2019.12.24 チェックリスト ミス防止 新人教育

     

    入社1日目から仕事ができる4つの教育方法

    新入社員が入社すると、新人社員研修や教育を任されて
    頭を抱える方も多いのではないでしょうか?

    「新人教育に時間がかかって、なかなか独り立ちしてくれない……」
    「教育のコツはあるのだろうか...」
    「少し覚えが悪い子だからな~」

    このような声をよく聞きます。

    新人教育は、新入社員の方に対してだけではなく、人材育成面で企業にとっても重要な仕事になります。
    ぜひ、上手くいかしたいところですが
    教育する中でつまってしまう要因は、案外教える側にあるものなのです。

    そこで、新人教育の中で役に立つ4つの重要なポイントをご紹介させていただきましょう。

    あなたの部下が1日でも早く仕事をこなし、良きパートナーとなれるよう、新人教育に力を入れていきましょう!

    1、「言語」の教育をしましょう

    新入社員研修 言葉の教育を行う

    新人研修の中で新人さんの頭が真っ白になる瞬間は
    「分からない言葉が出てきたとき」です。

    私たちは物流会社なのですが、スーパーのレジのように
    商品のバーコードをスキャンする動作があります。
    それのことは「鳴く」と言っており毎日のように使う言葉です。
    しかし新しく入社された方に「鳴く」と言っても、どういうことですか?と聞かれます。

    バーコードを鳴く

    このように私たちが日常茶飯事に使っている言葉も、新入社員にとっては外国語です。
    また企業ごとに使う言語も変わってきますよね。
    なので、その言語の定義や共通の認識を、企業側が決め、教えてあげることは非常に重要なのです。

     

    更に身近な事例で言うと、当社では商品を買ってくださる方のことを「お客様」とお呼びします。
    社内の共通の言語で、それ以外の言葉は使わないように教育されています。

    しかし企業様によっては
    クライアントや先方、得意先様と呼ばれる方もいらっしゃいます。

    様々なお客様の呼び方

    どれが正しい、間違いはなく、企業の文化ですよね。

    このようなことも共通の言語として教育をしてあげましょう。
    全員が共通の言語を使うことにより、コニュニケーションのズレがなくなり、仕事の理解がはやくなります

    また社内で、お客様を呼ぶときに
    「お客様」と言う人と「得意先様」と言う人が混ざっている状態も
    コミュニケーションのズレに繋がります。

    社内で使う言葉を統一することも、仕事がやりやすくなる現場を作る第一歩です。

     

    2、仕事の内容はあらかじめ見える化しておきましょう

    仕事の内容の見える化
    まずお伝えしたいことは「見える化」です。
    仕事内容をすべて、文字や画像(ビジュアル)で落とし込むことです。

    あなたは仕事の中身が、自分の頭の中だけにある状態で、部下の教育を始めていませんか?
    そして「メモして覚えてね」という形で教えていませんか?

    思い当たる方は今すぐ文字に落とし込み、見える化をしてください。

     

    なぜならば、記憶の中で仕事をすると、大事なことを伝え忘れてしまったり
    他の人が教えたときに内容や手順が違い、新人さんが混乱してしまうからです。

    また、メモをしていても後で見返すと、メモの内容が理解できなかったり
    メモを取り間違えてミスをしてしまうこともあるでしょう。

    しかし、あらかじめ上司が仕事のチェックリストを用意し、それを仕事の教科書として使うことで、
    これらの抜け漏れミスを防ぐことが出来ます。

    もちろん、そこには仕事で使う「言葉」がでてきます。
    先述した言葉の教育も併せて行えるようにしましょう。

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    3、教えるとき手を動かすのは「新人」であるべきです

    新人に業務を教える時、あなたはどうしていますか?

    例えばあなたがパソコンの前に座り、マウスを動かし
    「今から操作方法を教えるから、メモを取りながら見ててください」

    このような方法で教えていませんか?

    教育で効率的なのは逆です。
    下の写真にあるように新人さんが手を動かすほうが良いのです。

    もちろん、作業自体はあなたがやって見せたほうがその場は早く終わります。
    しかし、手を動かさなければ新人さんの成長スピードはぐっと落ちます。

    正しい新人教育は新人が手を動かすことです

    スポーツに例えると分かりやすいです。

    あなたはサッカー初心者で、サッカー部に入部したとします。

    先輩にシュートの蹴り方を見せてもらい、蹴るコツを口頭で教えてもらっただけで
    試合(本番)には出れますか?

    答えはもちろん「NO」ですよね!

    サッカーでシュートをうつ人

    何度も自分自身の足でボールを触って蹴って、練習してから初めて試合に出られると思います。

    仕事もそれと同じです。
    見ただけではできるようにはなりません。

    パソコン仕事であれば、自分でマウスを持ち、クリックしながら手順を進める。

    このように手や体を動かした方が新人さんは仕事の覚えが早くなります。

    その時に必ず「見える化」した仕事の手順は渡しましょう。
    チェックリスト型が一番理想的です。
    その理由は次のセクションでご説明します。

    4、新人教育3ステップ≪教える・育てる・チェックする≫

    仕事のチェックをしている2人の女性

    最後に、新人教育は教える・育てる・チェックするに分けて行いましょう。

    まず教育という漢字を書いてみてください。「教」は教える、「育」は育てるですよね。

    教えてると育てるは何が違うのでしょうか?

    私たちは教育担当には

    教える⇒インプット
    育てる⇒アウトプット

    と指導しています。そして教育係はその結果値をチェックすることが大切です。

    教えるは仕事の内容や中身を伝えてあげること。
    育てるは、実際に自分でやらしてみることです。
    チェックするとは、その結果値を確認することです。

    この「育」の部分を抜かし、いきなり本番!独り立ち!としてしまう方が非常に多いです。
    しかし、それであれば成長スピードは落ちます。先ほどのサッカーの事例と同じですよね。

    私たちは「育てる」ときには、チェックリストを新人さんにを使ってもらい、業務の流れを手順通りにやらせてみます。

    クラウド型チェックリストシステム「アニー」ならば
    いつ・誰がチェックをしたか?のタイムスタンプを残すことができ
    正しく仕事が手順通りに実施できたか。どこでつまづいたかを、後から上司が確認することができます。

    郵便物を用意するときのチェックリストをクラウド上で使っている画像
    正しくと手順通りに出来ているかということや、どこで詰まってしまったかが、わかれば
    次にレベルアップするための指導ができます。

    ちなみにこの時に「その人自体」を指摘するのではなく「事」を指導するように注意しています。

    手順を1つ抜かしてしまったら
    「なんで集中できないんだ!気を抜きすぎですよ。」と言うのではなく
    「手順を飛ばすことはやってはいけないことです。なぜ抜かしてしまいましたか?難しいところはありましたか?」
    と、原因を一緒に考えてあげることが大切です。

    このように、教える⇒育てる⇒チェックする を繰り返していくことで
    新人さんも安心して独り立ちできるように成長します。

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    新人教育のコツを押さえ、未来の会社成長を支える人材育成を!

    いかがでしたか?

    簡単なことに見えて、意外と教育するときに抜けてしまう4つのポイントをご説明させていただきました。

    ①「言語」の教育をしましょう
    ②仕事の内容はあらかじめ見える化しておきましょう
    ③教えるときは手を動かすのは「新人」であるべきです
    ④新人教育3ステップ≪教える・育てる・チェックする≫

    この4つのポイントを意識し
    新人の教育に役立ててみてください。
    きっと成長や理解のスピードが上がります

     

    ▼新人さんの気持ち、もっとわかりたい方はこちら!

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