2019.07.25 チェックリスト マニュアル ミス防止 作業効率化 新人教育

    チェックリストがもたらす4つの効果とは?

    本日はチェックリストが企業にもたらす4つの効果についてお話いたします。
    チェックリストとは、仕事の手順や確認事項などが羅列されており
    その1項目ずつにレ点などの「チェック」を付けられるようにしたものです。
    それを使用しながら仕事をすることで「抜け・モレ」を無くしながら業務を進めることができます。

    そのチェックリストは使い込むことで、業務の生産性アップにつながったり、引き継ぎのしやすさが断然変わったりと、多くのメリットが生まれます。

    今回は弊社が使用しているチェックリストを交えながら、
    チェックリストを使うことの効果やメリットについてお話させていただきます。

     

    チェックリストとは?

    チェックリストはヌケモレをなくすための道具です。
    ミスが許されない業務や慣れからのヒヤリハットなどの業務に
    非常に大きな効果を及ぼし、企業の業務改善においてとても有効です。

    上から順番に文字を見て、仕事を進めることで
    記憶を頼らず業務が進められるため、うっかりミスや忘れていた、ということがなくなります。

    自分の記憶を信じで仕事をしたために、うっかり手順を飛ばしたりしてしまった経験をお持ちの方は意外と多くいらっしゃると思います。
    「どうして、あの時気付かなかったのだろう…」

    という反省されたことがある方、多いのではないでしょうか。

     

     

    何かをするときに「必要になるモノ」や「必要になる行動」が一覧になっています。

    チェックリストを使用することで
    あなたの業務はすべて文字や画像で「見える化」されます。
    つまり、仕事を頭で記憶しておく必要はなくなります。

    行動すべきことがすべてチェックリストに書かれているため、
    頭で忘れても、手順は抜けないという効果があります。

     

    ▼チェックリストを作成するときのポイントはこちら

    使えるチェックリストを作る3つのポイント|チェックリスト作成方法

    チェックリストが企業にもたらす4つの効果とは

    それではここからはチェックリストが企業にもたらす4つの効果について具体的にお話していきます。

    チェックリスト4つの効果

    ◼︎引継ぎが楽になる

    引き継ぎしているところ

    チェックリストを普段使用しない方はあまりイメージが沸かないと思います。

    「チェックリストなんて使用しなくても、
    もうキャリアも長いし、仕事は頭で覚えているから大丈夫!」
    思われる方も多くいらっしゃいます。

    確かに何も見ずに仕事をさくさく進められる方は
    優秀に見えるかもしれません。

    しかし、組織的に考えると見える化されていない仕事は
    リスクが高いです。
    担当者1人が記憶で行っていれば行っているほど、企業にとっては良くない状態なのです。

    特にその大変さを痛感するタイミングがあります。

    それは、「業務引継ぎ」のときです。

    業務を教えてもらっている人

    まったくの新人に仕事を教えるのは
    非常に時間と手間を要します。
    しかし、自分の仕事は誰かに引き継がないと
    自分は新しい仕事を覚えたり、異動をすることができません。
    また「私がいないと仕事が回らないから、お休みも自由に取れない」という方もいらっしゃいます。

    ここで効果を発揮するのがチェックリストによる「見える化」なのです。

    チェックリストさえ、しっかり準備されておれば
    新人はそのチェックリストを「拠り所」に仕事を進められます。

    チェックリストが教科書となるのです。

    ▼チェックリストを活用し引き継ぎを楽にした事例はこちら

    4ヶ月かかった業務引継ぎが、1ヶ月に短縮されました!

    よくある会社の引継ぎを行うシーンで
    とりあえず上司がお手本を見せ、部下が必死でメモを
    とっている場面があります。

    仕事のメモを取っている部下

    しかし教えられる側にとっては、初めて見る仕事の手順を見て、メモを取りながら覚えるのは非常に困難です。

    それを証拠に、

    ・後から同じことを何度も聞かれた
    ・新人が自分のメモを見ても理解できていなかった
    ・新人がメモをとり間違え、認識ミスをしていた
    ・新人が大事な手順をメモできておらずミスをしていた

    などということを、経験された方も多くいらっしゃると思います。

    しかし、予め上司が仕事のチェックリストを用意し
    教科書として新人に渡してあげることでこういったヌケモレや認識ミスを大きく防ぐことができます。

     

    ◼︎更新ができて業務のブラッシュアップになる

    マニュアルが更新されている

    2つめはチェックリストは更新がしやすいこと。それが業務のブラッシュアップにつながります。

     

    マニュアルにはいろいろな形がありますよね。

    特に、パワーポイントやワードなどOfficeソフトで作成された
    説明書のようなものをイメージされる方が多いと思います。

    しかし、説明書型のマニュアルは落とし穴があります。

    それは、「毎日使われないこと」「更新されないこと」です。

    せっかく時間をかけてマニュアルを作成したのに、わからないときだけ見る用新人さんに教えるときだけに使う用、になっていませんか?

    それだとマニュアルはどんどん情報が古くなってしまいます。
    だから、私たちはマニュアルを「チェックリスト型」にし、業務をしながら使うことを推奨しています。
    そうすることで、何か気づいたことがあれば更新ができますので、マニュアルは常に「最新版」の状態になるのです。

    例えば、ミスをしたら
    そのミスの再発防止策を手順に追加してあげます。
    すると、次回からは同様のミスは発生しません。

    また、AさんとBさんでチェックリストを共有で更新しながら使えば
    Aさんが起こしたミスを
    まだミスをしたことのないBさんも起こさなくなります。

    業務している女性の写真

    このようなことができるのも
    チェックリストを業務で毎回使うからです。

    このように、業務をブラッシュアップして
    さらにチームでその手順を共有できることが、チェックリストの大きな強みです。

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    ◼︎業務の時短につながる

    時計の写真

    次に紹介するメリットが業務の時短です。

    一見「チェックする手が増えるから時間が余計かかるのでは」と思われる方もいらっしゃると思います。

    しかし、実は逆なのです。

    チェックリストを使うことで
    業務の改善がすすみ、生産性UPにつながるという事例が多くございます。

    どの企業でも時間短縮ができれば仕事の能率が上がり、生産性も向上し残業などの不満も解消されます。

    情報の共有化を標準化させ
    マニュアルを統一すれば効率もあがり、仕事も早くなります。

    チェックリストを用いて業務を教えている様子

    例えば。

    同じ仕事でも
    Aさんがすれば10分
    Bさんがすれば30分
    ということはありませんか?
    もちろんその人のスキルレベルによって、生産性が変動する仕事もあります。

    しかし、それだけではありません。
    Bさんが要らない手順を踏んでいたり、効率の悪い順序で仕事をしていた、ということも実は多くあります。

    Aさんが上手くいっている手順で、Bさんが仕事をすれば
    2人とも一番効率のよい進め方で仕事ができます。

    このようにマニュアルをチェックリストにし、共有することで
    1人の業務ノウハウが会社のノウハウになり、結果生産性向上をもたらすのです。

     

    ◼︎ミスの削減につながる

    ミスして焦っている女性

    最後にご紹介するのが、チェックリストはミスの削減につながるということです。

    1項目につき1情報が書かれているチェックリストを使用することで
    今自分はどの段階の作業をしているかが分かり、「ぬけ」「もれ」のミスが激減します。

    いくら仕事に慣れている、キャリアを積んでいる、日々ミスをしない人といっても仕事をしているのは人です。

    疲れているとき、体調が悪いとき、忙しくて余裕がないときうっかりミスをしてしまう人は少なくありません。

     

    さらに、慣れている仕事は集中力が散漫になり、ミスを誘発することもあります。
    実際に当社も、新人さんがミスを起こしやすいタイミングは
    少し仕事が慣れてきた入社1、2ヶ月ごろだという経験があります。

     

    更にミスを防ぐポイントとして、チェックリストを利用することで
    1つ1つの業務にメリハリをつけることができます。
    特にミスを誘発しやすい手順は、赤文字にして注意できるようにしています。

    チェックリストの画面

    また先述したとおり
    一度失敗したり、クレームをいただいたことの再発防止策は
    チェックリストに入れて更新することで同じミスの発生を防いでくれます。

    このようにミス防止、品質の向上へチェックリストは非常に有効なのです。

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    チェックリストがもたらす4つの効果をご紹介させていただきました。

    ・チェックリストは業務を見える化してくれます
    ・引継ぎに効果的です
    ・チェックリストの更新をすることで業務のブラッシュアップになります
    ・結果、生産性の向上や、ミスの削減につながります

    いかがでしたか?
    マニュアルを「チェックリスト」にするだけで、業務が改善され、会社が抱える問題の解決にもつながるのです。

    チェックリストは紙やエクセルで作られる方も多いですが、
    私たちがご提供しておりますクラウド型のチェックリストシステム「アニー」を使うことで
    よりチェックリスト運用が楽になります。

    【例えばこんなメリットがあります】
    ・チェック行に時間と名前が入るので、管理がしやすい
    ・遠隔地でも2人同時に同じチェックリストを分担しながら行える
    ・他の人のチェック状況がどこにいても分かる
    ・フォルダにチェックリストを分けていれられ、業務の整理整頓ができる

    紙のチェックリストとはできることが大きく違うことが分かりますよね。

    ぜひ、チェックリストをクラウドで管理する効果を実感してください!

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