2020.01.15 チェックリスト 作業効率化 新人教育

    プロが教える簡単で効果が上がるチェックリストの作成方法

    本日はチェックリストの簡単で効果の上がる作り方をご紹介していきます。

    チェックリストとは、業務内容や手順を項目にし、レ点を入れて、
    その作業を漏れなく実施するためのリストです。

    頭の中の記憶ではなく、作業内容が見える化された「記録」で仕事をすることで
    業務の抜け・漏れをなくすという効果があります。
    そのため業務の品質向上のために、お仕事に活用されている方は多くいらっしゃいます。

    このブログをご覧になられている皆様は
    チェックリストを活用しているがもっと良い作り方を知りたい
    または、これからチェックリストを作りたいので方法を知りたいと思います。

    タブレットでチェックリストを使っている女性

    ちなみに、弊社(株式会社関通といいます)では全社合計して1日700~800枚のチェックリストを使っています。
    本業の物流部門はもちろん、経理・総務・営業・事務代行・お客様対応など、様々なシーンでスタッフのみなさんがチェックリストを活用しています。

    もちろん、保有しているチェックリストの種類も膨大になります。
    しかし、その作り方の根底はすべて同じで簡単なものです。

    私たちが上手く活用できているチェックリスト作りの方法とは?

    それでは、早速紹介していきましょう!

    ★チェックリストの作り方

    チェックリストのイメージ図

     

     

    では、早速チェックリストを作っていきましょう。
    あなたも「最近抜けやモレが多いな。」と思うような仕事を、1つチェックリスト化してみてください。

    1、時系列で作業手順を書き出す

    まずは仕事の時系列に基づいて、あなたがどのような手順で作業をしているか、文字に書き出してみましょう。

    手書きでもパソコン打ちでも大丈夫ですが、手順は順序変更や追加が良く発生するため、編集しやすいパソコンのエクセルや、メモ帳機能のほうがおすすめです。

    会社案内の資料をお客様に送付するチェックリストの画面

    こちらは会社案内送付のチェックリストです。
    外回り中の営業さんから、内勤の営業事務さんに「会社案内を送付しておいて」と指示が出たときに、事務員さんが正しく資料を送付できるかがポイントです。

    時系列順に、自分がどのような準備をするか?を書き出していきます。

    会社案内の資料をお客様に送付するチェックリストの画面

    この時に大切なのは、まずあなたの頭にある情報をすべて外に出し、文字にすることです。

    コツは「初めてこの業務を実施する人」に向けて作ること。

    なぜならば、作ったチェックリストはゆくゆく「誰かにこの仕事を頼む」ときに使うべきだからです。

    自分が記憶で行っていたことも、文字に書き出していきましょう。

    2、重要項目は文字色を変えて注意喚起

    仕事にはここは必ず確認すべき、注意すべきという点がありますよね。
    そこは、文字色を変えたり、サイズを変えるなどして強弱をつけてあげると良いです。

    今回は赤色で付け足してみました。

    会社案内の資料をお客様に送付するチェックリストの画面

     

    今回は、印刷された宛名ラベルにズレ・汚れがないか確認するという項目を追加しました。
    せっかくお問い合わせいただいたお客様に、汚い宛名で資料を送付してしまうと
    それだけで成約率が下がる危険がありますよね。

    人間の集中力には限界があります。
    しかし、赤文字など色を変えたところには注目します。

    ただ手順を書き出すだけではなく
    その際にミスがよく起きたり、絶対に確認モレをしてはならない重要な項目には
    文字色を変えて注意喚起を入れることで
    担当者がミスをしにくくなり、安心して仕事をできるようになります。

    こうすると、
    「ミスされたくないから自分の仕事が引き継げない」
    という問題も解決していきます。

    ちなみに、過去にミスをした項目も
    再発防止のために色を変えて表示すると良いですよ。

    ▼チェックリストの文字色活用について、さらに詳しく記載しております

    マニュアルに『文字色』は活用していますか?

    3、仕事のコツを書き足してあげる

    次のポイントとして仕事の工数を短縮するコツやポイントを書き足してあげましょう。

    今回は青色で書き足しました。

    会社案内の資料をお客様に送付するチェックリストの画面

    プリンターの手差しトレイ、使ったことがないと用紙のセット方向が分からず戸惑ってしまいますよね。
    私は毎年、年賀状を印刷するときに家庭のプリンターとにらめっこしながら、手差しトレイの用紙向きがどっちかと悩んでいます。もう年末恒例です(笑)
    年に1回だけの作業なのに、覚えているはずがないのです。

    作業者にとって「たまに発生する」「初めて経験する」仕事が、頭の中の記憶でしか管理されていないと、仕事がストップする原因に繋がります。非常にムダですね。

    こういった小さなコツも、チェックリストに入れてあげることによって仕事の中の「迷う」時間がなくなります。

    ショートカットキー

    またパソコン仕事のチェックリストであれば、ショートカットキーなど入れてあげるのも良いですね。
    パソコンが得意な方は無意識に使われていますが、意外と活用できていない方が多いのも事実。
    自分が使っている時短ワザを、自分ためのノウハウにせず、どんどんチェックリストに追加しましょう。

    あなたに代わって同じ仕事にチャレンジしてくれる人が、あなたの分身になれば最高です。

    4、チェックリストは毎日使いながら仕事をする

    さあ、いったんチェックリストができました。

    会社案内の資料をお客様に送付するチェックリストの画面

    しかし、それで満足してはいけません。

    なぜならば、ここからが本番ですから。
    チェックリストは使用することが大切です。

    ★チェックリストを毎日使わないと効果がでない!?

     

    CHECKLIST チェックリスト 

    苦労してチェックリストを作ったのに、満足し使わない方、忘れたときにだけ見るといった方も多いと思います。

    しかしそれではチェックリストを作った意味がありません。

    使ってからこそ、効果が発揮されるのがチェックリストです。

    1、仕事内容は日進月歩

    マニュアルが更新されている

    しかし、仕事は日進月歩。時代やお客様の要望により移り変わります。
    今回チェックリストを作った資料送付のお仕事も、添付する資料に刷新があったり、添付内容が変わることがあるかもしれません。

    だからこそ、チェックリストはどんなに仕事に慣れても毎日使用することが大切!
    フレキシブルに作業の変更も更新ができ、どの仕事に対してもチェック機能が働きます。
    そして、社内全体の品質アップにもつながるのです。

    2、分からないところは改善!どんどん内容を分かりやすくする

    パソコンで仕事をしている女性

    チェックリストができたら、仕事の引き継ぎや新人教育にも活用していきましょう。

    1つ1つチェックしながら進めてもらえるので
    「この仕事ミスされると怖いから引き継ぎたくない」
    とあなたが自分だけで持っていた業務も、思い切って部下に振ることもできます。

    そのときに大切なのが業務を教えたら
    教えてもらった人(部下)がチェックリストを更新することです。

    例えば、先ほどの事例。
    つい先日はいった新人の田中さんが「角2封筒」が何かわからず、事務所を探し回っていたとします。

    ですので、先輩は田中さんに
    角2封筒が何か、どこにあるのかをチェックリストに追加しておいて。
    そしたら次に田中さんの後輩に教えるときに、同じところで迷わなくて良いでしょ。
    と指示をしてあげます。

    こうして、緑色の箇所が追記されました。

    会社案内の資料をお客様に送付するチェックリストの画面

    さあ、こういったことは、皆様の仕事にも思い当たる節はありませんか?

    ▼部下の教育には「言葉」の教育も大切です!上手くいく教育法はこちらでご紹介しています!

    新入社員研修をされる方必見!入社1日目から仕事ができるようになる4つの教育方法とは?

    私たちの常識でも、新人さんにとっては初めて体験することばかりです。


    上司の感覚で作られたチェックリストで新人さんが完璧に仕事をこなせることは
    まずは「あり得ない」と思って教育に取り掛かると良いですよ。

     

    3、エビデンスを残すメリットとは

    誰がいつチェックした?エビデンスを残す

    また、誰がいつ何の作業を行ったかエビデンス(履歴)を残すこともチェックリストでは大切です。

    エビデンスにすることで、作業者に責任感も生まれます。

    また、何かあったときの是正処置も取りやすくなります。

     

    チェックリストに時間を記載することで
    誰がどれぐらい時間がかかっているか、人によっての差を把握することができます。

    「AさんとBさんが同じチェックリストを使っているのに
    Aさんのほうが作業時間に10分も早い。」

    となると、Bさんがどこか詰まっているはずです。

    そういった作業のボトルネックを分析するのにも、チェックリストは有効なのです。

     

    ちなみに、紙のチェックリストだと時間をいちいち記入する手間がありますよね。
    そこで私たちは「チェックリストシステム アニー」というクラウドツールを開発しました。

    レ点を入れると同時に、名前と時間が入るので
    作業後の管理者のチェックや分析にも活用できます。

     

    ▼このような形でレ点を入れると名前・時間が入ります!

    前回のミスから注意点を記載したチェックリスト

    ★チェックリストは作る・使うが大切です

    いかがでしたか?
    あなたの会社でもぜひ今回のポイントを活かして、
    活用できるチェックリストを導入してみてください。

    しかし、案外作成の時間がかかるエクセルのチェックリスト。

    せっかく作っても、人と共有したり同時に使ったり、ということは難しいですよね。

    チェックリストを作ったときに出てくるお悩み
    そこで、私たちが活用している「チェックリストシステム アニー」をお勧めします!

    クラウド上でチェックリストを作成したり、フォルダ別に管理ができるので
    部署や業務分類ごとにチェックリストをまとめて、すぐに使うことができます。

    また、クラウドの特性を生かした同時利用もOK!

    同じ項目を2人が同時にダブルチェックをすることもできます。

    ダブルチェックできるチェックリスト 2人で利用

    また、1つのチェックリストの項目を複数名でチェックして役割分担も簡単です!
    「20番までは松尾さんやってね、21番からは私がします」というような指示の仕方もできます。

    1つのチェックリストを作業分担しながら使用しています

    このように、チェックリストシステム アニーはあなたやあなたのチームの業務を、大きく変えることができる道具です。

    人の教育、引き継ぎ、作業の属人化、作業品質などお悩みの方、

    30日無料でお試しできますので、ぜひお申込みください。

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