業務標準化とは、いつ・誰が行っても、同じ手順で無駄なく作業を行えるかを示します。
業務標準化することで、作業手順にばらつきがなくなり、属人化せずに業務を行えるため、
企業の生産性を高める事ができます。

ものの作り方や、仕事の進め方について、繰り返し使用するために定めた
取り決めのことを業務標準化といいます。

今回は、業務標準化を行う重要性や、業務標準化しすることで得られる
生産性の向上、業務標準化の手順について、詳しくご紹介します。

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業務標準化とは

業務の標準を定め、それに沿って業務を行うと誰でも行うことが出来ることを
業務標準化といいます。

同じ部署内でも、「自分にはこの作業のやり方がわからない」といったことがあるかと思います。
そうなるとその作業ができる人に業務が偏ってしまい、属人化が起こってしまいます。

そのような属人化の作業をなくすためにも、作業を標準化して、
誰でも行えるようにする必要があります。

属人化について詳しくはこちら

標準化を行う重要性

なぜ、仕事をする上で業務の標準化が大切なのでしょうか。
業務標準化をしなくても、仕事をすすめることは出来ます。
しかし、業務の標準化を行っていないと、業務をおこなう人によって
作業時間や品質にばらつきが生じてしまうのです。

標準化をする理由としては、下記2点があげられます。

１，異動や休職に対応するため

「ある仕事が特定の人しかできない状態」のことを属人化といいます。

仕事が属人化してしまうと、特定の担当者しかその業務のことを知らないため、
その人がお休みしてしまったり、万が一退職してしまったりしたときに、
誰も業務内容がわからないという事態が発生します。

そのため、業務の引き継ぎがスムーズにできず、最悪の場合
会社の信用や利益を失ってしまう事態も起こりうる可能性があります。

２，業務品質を統一するため

同じ業務に取り組むとしても、各従業員によって能力や知識にばらつきがあり、
得意・不得意が異なるかと思います。

しかし、業務の品質は「誰がやっても同じクオリティー」であることが理想です。
業務品質を一定に保つためには、業務のやり方や手順を統一する必要があります。

標準化のメリット

標準化で得られる5つのメリットをご紹介します。

１，品質の向上

誰が行っても同じ品質で作業を進めることが出来るので、
品質が均一化され、無駄な時間やコストも削減することが出来ます。

２，仕事の統一

仕事の進め方を統一することにより、会社や部署内の連携が良くなります。
また、属人化の排除にも繋がります。

３，技術力向上

今まで一人しか対応できない特殊な技術のいる作業を、全員で行えるようになることで
会社としての技術として蓄積することが出来ます。
また、様々な作業を経験することができる従業員はスキルアップにも繋がります。

４，効率化

業務標準化により業務フローを明確にし、手順を統一することで、
全従業員が効率的で高品質な業務を行うことができます。
特に、新入社員や部署異動してきたばかりの人にとって、
ルールが定められていない業務に対応するのは難しいでしょう。
業務標準化によってルールが定まれば、周囲や前任者に質問したり、
資料を探したりといったタイムロスが減り、業務にはやく慣れることができます。

５，従業員の負担軽減

属人化された業務があると、その業務の担当者に必然的に負担が集中します。
業務を標準化することで、負担を分散することができ、
全体的な仕事の処理スピードも上がります。

業務標準化を行う手順

業務標準化を進めていくには、どんなステップを踏めばいいのでしょうか。
５つの手順を詳しく説明します。

1.現状把握

業務標準化を進めるにあたっては、まず現状の業務がどのように行われているかを
把握する必要があります。

・担当者がいないと進まない業務（＝属人化している業務）
・生産性が上がらない業務
・その業務にかかっている時間や業務量

これらを担当者にヒアリングしながら問題点を洗い出し、業務の定量化を行います。

2.標準化を優先すべき業務の選定

現状把握により明らかになった問題点を踏まえ、標準化すべき業務の選定を行います。
属人化している業務はもちろんのこと、作業者によって品質にばらつきがでている業務も
標準化を優先すべき業務といえるでしょう。

ただし、一度にたくさんの業務改善に取り組むと収拾がつかなくなる可能性がありますので、
優先順位をつけて標準化を進めるべき業務を決めるとよいでしょう。

3.業務フローの整理・マニュアルの設計

標準化すべき業務を決定したら、フローチャートなどを活用し、
業務の流れをわかりやすく「見える化」します。
業務フロー図を作成することで、時間がかかっていたり、属人化したりしている工程が
ひと目でわかります。

フロー図を使って業務工程を統一化し、マニュアルに落とし込むことで、
作業の手順が明文化され、誰もが同じ品質でその作業を行うことができるようになります。

弊社ではクラウド型業務管理ツール「チェックリストシステムアニー」を利用し、
誰でもわかるように作業手順を「見える化」しています。
手順の抜け漏れを防ぎ、仕事の品質を高めることができます。

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4.トラブルへの対応マニュアルの作成

マニュアルを作成したあとは、マニュアルにないトラブルが発生したときの
対処法を事前に決めておくとよいでしょう。

想定されるトラブルとその対処法、最終責任者を決定し、
トラブル発生時の業務フローも作成しておきます。

5.定期的に見直し、改善する

業務標準化を策定したら、それで終わりではありません。
常に更新・改善を行い、より良く仕事ができるような環境を作らなければなりません。

業務標準化をすることで「仕事の見える化」ができ、
さらなる改善点やムダが見つかることもあります。

マニュアルや業務フローを定期的に見直し、改善を進めることでより効率よく、
スムーズに作業をすすめることが出来ます。

まとめ

本日は、業務標準化をすることで業務の生産性がアップすることについて
ご説明いたしました。

業務標準化を行うことで、誰でもその作業ができるようになるだけでなく、
問題点が常に目に見えてわかることで改善ができ、
より効率よく、かつスムーズに仕事をすすめることが出来るのです。