業務の引き継ぎとは、その仕事の担当者がいなくなった後も、
後任者やその仕事の関係者がスムーズに業務が出来ることです。
業務の引き継ぎには様々な手間が生じてしまいます。
「業務の引き継ぎは、内容を精査して、まとめないといけないから大変…」と感じる方も多いかと思います。
また引き継ぎの仕方も、口頭のみで伝えてしまっていたりすると
いざ、その業務を行うとき何をすればよいかわからなくなってしまいます。
そんな手間のかかる業務の引き継ぎには、マニュアルがおすすめです。
本日は、業務の引き継ぎをスムーズに行うコツをご紹介させて頂きます。

業務の引き継ぎとは

引き継ぎとは、その仕事の担当者がいなくなった後も、
後任者やその仕事の関係者がスムーズに業務が出来ることです。
この引き継ぎを面倒に思ってしまい適当に引き継いでしまうと、
後任者から業務の引き継ぎ内容を確認されたりと、
異動後の自分がやるべき業務に集中出来なくなってしまいます。

業務の引き継ぎを行う重要性

引き継ぎを行う重要性を2つお伝えします。

後任者が困らないようにする

業務には様々な人が関わり、協力をしながら進めていますが、
それまでその仕事を担当していた人が急に抜けたり、変わったりすると
業務が回らなくなってしまいます。
そんな状況へ、業務内容がわからない後任者がやってくると
今まで通りに業務が出来るまでは、かなり時間がかかってしまいます。
後任者やその仕事の関係者が、困らないようにするために、
しっかり業務内容を引き継ぐ必要があります。

信頼を守る

お客様と関わる業務の場合は、担当者が変わるとなると、
少し不安な気持ちを持たれる場合があります。
引き継ぎがしっかり行われていなかったら、
お客様だけでなく会社としての信頼も落としてしまいます。
また、信頼だけでなく、利益にも損害を与えてしまう可能性があります。

業務の引き継ぎポイント

引き継ぎのポイントを3つご説明いたします。

業務内容のリストアップ

自分が担当している業務をリストアップします。
大まかな内容でまずは書き出し、その業務が一体何かを
見てすぐにわかるように丁寧に書き出すことがポイントです。
また、ここで重要なことは漏れがないようにすることです。
ここで漏れがあってしまうと、引き継ぎが不十分になってしまいます。

引き継ぎスケジュールの作成

業務内容のリストアップを行ったら、後任者へ引き継ぐ行うスケジュールを組んでいきます。
業務内容の説明や、時間があれば一度、その業務を一緒に行ったりするのも良いです。
忙しいを理由に、口頭のみで伝え終わってはいけません。
余裕をもってスケジュールは作成しましょう。

資料やマニュアルの作成

業務のリストアップとスケジュールが作成出来たら、引き継ぎの資料作成です。
大まかにリストアップした業務について、詳しい説明や
必要書類・データをまとめます。
資料ばかり増えてしまうと、何が大切なのかがわからなくなってしまうので
簡潔にまとめることがポイントです。

業務の引き継ぎをスムーズに行うコツ

引き継ぎのポイントとして、資料やマニュアル作成とご説明をさせていただきましたが
この引き継ぎには、マニュアルがおすすめです。
なぜ、マニュアルを作成すると引き継ぎがズムーズに行えるのかをご説明させていただきます。
マニュアルにまとめると、業務の手順から注意事項、必要なデータすべてがわかるので
引き継ぎにおすすめです。
必要資料だけをまとめても、結局やり方が分からなければ
誰かに確認したりと時間がかかってしまいますよね。
マニュアルなら、その業務内容の手順が一緒に書かれているので
後任者でも、同じスピード感で業務を進めることが可能になります。

また、後任者だけがその業務の引き継ぎを行ってしまうと
属人化になってしまうリスクもありますが、
マニュアルがあれば誰でも同じ品質で業務を行う事ができるのです。

まとめ

本日は、引き継ぎについて詳しくご説明させて頂きました。
引き継ぎは、時間のかかる手間な作業ではありますが、
しっかり後任者へ引き継ぐことで、後任者だけでなく、関係者やお客様までも安心出来るのです。
また、マニュアルを使えば、業務内容を一から説明しなくとも、
マニュアルを見れば手順も書かれており、属人化も排除されます。
ぜひ、マニュアルを使った引き継ぎを行ってみて下さい。