の違い!【スマホで使える!】

    今や老若男女が使いこなすスマートフォン。
    一昔前は、「流行り」「おしゃれ」「かっこいい」でスマホを持つ人もいましたが、今は違います。
    スマホは今や手のひらサイズのパソコンといっても過言ではないでしょう。
    もちろんパソコンとスマホ出来ることが違う部分もありますが、そこは役割分担。
    スペックや処理能力は、スマホやタブレットでも十分です。
    そう、アプリ化やクラウド化がされると、チェックリストをスマホでも使うことが出来るんです。

    スマホで使うことが出来ると、
    そのパソコンでしか出来ない作業」が無くなります。
    今やスマホの操作は「誰でも使える」日常のものになりつつあります。
    場所を選ばず「どこでも使うこと」が出来ます。

    チェックリストに話を戻すと、現場作業などでチェックリストを使おうと思った時に、
    パソコンが遠い所にあると、いちいちそこまで移動して、チェックリストを使わないといけません。
    やりたい作業が目の前にないので、ちょっと使いにくいですよね・・・。

    でもスマホやタブレットがあれば、
    したい作業の目の前でチェックリストを使うことが出来るんです。
    これはとても大切なこと。作業の持ち場から離れることは、
    ミスを誘発するひとつの原因にもなり得ます。
    その場から離れる時は、そこでの作業が完了した時。
    そういった意味でも、チェックリストがスマホ・タブレットで使えることは、一番重要かも知れません。

     

    2)仕事の【リアルタイム管理】が出来る

    これもクラウド型の良いところです。
    誰かが今している作業を、他の誰かがリアルタイムで見ることが出来るんです。
    例えば、チェックリストをエクセルから紙で印刷して作業を行なっている場合、
    出張で外出している上司が仕事の進捗を確認したい時、わざわざ電話をしないといけません。
    作業をしている部下はわざわざ手を止めて電話に出ないといけません。

    上司は「どう?予定通り進んでる?
    部下は「(やばい遅れている…でも上司は出張でいないからわからないから)はい、大丈夫ですよ!

    結局、遅くに出張から帰った上司はビックリ!こんな遅い時間まで残業をしていた…。
    上司も部下も、一度は経験したことありませんか?

    でもアプリ型やクラウド型は、ログイン情報さえもっていれば、
    外からチェックリストの進行具合を見ることができます。
    上司はどこにいても進行を見ることができるので、部下の手を止める必要もありません。
    上司がいち早く仕事の遅れをキャッチして増員手配、
    残業せずに無事に終わることが出来た…なんてもこともあるかも知れません。

    だって部下は、仕事に遅れが出ていることでなんとかしないと!と、
    いっぱいいっぱいになって周りが見えていないかも知れませんから…。
    それに気付いてあげるのも、上司の仕事ですよね。

     

    3)【作業履歴】がクラウド上で全て残せる

    さて、毎日仕事をこなしていく中で、ある日お客様からクレームがありました。

    「頼んだ商品と違うものが届いているんだけど」

    そして、その日作業をした記録を探そうとした時に、
    エクセルを紙で印刷したチェックリストだと、さあ大変。

    その日のその時の作業のチェックリストを探すのに、
    膨大に保存されているチェックリストの紙の束の中から、その一枚を見つけないといけません。
    しかもチェックリストはどれも似たようなフォーマットだから、
    見た目もほとんど変わらないから、探すのがなお大変。
    この作業時間だけでも、相当の時間が過ぎてしまう場合もあります。
    そうなるとお客様からは「まだか」「まだか」と催促の嵐。
    結局、「遅い」ことでクレームが大きくなってしまうことも…。

    そういった時も、アプリ型クラウド型だと、バックヤードで全てのログを保持しているので、
    出したい情報を日付や作業名・担当者名で検索するだけで、パッ。
    過去の作業記録を呼び出すことが出来ます。

    またシステムによっては、
    ひとつひとつの作業を行なった時間を「秒」まで取っているシステムもあるので、
    その時に誰がなんの作業をどんな順番でいつやったのか?が全て分かります。
    お客様からクレームがあった時こそ、対応のスピードが大事。
    アプリ型クラウド型だから、出来るスピード対応もあります。

     

    4)ひとつのチェックリストを【複数人】チェックが簡単にできる

    仕事の重要性や作業内容によっては、一人でのチェックではなく、
    二人・複数名でのチェックが必要な場合があります。

    一番身近な例ですと、上司承認が必要な作業です。
    お客様にご提出お見積書の作成や、作業の最終工程での上司承認など、
    一人では作業を完了させられない場合です。
    そういった際によく見かける光景は、最終承認待ちのチェックリストや確認資料を持って、
    上司を探してウロウロ…。上司が外出中だと、今日中に最終承認がもらえないことも…。

    そういった時にも、アプリ型クラウド型チェックリストなら、メールやチャットツールで連絡。
    「このチェックリストに、最終承認をお願いします」と送るだけ。
    前述の通り、誰がいつどの作業をチェックしたか、が全て記録されるので、
    最終承認項目には、上司の名前でチェックが入る。
    部下は安心して、次の工程へ手を進めることが出来ます。

    お互いのタイミングが合わない時に起きるタイムロスも、最小限で抑えることが出来ます。

     

    5)抜けもれ防ぐチェックリストの【自動生成】


    最後は、毎日忙しく、複数の案件をマルチタスクで仕事をこなしている皆さんにとって、
    一番やってしまった的なミス、

    「しまった…あの仕事今日やるの忘れてた…」

    を防ぎます。

    チェックリストは、そのチェック項目がいかに優れていても、
    使うのを忘れてしまうと元も子もありません。
    その作業の工程において、ミスを防ぐことは出来ますが、
    そもそもその仕事自体、頭からすっぽり抜けてしまっていたら、
    事によっては大変な事態にもなるでしょう。

    人は、忘れる生き物です。絶対に忘れないようにしよう!という強い気持ちだけでは、
    どうにもらない時も、必ずあります。(これだけは断言します。私がサンプルです…涙)

    ことチェックリストに特化していうと、やるべき仕事を覚えていて、
    更にはそのチェックリストを印刷することまでしないと、
    仕事の抜けもれが起きる可能性があります。

    これをアプリ型クラウド型で出来る便利な機能で解決すると、【自動生成】機能です。
    その日、毎日、使うチェックリストは、自動で生成して、
    朝出勤したら、今日やる仕事のチェックリストが出来上がっているという状態です。
    そのチェックリストに基づいて仕事をすれば、
    その日にやらないといけない仕事を忘れることなくこなすことが出来ます。

    これは特に、週に1回とか月に1回とか、毎日じゃない仕事に対して、とても有効です。
    毎日じゃない仕事は、毎日の仕事に追われるうちに忙殺されることもしばしば。
    でもそういった仕事こそ、忘れていはいけない仕事だったりしますよね。

     

    さあ、一歩進んで、使いやすい環境作りを

    いかがでしたでしょうか?
    どんな道具や形式でも、チェックリストはチェックリストです。使うことに意義があります。
    しかし一歩進んで、チェックリストをより使いやすい環境に出来るように、
    5つのポイントをぜひ参考にしてみて下さい。

    上に挙げた機能全てを兼ね揃えているのが、チェックリストシステム『アニー』です。
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