公開日:2020.01.15| 最終更新日:2021.03.11 チェックリスト 作業効率化 新人教育

    プロが教える簡単で効果が上がるチェックリストの作成方法
    チェックリストとは、業務内容や手順を項目にし、レ点を入れて、
    その作業を漏れなく実施するためのリストです。
    チェックリストは作業内容が見える化されるので、
    業務の抜け・漏れをなくすという効果があります。
    チェックリストは、どの業務にも欠かせません。
    弊社では、物流業務、経理・総務・営業・事務代行・お客様対応など、
    様々なシーンで従業員がチェックリストを活用しています。
    保有しているチェックリストの種類も膨大になりますが、
    その作り方の根底はすべて同じで簡単なものです。

    私たちが上手く活用できているチェックリスト作りの方法を
    ご紹介致します!

    チェックリストとは

    チェックリストとは
    業務内容や手順を項目にし、レ点を入れて、
    その作業を漏れなく実施するためのリスト
    を指します。
    作業内容をチェックリストに書き出すことで、「見える化」され、
    業務の抜け漏れを防ぎます。
    自分の頭の中で記憶しながら業務を行うと、必ずミスが起こってしまいます。
    また、記憶で仕事をしてしまうと、いつのまにかその人にしかできない仕事になってしまい
    いわゆる、属人化になってしまいます。
    チーム全員が、チェックリストを見ながら仕事をすることで
    誰がやっても品質が変わること無く、同じ認識で仕事ができるようになります。

    属人化について詳しくはこちら

    チェックリストの作り方

    チェックリストのイメージ図

    では、早速チェックリストを作っていきましょう。
    あなたも最近抜けやモレが多いな。と思うような仕事を、
    1つチェックリスト化してみてください。

    1、時系列で作業手順を書き出す

    まずは仕事の時系列に基づいて、あなたがどのような手順で作業をしているか、文字に書き出してみましょう。
    手書きでもパソコン打ちでも大丈夫ですが、手順は順序変更や追加が良く発生するため、
    編集しやすいパソコンのエクセルや、メモ帳機能のほうがおすすめです。
    時系列順に、自分がどのような準備をするか?を書き出していきます。
    この時に大切なのは、まずあなたの頭にある情報をすべて外に出し、文字にすることです。
    コツは「初めてこの業務を実施する人」に向けて作ること。
    なぜならば、作ったチェックリストはゆくゆく「誰かにこの仕事を頼む」ときに使うべきだからです。
    自分が記憶で行っていたことも、文字に書き出していきましょう。

    2、重要項目は文字色を変える

    重要項目の文字装飾についてのチェックリスト
    仕事には、ここは必ず確認すべき・注意すべきという点がありますよね。
    そこは、文字色を変えたり、サイズを変えるなどして強弱をつけてあげると良いです。

    人間の集中力には限界があります。
    しかし、赤文字など色を変えたところには注目します。

    ただ手順を書き出すだけではなくその際にミスがよく起きたり、絶対に確認モレをしてはならない重要な項目には文字色を変えて注意喚起を入れることで担当者がミスをしにくくなり、安心して仕事をできるようになります。

    こうすると、「ミスされたくないから自分の仕事が引き継げない」という問題も解決していきます。
    ちなみに、過去にミスをした項目も再発防止のために色を変えて表示すると良いですよ。

    アニーの機能について詳しくはこちら

    3、仕事のコツを書き足す

    ポイントは色を変えて目立たせるチェックリスト
    次のポイントとして仕事の工数を短縮するコツやポイントを書き足してあげましょう。
    作業者にとって「たまに発生する」「初めて経験する」仕事が、頭の中の
    記憶でしか管理されていないと、仕事がストップする原因に繋がります。
    非常にムダですね。
    こういった小さなコツも、チェックリストに入れてあげることによって仕事の中の
    「迷う」時間がなくなります。
    あなたに代わって同じ仕事にチャレンジしてくれる人が、あなたの分身になれば最高です。

    チェックリストの効果

    チェックリストの効果
    苦労してチェックリストを作ったのに、満足し使わない方、忘れたときにだけ見るといった方も多いと思います。
    しかしそれではチェックリストを作った意味がありません。
    使ってからこそ、効果が発揮されるのがチェックリストです。

    1、仕事内容は日進月歩

    仕事内容は日進月歩です。時代やお客様の要望により移り変わります。
    だからこそ、チェックリストはどんなに仕事に慣れても毎日使用することが大切です。
    フレキシブルに作業の変更も更新ができ、どの仕事に対してもチェック機能が働きます。
    そして、社内全体の品質アップにもつながるのです。

    2、分かりずらいところは日々改善

    チェックリストができたら、仕事の引き継ぎや新人教育にも活用していきましょう。
    1つ1つチェックしながら進めてもらえるので
    「この仕事ミスされると怖いから引き継ぎたくない」
    とあなたが自分だけで持っていた業務も、思い切って部下に振ることもできます。
    そのときに大切なのが業務を教えたら
    教えてもらった人(部下)がチェックリストを更新することです。

    部下の教育には「言葉」の教育も大切!上手くいく教育法はこちら

    私たちの常識でも、新人さんにとっては初めて体験することばかりです。
    上司の感覚で作られたチェックリストで新人さんが完璧に仕事をこなせることは
    まずは「あり得ない」と思って教育に取り掛かると良いですよ。

    3、エビデンスを残すメリットとは

    また、誰が、いつ、何の作業を行ったかエビデンス(履歴)を残すこともチェックリストでは大切です。

    エビデンスにすることで、作業者に責任感も生まれます。
    また、何かあったときの是正処置も取りやすくなります。

    チェックリストに時間を記載することで
    誰がどれぐらい時間がかかっているか、人によっての差を把握することができます。

    AさんとBさんが同じチェックリストを使っているのに
    Aさんのほうが作業時間に10分も早い。

    となると、Bさんがどこか詰まっているはずです。
    そういった作業のボトルネックを分析するのにも、チェックリストは有効なのです。

    ちなみに、紙のチェックリストだと時間をいちいち記入する手間がありますよね。
    そこで私たちは「チェックリストシステム アニー」というクラウドツールを開発しました。

    レ点を入れると同時に、名前と時間が入るので
    作業後の管理者のチェックや分析にも活用できます。

    このような形でレ点を入れると名前・時間が入ります!

    前回のミスから注意点を記載したチェックリスト

    チェックリストの活用

    いかがでしたか?
    あなたの会社でもぜひ今回のポイントを活かして、
    活用できるチェックリストを導入してみてください。

    しかし、案外作成の時間がかかるエクセルのチェックリスト。
    せっかく作っても、人と共有したり同時に使ったり、ということは難しいですよね。

    そこで、私たちが活用している「チェックリストシステム アニー」をお勧めします!

    テレワークでも大活躍!属人化解消の事例はこちら

    クラウド上でチェックリストを作成したり、フォルダ別に管理ができるので
    部署や業務分類ごとにチェックリストをまとめて、すぐに使うことができます。

    また、クラウドの特性を生かした同時利用もOK!
    同じ項目を2人が同時にダブルチェックをすることもできます。

    ダブルチェックできるチェックリスト

    また、1つのチェックリストの項目を複数名でチェックして役割分担も簡単です!
    「20番までは松尾さんやってね、21番からは私がします」というような指示の仕方もできます。

    1つのチェックリストを作業分担しながら使用しています

    このように、チェックリストシステム アニーはあなたやあなたのチームの業務を、
    大きく変えることができる道具です。

    無料個別相談会へはこちら

30日間アニーのフル機能が使える!

無料トライアル実施中

申込みはこちら

まずは御社の悩み・課題を聞かせて下さい

オンラインOK 無料相談会

申込みはこちら