使えるチェックリストを作る3つのポイント|チェックリスト作成方法

    2019.07.18

    自分の仕事のチェックリストを作成する時に気をつけたいこと。
    それは、自分以外の誰が見ても、使えるチェックリストを作ることです。

    なぜなら、例えばその仕事を誰かに引き継ぎする時などに、
    実際に仕事をする人が、見て分かるチェックリストでないとダメだからです。

    でも、ほとんどの場合、新人さんはチェックリストを使いながらも、
    「これはどういう意味ですか?」
    「これはどういう作業をすればいいのですか?」
    と質問が生まれ、結局二人分の時間が奪われることもしばしば・・・。

    そうなってしまう原因の一つには、作った人しか分からない内容になっている場合があります。
    ベテランさんであればあるほど、作るチェックリストは、

    その業務を詳しくわかっていないと、わからないチェックリスト

    になる傾向があります。
    しかしそうなってしまっては、前述の通り、人も時間もかかってしまいます。

    チェックリスト作成者からすると、十分と思える情報量を記載しているつもりでも、
    他者から見ると、情報が少なく意味がわからないチェックリスの場合もあります。
    情報も少ないので調べたり、聞いたりしないといけません。

    他者が見てもわかる・使えるチェックリストを作成するために注意したい、
    3つのポイントについて解説します。

     

    ポイント①|チェックリストの項目・文言が、不十分である

    まずは注意すべきポイントは、チェック項目の情報量です。

    例えば、受注処理などでPC画面操作のチェックリストを作る際、
    ベテランさんであれば、「確認画面を開く」というだけの項目を作ります。
    それを新人さんが作業しようとした時、絶対に手が止まります。
    なぜなら、「確認画面を開くためのボタンがどこにあるか分からない」ためです。

    ベテランさんは、ボタンの位置まで覚えているので、この短い項目だけで先に進めますが、
    様々な処理のためのメニューやボタンがたくさんある中で、
    どこを押せばいいのか、新人さんには分かりませんよね。
    ですので例えば、

    「左メニューの中の、【受注一覧】項目から【確認画面】ボタンをクリック」

    と表現してあげると、どの位置にある、どの項目から、なんのボタンをクリックするのか、がわかります。
    『不十分』で仕事が止まることがあっても、『十分すぎて』仕事が止まることはありません

    「パソコン本体の前面部分の電源ボタンを押す」

    こんな当たり前の項目から、まずは作ってみてください。

     

    ポイント②|正しい見本や例がない

    次のポイントです。

    あなたはデパートの洋菓子店に勤めています。
    先輩から、あるお菓子の詰め合わせセットを作るよう指示がありました。
    幸いにも、このお店はチェックリストを使っており、
    早速チェックリスト通りに仕事をしようとすると、

    「AとBとCを用意し、専用箱にセットして下さい。」

    さて、このチェックリスト文言だけで、正しいセットが出来ますか?

    AとBのCの入れ方は?専用箱はどの箱?
    そもそも、正しいセットの形があるのかどうかもわかりません。

    ここで2つめのポイントです。
    前例や決まった形があるものは、その見本や例が見えるようにすることです。
    それをチェックリストに埋め込んであげましょう。
    一番簡単で、かつ明確に正しい形が伝わるのは【写真】です。

    このように、お菓子の向きや詰め方を【写真】で見せてあげると、
    正しい形のお菓子セットが出来上がります。

     

    <補足>見本や例をわざわざ作る理由

    前述のポイント②について、補足です。
    見本や例を作っておくべき理由を説明します。

    「べつに、AとBの順番が逆でも、クレームにはならないんじゃないの?」

    確かにその通りです。多くの場合は、お菓子の詰める順番が違う程度で、
    クレームはほぼ起きることはないと思います。
    では、なぜわざわざ正解を作らないといけないのか。

    それは仕事の安心感とスピードを得るためです。
    まず新人さんにとって、『どんな作業も正しい手順が決められている』ということは、
    慣れない仕事や作業において、安心感をもって作業に取り掛かることができます。
    「この通りやれば私も仕事が出来るんだ」
    「この通りやればミスなく仕事が出来るんだ」
    新人さんにそう思ってもらながら仕事をしてもらうことは、とても重要です。

    また、正解があることで、いつも決まった形で迷わず作業を進めることが出来るので、
    その作業のスピードも、上がります。

     

    ポイント③|資料の置き場所がわからない

    最後のポイントです。
    ある作業を進めようとした時に、資料を揃えないといけないような作業もあるかと思います。
    例えば、総務部が行なう従業員の入社/退職手続き。
    入社も退職も、どちらも書類などが多く必要な手続きで、
    抜けてしまってはいけない書類もありますよね。
    そういった際に、発生しがちなのが、

    「この必要な書類は、どこにあるの?」
    「この書類はこれで合っているのかな?」

    といった疑問です。よく似た書類も多いので、迷ってしまうこともありますよね。

    せっかく、迷わずに正しい仕事ができるように作っているチェックリストですが、
    二次的に、「迷う」「探す」「聞く」が発生してしまうパターンもあります。

    そういったことがないようにするためには、
    その項目に連動した同じ場所に、必要な資料が揃っていることです。

    これは一見、難しく思えてしまうのですが、
    クラウドサービスとうまくつなげれば、実現が可能です。

    無料のクラウドストレージサービスなどを利用し、必要な書類をそこに設置します。
    そうして、その書類へのリンクURLを、エクセルに貼り付けてあげれば、
    チェックリストに書かれたリンクURLを上から順に開き、印刷するだけで、
    用意したい書類が、ひとつのチェックリスト上で全て揃います。

    こうしてあげることで、「迷う」「探す」「聞く」がない、
    誰で正しい手順ができ、さらに必要なものも揃えることができます。

     

    誰でもカンタンに共有・更新できるプラットフォームを

    いかがでしたでしょうか。
    「手順が明確になり」「正しい形も分かり」「必要なものが一か所で揃う」
    新人さんにとっては、安心して仕事ができる道具になると思います。

    最後に、チェックリストはエクセルで作成し、紙資料として印刷・使用する場合が多いと思います。しかし、実は紙のチェックリストだと、時が経つにつれどんどん使われなくなっていくのが現実です。
    紙の資料だと使わなくなっていく理由で多く言われるのは、

    ◆更新・改訂が手間面倒。
    ◆目的のエクセルファイルがどこにあるのかわからない。
    ◆それぞれがエクセルファイルをコピーして持っているから、
     どのファイルが正しい最新のチェックリストかわからない。

    などがよく聞かれます。
    とにかくチェックリストを手軽に始めるのなら、まずエクセルファイルで始めることは正解だと思います。
    しかしチェックリストそのものでよりよい成果を出すためには、

    ★常に見本となる正しい手順はひとつであること。
    ★更新・改訂が簡単にでき、常に最新版であること。
    ★そのチェックリストが分かりやすく、ひとところに集約されていること。

    これを実現するには、より便利なプラットフォームをお使い頂いたほうがよいかと思います。
    例えば『アニー』のように、web上でチェックリストを作成・更新改訂・使用・集約できる、
    クラウド型のチェックリストシステムもあります。

    作ったチェックリストを、使えるチェックリストに変えていけば、
    きっと、教育も仕事の成果も変わっていくことでしょう。

 

 

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