チェックリストの役割とは?

    2018.12.25

    チェックリスト マニュアル ミス防止 効率化 新人教育

    チェックリストはヌケモレをなくすための道具ですが、
    ミスが許されない業務や慣れからのヒヤリハットなどの業務に
    非常に大きな効果を及ぼし、企業の業務改善においてとても有効です。

    「どうして、あの時気付かなかったのだろう…」
    という様な失敗をしたことがある人も多いのではないでしょうか。

    今回は弊社が使用しているチェックリストを交えながら、
    チェックリストを使うことの効果やメリットについて
    お伝えさせていただきます。

    チェックリスト

    チェックリストとは?


    チェックリストとは、仕事の手順や確認事項などが羅列されており
    その1項目ずつにレ点などの「チェック」を付けられるようにしたものです。

    何かをするときに「必要になるモノ」や「必要になる行動」が一覧になっています。

    チェックリストを使用することで
    あなたの業務はすべて文字や画像で「見える化」されます。
    つまり、仕事を頭で記憶しておく必要はなくなります。

    行動すべきことがすべてチェックリストに書かれているため、
    頭で忘れても、手順は抜けないという効果があります。

    使えるチェックリストを作る3つのポイント|チェックリスト作成方法

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    チェックリスト4つの効果

    チェックリスト4つの効果

    ◼︎引継ぎが楽になる

    チェックリストを普段使用しない方はあまりイメージが沸かないと思います。

    「チェックリストなんて使用しなくても、
    もうキャリアも長いし、仕事は頭で覚えているから大丈夫!」
    思われる方も多くいらっしゃいます。

    確かに何も見ずに仕事をさくさく進められる方は
    優秀に見えるかもしれません。

    しかし、組織的に考えると見える化されていない仕事は
    リスクが高いです。

    特にその大変さを痛感するのが「引継ぎ」のときです。

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    まったくの新人に仕事を教えるのは
    非常に時間と手間を要します。
    しかし、自分の仕事は誰かに引き継がないと
    自分は新しい仕事を覚えたり、異動をすることができません。
    また、お休みも自由に取れない、という方もいらっしゃいます。

    ここで効果を発揮するのがチェックリストによる「見える化」なのです。

    チェックリストさえ、しっかり準備されておれば
    新人はそのチェックリストを「拠り所」に仕事を進められます。

    チェックリストが教科書となるのです。

    よくある会社の引継ぎを行うシーンで
    とりあえず上司がお手本を見せ、部下が必死でメモを
    とっている場面があります。

    しかし仕事の手順を見て、メモを取りながら覚えるのは
    非常に困難です。
    よく、

    ・後から同じことを何度も聞かれた
    ・新人が自分のメモを見ても理解できていなかった
    ・新人がメモをとり間違え、認識ミスをしていた
    ・新人が大事な手順をメモできておらずミスをしていた

    などということはないでしょうか。

    しかし、予め上司が仕事のチェックリストを用意し
    教科書として新人に渡してあげることで
    こういったヌケモレや認識ミスを防ぐことができます。

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    ◼︎更新ができて業務のブラッシュアップになる

    マニュアルにはいろいろな形があります。

    パワーポイントやワードなどで使った説明書のようなマニュアルを
    イメージされる方が多いと思います。

    しかし、説明書型のマニュアルは落とし穴があります。
    それは、「毎日使われないこと」「更新されないこと」です。

    私たちはチェックリストを使うときに更新しながら
    使うことを推奨しています。

    例えば、ミスをしたら
    そのミスの再発防止策を手順に追加してあげます。
    すると、次回からは同様のミスは発生しません。

    また、AさんとBさんでチェックリストを共有で更新しながら使えば
    Aさんが起こしたミスを
    またミスをしたことのないBさんも起こさなくなります。

    このようなことができるのも
    チェックリストを業務で毎回使うからです。

    このように、業務をブラッシュアップして
    さらにチームでその手順を共有できることが、チェックリストの大きな強みです。

    アプリ型・クラウド型チェックリストの良いところ、5つ挙げてみました。

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    ◼︎業務の時短につながる

    一見「チェックする手が増えるから時間が余計かかるのでは」と思われる方も
    いらっしゃると思います。

    しかし、実は逆で、チェックリストを使うことで
    業務の改善がすすみ、生産性UPにつながるという事例が多くございます。

    どの企業でも時間短縮ができれば
    仕事の能率が上がり、生産性も向上し
    残業などの不満も解消されます。

    そのために何をすればいいか?
    基本的なことですが、整理整頓してモノがどこにあるのか
    という共通認識をしっかりさせることが大切です。
    それは、モノだけでなく、情報も一緒です。

    情報の共有化を標準化させ
    マニュアルを統一すれば効率もあがり、仕事も早くなります。

    同じ仕事でも
    Aさんがすれば10分
    Bさんがすれば30分
    ということはありませんか?
    もちろんその人のスキルレベルによって、生産性が変動する仕事もあります。

    しかし、それだけではありません。
    Bさんが要らない手順を踏んでいたり、効率の悪い順序で仕事をしていた、ということも多くあります。

    Aさんと同じ手順で、Bさんが仕事をすれば
    2人とも一番効率のよい進め方で仕事ができます。

    このようにマニュアルをチェックリストにし、共有することで
    常に最新版を共有することができます。

     

    ◼︎ミスの削減につながる

    説明書的なマニュアルではなく
    1項目1情報のチェックリストを使用することで
    「ぬけ」「もれ」のミスが激減します。

    いくら仕事に慣れている、キャリアを積んでいる、日々ミスをしない人といっても
    仕事をするのは人です。

    疲れているとき、体調が悪いとき、忙しくて余裕がないとき
    うっかりミスをしてしまう人は少なくありません。

    さらに、慣れている仕事は集中力が散漫になり
    ミスを誘発したり
    仕事の割り振りが見える化できておらず
    特定者に負担がかかってミスがでることもあります。

    実際に当社も、新人さんがミスを起こしやすいタイミングは
    少し仕事が慣れてきた入社1、2ヶ月ごろだという経験があります。

    チェックリストを利用することで
    1つ1つの業務にメリハリをつけることができます。
    特にミスを誘発しやすい手順は、赤文字にして注意できるようにしています。

    また先述したとおり
    一度失敗したり、クレームをいただいたことの再発防止策は
    チェックリストに入れて更新することで
    同じミスの発生を防いでくれます。

    このようにミス防止、品質の向上へチェックリストは非常に有効なのです。

    毎日当たり前のことにも、チェックリストを|チェックリストの使い方・活用方法

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    チェックリストの効果まとめ

    ・チェックリストは業務を見える化してくれます
    ・引継ぎに効果的です
    ・チェックリストの更新をすることで業務のブラッシュアップになります
    ・結果、生産性の向上や、ミスの削減につながります

 

 

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