物流会社・倉庫会社や、通販会社の物流部門で毎日行われる物流事務。
送り状の発行や顧客とのやりとり、現場への指示など行うことが沢山あります。
人の入れ替わりも激しいため、ついつい業務ができる人が
固定になってしまう。。なんてこともありませんか？
また、属人化になってしまうとミスも増えて
ますます忙しくなるといった悩みもあるかと思います。
では、そんな悩みを防ぐためには、何が必要でしょうか。
それは、チェックリストが効果的なんです！
チェックリストを活用して品質向上に繋げましょう！

本日は、そんな物流業界によくあるミスの解決策を
みなさまにご紹介したいと思います。

物流業界のミスとは？

・送り先の間違い
送り先（お届け先）の誤りはクレームにも信頼低下にもつながります。
物流は一工程でもミスがあると誤出荷に繋がってしまいます。
誤出荷が起こると荷物の引き上げや再送運賃の負担など
大きな損金が発生してしまいます。
また、送り先の間違いは、納品書や請求書を同梱している場合、
お客様の個人情報の流出につながってしまいます。
信用を失ってしまうことになりかねません。

・データの二重の処理
データの二重処理は非常に怖いミスです。
システムで注文番号の重複エラーは制御することもできますが、
アナログでの物流事務をされている場合などは注意をしなければなりません。
間違った出荷指示は荷物の捜索や修正に労力がかかってしまい
スタッフの疲労にもつながってしまいます。

＜＜チェックリストを使った物流現場の実際の事例はこちらへ＞＞

物流業界はなぜミスが起こりやすいのか？

・お客様ごとにルールが違うから
お客様や納品先様ごとにルールが異なっているので
「自分にしかできない仕事」が生まれやすくなってしまいます。
しかし、それが負担になってしまい残業や離職を引き起こしてしまいます。

・人の入れ替わりが多いから
人が多く働く現場であり、多くの人手を要する物流業務は、
教育に時間と手間をかける必要がありますが
人がやめるリスクにつながることもございます。

・事務と現場との兼務がある
物流現場では、イレギュラーな問題が多発します。
そんなとき、あれもこれもと、一人の方が業務に張り付いてしまうと
うっかりミスをしてしまう、なんてこともあります。

ミスを防ぐにはチェックリストがおすすめな理由

・作業内容が明確になっている
お客様ごと・作業項目ごとにチェックリストをわけることで
ルールが混ざらずに、正しい手順で作業内容を確認することができます。

・手順が明確
物流業務は手順も大事になってきます。
手順が統一されることにより、作業の効率も 教育の効率も上がります。
ひとによって教え方が違う、といった認識違いもなくなります。

・チェックしながら進められるので抜け漏れがない
チェックリストを現場内で共有することができるので、
自分が何をするべきか、チェックリストをみるだけでわかります。

・進捗が見えるので引継ぎがしやすい
荷主様とのお約束事項や、ルールは日々変化しますが、すぐにチェックリストに反映しておくことで、
突然誰かに引き継ぐことになっても、すぐに最新の手順で仕事をしてもらうことができます。

物流事務でのチェックリストの作り方

物流業務では【準備・実行・後始末】の3点を
チェックリストでしっかり抑えましょう。

■準備
先に起動しておかないといけないシステムがあれば起動します。
チェックリストの始めにいれることで、
新人スタッフに任せたときも、忘れることなく出来ます。
また、作業前にクライアントからイレギュラー対応が来ていないかの確認をしたり、
前日に持ち越した処理がないかを確認することも大事です。
準備で仕事は8割決まるので、準備を感覚で行っている方もいますが
きちんと目に見える化ができる形にしましょう。

■実行
時系列通りに業務の手順を書きましょう。
物流事務は沢山のシステムを起動しなければいけないので、
どのボタンを押すか細かく書くことで新人にも教えやすいですよね。
また、エラーが出たときの対処の仕方もチェックリスト
気づかず進めてしまうと処理漏れになってしまいます。
イレギュラーで起こったことは誰に報告をするか決めとくのも良いですね。
送り状で出てくる取り込むデータがきちんと合致できているかを書くことで
漏れがなく確認できますね。

■後始末
行った事務作業の最終チェックをここで行います。
・本当に件数が間違っていないか
・伝票発行のシステムの完了処理が終わっているか
・イレギュラー対応があった場合きちんと処理できているか
当たり前のことですが、この当たり前の作業がひとつ抜けてしまうことで
ミスに繋がってしまいます。

また、後始末では、明日に向けた準備が出来ているかの確認も行います。
明日ちゃんと作業ができるようにデスクトップに古いデータ残っていなか
送り状のストックがあるかなど確認をしましょう。

またここからは、チェックリストのステップアップとしてご紹介します。
過去に起こったミスは、何月何日に誰が起こしたミスかを赤文字で目立つように書くことで
リアルさがあり、今後の抑制にもなりますので、ミスの多い作業には是非、
このように目に見える形でチェックリストを作成することをおすすめします。

まとめ

いかがでしたか？
物流は正しい物を正しい場所に届けることが基本です。
しかし、上流の事務部分でエラーが起こると、
その後の工程をいくら正しく行ったとしても誤出荷や事故に繋がります。
荷主やお届け先様に信頼される物流現場を作るためには、
こういったミスが起こらない仕組み、教育のツールとしてチェックリストが効果的なのです。