プロが教える チェックリストの簡単&効果の上がる作り方を紹介!

    2019.05.08

    チェックリスト 使い方 効率化 新人教育

    簡単で効果の上がるチェックリストの作り方、知っていますか?

    マニュアルやチェックリストはあるものの使いにくくて棚に仕舞ったままになっている…。
    なんてことになっている方も多いかと思います。

    せっかくマニュアルやチェックリストがあるのに活用できていないのは勿体無いですよね。

    そこで今回は棚に埋もれてしまっているマニュアルやチェックリストを便利に活用できるように、
    チェックリストの簡単&効果の上がる作り方をご紹介します!
    活用できるチェックリスト

    チェックリストとは?


    チェックリストとは、何かの作業をする時に確認する項目にレ点を入れて、
    その作業を効率的に漏れなく実施するためのリストです。

    業務の手順を書き出して、
    1つの行程が終わればチェックをしていく、という風に、
    業務マニュアルも兼ねてチェックリストを日々運用すると
    クオリティも習熟スピードも上がります。

    記憶で仕事をするのではなく、明文化され作業内容が見える化されることで
    業務の抜け・漏れをなくすという効果があるのが、チェックリストです。

    チェックリストをこれから導入しようとお考えの方必見!!

    チェックリストを作ってみよう

    あなたは仕事において、チェックリストを作ったことはありますか?
    今回はチェックリストのプロが伝授するチェックリストの作り方と運用ポイントをお伝えさせていただきます。

    次のような項目を意識しながら実際にチェックリストを作って、使ってみましょう!

    時系列で作業手順を書き出す

    まずは仕事の時系列に基づいて、あなたがどのような手順で作業をしているか、文字に書き出してみましょう。
    あなたの頭にある情報をすべて外に出し、文字にしてあげるのです。
    また、ただ手順を書き出すだけではなく
    その際にミスがよく起きたり、重要な項目には文字色を変えて注意喚起を入れることで
    引き継いだ先の担当者がミスをしにくくなり、安心して仕事をできるようになります。

    文字色の活用の仕方はこちら!

    チェックリストは毎日使いながら仕事をする

    チェックリスト

    チェックリストは使用することが大切です。
    ただ、作っただけで使わない、忘れたときにだけ見る、などではいけません。
    毎日使用することで、どの仕事に対してもチェック機能が働き、
    社内全体の品質アップにもつながります。

    また、誰がいつ何の作業を行ったかエビデンス(履歴)を残すことが非常に重要です。
    そのようにすることで作業者に責任感も生まれますし、何かあったときの是正処置も取りやすくなります。

    何より、誰がどれぐらい時間がかかっているか、人によっての差を把握することができます。

    毎日使い込み、どんどん内容を分かりやすくする

    チェックリストの内容は日々変わっていくことが正しいです。
    市場やライバル、お客様のご要望も日々変動していきます。
    ですので、仕事の手順は変わって当たり前。

    棚にしまったままのマニュアルでは、久しぶりにマニュアルを見たときに
    全く最新版の仕事内容と相違がある、ということがあります。

    チェックリストだとしっかり毎日使うことで
    変化があればその都度チェックリストも最新版に更新。
    急な引き継ぎなどがあっても、引き継がれた人も前任者と同じクオリティを保つことができるというわけです。

    ミスがあったら、振り返れるようになる。

    業務手順の変更だけでなく
    失敗の是正処置があれば必ずチェックリストに入れましょう。

    お客様の会社へ訪問にいくのに忘れ物をしてしまった
    メールを送信する前に、添付ファイルがついているか確認していなかった
    請求書を発行するのに、年月日があっているか確認をし忘れた

    勿体ないミスですよね。
    頭でわかっていても、ついうっかり、確認を怠ってしまってはお客様にご迷惑をおかけしてしまいます。

    前回のミスから注意点を記載したチェックリスト

    そこでチェックリストに
    〇〇は準備しましたか
    添付ファイルはついていますか?
    年月日は本日の日付になっていますか?
    などを記載することで、ミスを防げ、いつも安定して正しい仕事ができるようになります。

    また新人に引き継ぐときにも、こういったうっかりしたミスもなくなります。

    誰かがしたミスを、次の人がしなくなる。というわけです。

    チェックリストは誰が作るのが正解?

    仕事を教える上司・引き継ぐ側があらかじめ作りますが
    更新は部下・引き継がれる側が行うことがおすすめです。

    なぜならば
    上司・引き継ぐ側はすでにその仕事に対して知識があるので「ここは省略して大丈夫」「この簡易な表現でも理解できる」というレベルですが
    部下・引き継がれる側は、そのレベルに達していません。
    ですので、引き継ぎの中で、自分がわからなかったところ、つまずいたところをブラッシュアップできるので
    チェックリストの内容もより緻密になっていくというわけです。

    チェックリストをうまく使うことで新入社員も働きやすい環境を実現!

    まとめ

    いかがでしたか?
    あなたの会社でもぜひ今回のポイントを活かして、
    活用できるチェックリストを導入してみてください。
    そして毎日しっかり使い込む、ということをぜひ実施してください。

    そうすることによって、あなたの仕事レベルも、部下への仕事引き継ぎのスピードも、各段に変わります。

    チェックリストは毎日運用する
    時系列で作業手順を書き出していく
    変化があればその都度チェックリストを更新する
    失敗の是正処置も必ずチェックリストに入れる
    更新は部下・引き継がれる側が行う

 

 

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