属人化とは、一人の作業者が業務を担当することにより、
その作業者以外が、業務の内容や進め方が出来ない状態のことをいいます。
属人化が絶対悪いわけではありませんが、皆さんの職場にも「作業が属人化になってしまっている…」
なんてことはありませんか？
特定に人が作業を行うことで、慣れている分作業のスピードも早かったりと
他の人に任すより作業効率が上がる、なんていったこともあるかと思います。
しかし業務が属人化すると、担当者が不在のときや退職してしまった際に、
代わりにその作業を行う人がおらず、業務が滞ってしまう可能性があります。
今回は、属人化が発生する原因や、属人化のメリット・デメリット、解消するための方法をご紹介します。

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属人化とは

属人化とは、一人の作業者が業務を担当することにより、
その作業者以外が、業務の内容や進め方が出来ない状態のことをいいます。
属人化という言葉を聞くと、マイナスなイメージで用いられることが多いです。

属人化の対義語は標準化といい、誰でもその作業に取り組めることをいいます。

業務の属人化は、突然その担当者が休んだり辞めてしまったりすると
引き継ぎに時間がかかってしまい、他の社員の対応が難しくなってしまいます。

属人化が起こってしまう要因

属人化が発生するには以下のような要因があります。

１、業務の共有時間が取れていない

忙しくて、中々業務に対する相談の時間がとれていないことです。
例えば他の社員でも対応ができるマニュアルを作成すれば誰でもできますが、
マニュアル化できない高度な知識を共有するには、社員を教育する必要があります。
しかし、そんな余裕がある職場はなかなかありません。
業務を共有するには担当者が他の人に業務内容を教えることが必要ですが、
属人化してしまった状態では、担当者が目の前の業務をこなすのに精一杯で、
教える時間がありません。

２、業務の専門性が高い

専門的な知識や技術が必要な業務もあるかと思います。
少なくとも、そうなってしまうと「その人しか出来ない仕事」が存在してしまいます。
その業務の知識がある社員を増やしたり、やり方を他の従業員に共有することで
この属人化を排除することが出来ますが、時間や手間がかかってしまい
結局、「自分で行ったほうが楽。。」なんてことも多いかと思います。
特に即対応が求められる業務は、画一的な手順や方法を定めることが難しいです。

３、担当者が自分の地位を守りたい

属人化は企業にとって大きな問題です。
しかし、その業務に取り組んでいる従業員本人にとっては、属人化は都合がいいことでもあります。
自分以外に誰も出来ない業務があるということは、自分の地位がなくなることはないからです。

属人化を排除するために業務を標準化するメリット

業務の標準化を行うことで、企業の生産性を高めることが出来ます。
本日ご紹介させて頂くメリットを活かすことで、属人化で起こる問題を解決できます。

１、業務品質の向上

誰でも業務ができる環境を作ることで、「業務の見える化」がされます。
そうすると、業務のボトルネックや問題点・課題に気づきやすく
全員で改善を行いながら業務に取り組む事ができ、品質向上に繋がります。

２、スキルアップ

業務の標準化が進めば、誰でも行える仕事となり、従業員は様々な業務を行う経験が出来るので
自身の知識やスキルアップに繋がります。

３、作業効率の向上

属人化で行っている作業は、その担当者が休めば当然他の人が行わなければいけないですよね。
そうなると慣れていない業務を行えば、そこでボトルネックが生じてしまいますが、
標準化にすることで誰でも対応出来るようになりスムーズに作業が進みます。

属人化のデメリット

業務の属人化には、以下のデメリットがあります。

１，業務効率が低下しやすい

短期で見ると、属人化はすごく効率がよいやり方に見えますが、
それは担当者が熟練しているからです。
長期で見ると担当者が一人しかいないということは、
その人が急遽休んだり退職したりという事態が発生すれば、
即対応ができる人がいないということであり、むしろ業務効率は低下します。

２、業務品質が安定できない

担当者も人間です、機械ではありません。
毎日の体の状態や気持ちは違います。
それぞれの要因でミスが発生しやすくなり、一定の品質を保つのは難しいです。

３、適正な評価が難しい

属人化していると、業務内容を担当者しか把握していないため、業務品質がどれだけ高いのか、
前回よりどのくらい成長したのかを上司が判断することが出来ません。

属人化を解消する方法

属人化を解消するには、以下のポイントが重要になります。

１、仕事の責任を分散する

業務の責任を特定の人に集中させていると、属人化が発生しやすくなります。
一人ではなく、複数人に責任を担ってもらうようにすると、仮にそのうちの一人が休んだり
退職したりしても、滞りなく業務を進めることができます。

２、マニュアルを作成する

誰が担当しても一定の品質を保つことができるように、業務マニュアルを作成しましょう。
業務フローを洗い出し、どういった手順があるかを「見える化」することで
ボトルネックも明瞭化され、いらない作業が目に見えてわかります。 
業務のマニュアルを作成すれば、担当者がいなくなっても、
それをみて他の人が作業を進めることができます。

３、業務を改善する

属人化を解消するには、責任を分散し、業務マニュアルを作成するだけで終わりではありません。
一度標準化した業務であっても実際に運用してみると、
問題点や改善点などの新たな発見があるはずです。
全員がその業務に携わり、業務内容に修正や追加状を追記をしていくと
ブラッシュアップをしながら使用をすることが可能になります。
このように継続的に業務フローの評価を行い、業務を改善していきましょう。

まとめ

今回は属人化のメリット、デメリットや属人化を解消する方法を紹介しました。
属人化の解消は、業務の効率化や品質向上など、企業にとって大きなメリットがあります。
また、従業員にとっても、負荷の軽減など多くのメリットがあります。
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