2020.12.04 ミス防止 作業効率化

    属人化とは、一人の作業者が業務を担当することにより、
    その作業者以外が、業務の内容や進め方が出来ない状態のことをいいます。
    属人化が絶対悪いわけではありませんが、皆さんの職場にも「作業が属人化になってしまっている…」
    なんてことはありませんか?
    属人化で作業を行うことで、慣れている分作業のスピードも早かったりと
    他の人に任すより作業効率が上がる、なんていったこともあるかと思います。
    しかし、属人化には様々な問題点があります!
    その属人化になるリスクや、作業を標準化にするメリットを本日は
    ご紹介させていただきます。

    属人化とは


    属人化とは、一人の作業者が業務を担当することにより、
    その作業者以外が、業務の内容や進め方が出来ない状態のことをいいます。
    属人化という言葉を聞くと、マイナスなイメージで用いられることが多いです。

    属人化の対義語は標準化といい、誰でもその作業に取り組めることをいいます。

    業務の属人化は、突然その担当者が休んだり辞めてしまったりすると
    引き継ぎに時間がかかってしまい、他の社員の対応が難しくなってしまいます。

    属人化が起こってしまう要因


    業務の共有時間が取れていない
    忙しくて、中々業務に対する相談の時間がとれていないことです。
    他の社員でも対応ができるように、例えばマニュアルを作成すれば誰でも出来るけど、
    そのマニュアルを作成する時間がなかったりと、
    属人化の状態が続いてしまうことがあります。

    ・専門的な業務がある
    専門的な知識や技術が必要な業務もあるかと思います。
    少なくとも、そうなってしまうと「その人しか出来ない仕事」が存在してしまいます。
    その業務の知識がある社員を増やしたり、やり方を他の従業員に共有することで
    この属人化を排除することが出来ますが、時間や手間がかかってしまい
    結局、「自分で行ったほうが楽。。」なんてことも多いかと思います。

    属人化で起こりうるリスク


    ・品質管理
    属人化になってしまっている業務を、担当者以外の人が業務を行う場合
    同じレベルの品質を担保出来ないリスクがあります。
    もう一度同じ業務をやり直すことになってしまったりと、本来よりも
    作業に費やす時間が余計にかかってしまうこともあります。
    また、属人化で行う業務はその人しか行わない=慣れている業務になり、
    万が一ミスをしていてもすぐに気づきにくくなってしまいます。

    ・業務効率化の低下
    専属の担当者がついてしまっている場合、その人がもし突然休んだり、最悪の場合離職してしまうと、その業務について何もわからない人が作業を行うことで、作業の時間が余計にかかってしまいます。また、作業に時間がかかってしまうと、納品に間に合わなかったりと、会社の信用や利益を残ってしまう事態もおこりうる可能性があります。

    ・ボトルネック
    属人化している業務がボトルネックとなり、業務が停滞してしまい、
    業務スピードが低下してしまいます。

    属人化を排除するために業務を標準化するメリット


    業務の標準化を行うことで、企業の生産性を高めることが出来ます。
    本日ご紹介させて頂くメリットを活かすことで、属人化で起こる問題を解決できます。

    ・業務品質の向上
    誰でも業務ができる環境を作ることで、「業務の見える化」がされます。
    そうすると、業務のボトルネックや問題点・課題に気づきやすく
    全員で改善を行いながら業務に取り組む事ができ、品質向上に繋がります。

    ・スキルアップ
    業務の標準化が進めば、誰でも行える仕事となり、従業員は様々な業務を行う経験が出来るので
    自身の知識やスキルアップに繋がります。

    ・作業効率の向上
    属人化で行っている作業は、その担当者が休めば当然他の人が行わなければいけないですよね。
    そうなると慣れていない業務を行えば、そこでボトルネックが生じてしまいますが、
    標準化にすることで誰でも対応出来るようになりスムーズに作業が進みます。

    業務の標準化を行うコツ


    ・見える化
    標準化を行うコツとして、まずは業務フローを洗い出す必要があります。
    この業務には、どういった手順があるかを明確にすることで
    ボトルネックも明瞭化され、いらない作業が目に見えてわかります。

    ・マニュアルの作成
    業務フローが見える化になると、必然的にどの業務が標準化出来るかが可能となります。
    標準化したい業務ごとにマニュアルを作成しましょう!
    マニュアルを作成することで、誰でもマニュアルを見ながら業務を進める事ができます。
    また、全員がその業務に携わることで、業務内容に修正や追加状を追記をしていくと
    ブラッシュアップをしながら使用をすることが可能になります。

    マニュアル作成について詳しくはこちら

    まとめ

    本日は、属人化が引き起こすリスクと業務の標準化を行うメリットについてご説明致しました。
    属人化が決して悪いわけではなく、属人化で行う専門性な業務もあるかと思います。
    しかし、業務を標準化にすることによって、効率よく業務を行う事ができたり、
    作業の品質が均一化されたりとメリットがとても多いです。
    社内で属人化になってしまっている業務をぜひ、標準化してみませんか?

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