チェックリストとは、業務内容や手順を項目にし、レ点を入れて、
その作業を漏れなく実施するためのリストです。

チェックリストは作業内容が見える化されるので、
業務の抜け・漏れをなくすという効果があります。

チェックリストは、どの業務にも欠かせません。
弊社では、物流業務、経理・総務・営業・事務代行・お客様対応など、
様々なシーンで従業員がチェックリストを活用しています。

保有しているチェックリストの種類も膨大になりますが、
その作り方の根底はすべて同じで簡単なものです。

私たちが上手く活用できているチェックリスト作りの方法を
ご紹介致します！

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ノウハウを”無料”でお伝えしております！

「属人化が解消されない」
「人材教育がうまくいっていない」
「業務のミス漏れが発生している」
と頭をお抱えの経営者様、幹部の皆様、人事ご担当者様へ、
チェックリストを使って新人の定着率をアップさせませんか？？

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チェックリストとは

業務内容や手順を項目にし、レ点を入れて、
その作業を漏れなく実施するためのリストを指します。
作業内容をチェックリストに書き出すことで、「見える化」され、
業務の抜け漏れを防ぎます。
自分の頭の中で記憶しながら業務を行うと、必ずミスが起こってしまいます。
また、記憶で仕事をしてしまうと、いつのまにかその人にしかできない仕事になってしまい
いわゆる、属人化になってしまいます。
チーム全員が、チェックリストを見ながら仕事をすることで
誰がやっても品質が変わること無く、同じ認識で仕事ができるようになります。

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チェックリストの作り方

では、早速チェックリストを作っていきましょう。
あなたも「最近抜けや漏れが多いな。」と思うような仕事を、
1つチェックリスト化してみてください。

１、時系列で作業手順を書き出す

まずは仕事の時系列に基づいて、あなたがどのような手順で作業をしているか、
文字に書き出してみましょう。
手書きでもパソコン打ちでも大丈夫ですが、手順は順序変更や追加が良く発生するため、
編集しやすいパソコンのエクセルや、メモ帳機能のほうがおすすめです。
時系列順に、自分がどのような準備をするか？を書き出していきます。
この時に大切なのは、まずあなたの頭にある情報をすべて外に出し、文字にすることです。
自分が記憶で行っていたことも、文字に書き出していきましょう。

２、チェックリストを利用する形態を選ぶ

次に洗い出した作業手順をどこに保管するのかを選びましょう。
紙で作成するのか、それともWordやExcelで進めるのか？という部分です。
近年ではペーパーレス化も進んでいるので紙ではなく、
Web上で作成して管理することをおすすめします。

クラウド型のチェックリストシステム「アニー」であれば、
Web上でチェックリストをすぐに作成・更新・修正することが出来ます。

ファイルがどこにあるかわからず探さないといけない手間や
どのファイルが最新かわからないというような問題がないのが特徴です。

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３、実際にチェックリストの作成

それでは、洗い出した作業手順を時系列順に並べてリスト化し、チェックリストにしていきましょう。
この時、作業手順をカテゴリ別に細かく分類してリストアップしておくと、
より良いチェックリストを作成することができます。

４、チェックリストの利用者に共有し、確認

完成したチェックリストを利用者に見てもらい、改善を行いましょう。
チェックリスト利用者が見ることによって、表現の分かりにくい部分や文章の誤り、
抜け漏れを確認することができます。
実際にチェックリストの手順にそって作業が正確に進められるか実証することも
チェックリストを作成するには効果的です。

チェックリストを作る時のポイント

チェックリストの作り方を説明しましたが、
チェックリストを作成するときにはいくつかポイントがあります。
下記のポイントに気を付けてより良いチェックリストを作りましょう。

１、「初めてこの業務を実施する人」に向けて作る

初めて業務を行う人が理解できる文章や言葉を選んで作成することがコツになります。
なぜなら、作ったチェックリストはゆくゆく「誰かにこの仕事を頼む」ときに使うべきだからです。
言わなくてもわかるだろうと勝手に判断した書き方をしてしまうと、
せっかく作成したチェックリストが上手く活用できなくなってしまいます。
作成するときには、「誰でもわかる」ように意識して作りましょう。

２、チェックリストの文章は簡潔に

長い文章だと内容の意味を理解するのに時間がかかってしまい作業に遅れが生じてしまいます。
そのために文章は端的にわかりやすくすることがポイントです。
また、誰が見ても同じ意味にとらえられる表現を使わなければ作業認識の相違が起こってしまいます。違う意味にとらえられないように具体的な表現を心がけましょう。

３、重要項目は文字色を変える

仕事には、ここは必ず確認すべき・注意すべきという点がありますよね。
そこは、文字色を変えたり、サイズを変えるなどして強弱をつけてあげると良いです。

人間の集中力には限界があります。
しかし、赤文字など色を変えたところには注目します。

ただ手順を書き出すだけではなく、その際にミスがよく起きたり絶対に確認漏れをしてはならない
重要な項目には文字色を変えて注意喚起を入れることで担当者がミスをしにくくなり、
安心して仕事をできるようになります。

こうすると、「ミスされたくないから自分の仕事が引き継げない」という問題も解決していきます。
ちなみに、過去にミスをした項目も再発防止のために色を変えて表示すると良いですよ。

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４、仕事のコツを書き足す

最後に、仕事の工数を短縮するコツやポイントを書き足してあげましょう。
作業者にとって「たまに発生する」「初めて経験する」仕事が、
頭の中の記憶でしか管理されていないと仕事がストップする原因に繋がり、
ムダな手順が発生してしまいます。
こういった小さなコツもチェックリストに入れてあげることによって、
仕事の中の「迷う」時間がなくなります。
あなたに代わって同じ仕事にチャレンジしてくれる人が、あなたの分身になれば最高です。

チェックリストを仕事に定着させるには？

チェックリストを作っても運用し続けることができなければ、作成した時間が無駄になってしまします。そうならないためにも仕事に定着させるコツをご紹介します。

１、チェックリストの必要性を理解

チェックリストを仕事に定着させるには、
まず社員一人一人にチェックリストの意味や目的を理解してもらうことが大切です。
ここを疎かにしてしまうと、せっかく作成したチェックリストを
ただチェックするだけになってしまい、無意味なものになってしまいます。
そうならないためには、チェックリストを活用する前に
研修や定期的なミーティングの機会で必要性を社員に教える必要があります。
研修後に実際に利用してもらい、不明点などをヒアリングすれば
チェックリストの改善にもつなげることができるでしょう。

２、チェックリストの管理者を設ける

チェックリストの使用者が多いとしっかりチェックされているのかがわからなくなります。
そのため、チェックリストの管理者を設け、チェックしたらその人に報告するなどの
簡単なルールを社内で統一しておくと、チェックリストをうまく運用することができます。

３、判断基準は明確に

判断基準が分かりにくいと、なんとなくで「チェック済」にしてしまう可能性があります。
そのため、判断基準は明確でわかりやすいものにしなければなりません。
例えば、ただ「確認する」という曖昧な表現ではなく「○○のこの部分がどうなっていたらチェック済みとする」といったはっきりとした選択肢を作りましょう。
判断基準を数値で表すことができるものであれば数字を使うことも工夫の一つです。

チェックリストの効果

苦労してチェックリストを作ったのに、満足し使わない方、忘れたときにだけ見るといった方も多いと思います。
しかしそれではチェックリストを作った意味がありません。
使ってからこそ、効果が発揮されるのがチェックリストです。

１、仕事内容は日進月歩

仕事内容は日進月歩です。時代やお客様の要望により移り変わります。
だからこそ、チェックリストはどんなに仕事に慣れても毎日使用することが大切です。
フレキシブルに作業の変更も更新ができ、どの仕事に対してもチェック機能が働きます。
そして、社内全体の品質アップにもつながるのです。

２、分かりずらいところは日々改善

チェックリストができたら、仕事の引き継ぎや新人教育にも活用していきましょう。
１つ１つチェックしながら進めてもらえるので
「この仕事ミスされると怖いから引き継ぎたくない」
とあなたが自分だけで持っていた業務も、思い切って部下に振ることもできます。
そのときに大切なのが業務を教えたら
教えてもらった人（部下）がチェックリストを更新することです。

部下の教育には「言葉」の教育も大切！上手くいく教育法はこちら

私たちの常識でも、新人さんにとっては初めて体験することばかりです。
上司の感覚で作られたチェックリストで新人さんが完璧に仕事をこなせることは
まずは「あり得ない」と思って教育に取り掛かると良いですよ。

３、エビデンスを残すメリットとは

また、誰が、いつ、何の作業を行ったかエビデンス（履歴）を残すこともチェックリストでは大切です。

エビデンスにすることで、作業者に責任感も生まれます。
また、何かあったときの是正処置も取りやすくなります。

チェックリストに時間を記載することで
誰がどれぐらい時間がかかっているか、人によっての差を把握することができます。

「AさんとBさんが同じチェックリストを使っているのに
Aさんのほうが作業時間に10分も早い。」

となると、Bさんがどこか詰まっているはずです。
そういった作業のボトルネックを分析するのにも、チェックリストは有効なのです。

ちなみに、紙のチェックリストだと時間をいちいち記入する手間がありますよね。
そこで私たちは「チェックリストシステム アニー」というクラウドツールを開発しました。

レ点を入れると同時に、名前と時間が入るので
作業後の管理者のチェックや分析にも活用できます。

▼このような形でレ点を入れると名前・時間が入ります！

今すぐ使える！チェックリストシステムのご紹介

いかがでしたか？
あなたの会社でもぜひ今回のポイントを活かして、
活用できるチェックリストを導入してみてください。

しかし、案外作成の時間がかかるエクセルのチェックリスト。
せっかく作っても、人と共有したり同時に使ったり、ということは難しいですよね。

そこで、私たちが活用している「チェックリストシステム アニー」をお勧めします！

テレワークでも大活躍！属人化解消の事例はこちら

クラウド上でチェックリストを作成したり、フォルダ別に管理ができるので
部署や業務分類ごとにチェックリストをまとめて、すぐに使うことができます。

また、クラウドの特性を生かした同時利用もOK!
同じ項目を2人が同時にダブルチェックをすることもできます。

また、１つのチェックリストの項目を複数名でチェックして役割分担も簡単です！
「20番までは松尾さんやってね、21番からは私がします」というような指示の仕方もできます。

このように、チェックリストシステム アニーはあなたやあなたのチームの業務を、
大きく変えることができる道具です。