今回お話しするのは、チェックリストを使って
セミナーの満足度が上がった、という弊社の実事例をお話しします。

弊社では４年前から倉庫見学のセミナーを毎月開催しております。
毎月ともなると回数も多いし、普段の業務に加えて準備もしないといけないから
完成度もそう高くないのでは？と思われたかもしれません。

ですが、そのセミナーでは年々多くのお客様にご満足頂けています。
今回はそんな開催回数が多くても満足いただけるセミナーを運営できるその秘密をご紹介します。

１ チェックリストを複数名で使うことでのメリット

作業や工程が多い業務や、日を跨いで行う業務の場合、全て一人でするのは非常に大変です。
そのため、作業を複数名で分担して行うと、
自分が上司なら作業しながら他の人の仕事もチェックできますし、他の人も同様です。

実際にアナログで複数名で同じことを行うと、
「Aさん、この準備したかな？」
「Bさんと同じことしてしまった。。！」
といったことが起こり、時間の無駄になる事態が起きます。

こういった業務の抜け漏れ、重複は、お客様に満足頂けなかったり、損失に繋がります。
このことをチェックリストを使用して行うと、
『誰が』『いつ』『どの業務』をしたか、が『見える化』されるので、
上記で挙げたデメリットを無くしてきました。

では次に、実際にどのように使うのかをみてみましょう。

２ セミナーの準備ではどのように使うのか

２-１ 事前準備

ここからは実際に私達がどのようセミナー運営をしているかご説明します。

事前準備には大きく分けて

・会場、移動用のバス、懇親会の予約
・リハーサルの準備
・資料、飲み物等の準備
・案内や司会等の担当、および練習

といった、お客様をもてなすための準備が必要です。

準備をすると言っても
「Aさんはこれとこれを準備してね」
と、口頭で伝えても忘れてしまう可能性があり、混乱の元になりますよね。

この事態を防ぐために活用したのが、アニーのメモ機能です。
各準備項目に担当者をメモ欄に書き、
自分がどの準備を担当するのか分かるようにしました。

２-２ 備品や道具の持ち物チェック

次に、備品や配布用資料等のチェックをします。
これは持ち物チェックなので、作るのも使うのも分かりやすいですね。

ですが、ここで注意しないといけない点は、
前回の反省等で『次はこれを持って行こう』と決まったものは
すぐ追記しておかないといけないことです。

いくら決めたことでも、持ち物チェックに使う道具に
書かれていないと高確率で忘れてしまい、同じ轍を踏むことになります。

反省回等を行った時に決まったことを、
すぐに準備のチェックリストに追記するのが、より満足度を上げるコツです。

２-３ 当日の準備

次は、いよいよ当日の準備です。

チェックする項目は

・出発前の最終準備確認
・セミナールームの準備内容確認
・倉庫現場のセッティング確認
などが含まれています。

現場のセッティング等はiPhone、iPadでも使える点を生かして、移動しながら行います。
内容、手順も細かく分けて記載しているので、誰がどの準備をしてもお客様を毎回同じ状態で迎えられるようにしています。

２-４ 後片付け

セミナーが終わればお客様と懇親会に行くチームと別れて、後片付けチームで会場の片付けをします。
一番初めに確認する事項はお客様の忘れ物です。
すぐに発見したら懇親会スタッフに渡したり、会場へ持って行きます。

会場への忘れ物確認やデモの片付け以外にも、
会社へ戻った後のアンケートの共有、名刺管理、集合写真の掲示や
セミナー後のHP更新の項目まであります。
ここまで終わって『セミナーの後片付け』が終わります。

３ セミナーのブラッシュアップにも使える

次はセミナー中の内容をさらに改善するためのコツをお伝えします。

３−１ 当初は気づかなかったバスの道順の落とし穴とは

今回ご紹介しているセミナーでは、バスで見学していただく倉庫や会場に移動します。

ある回のとき、ルートを指定していなかった為
バスが渋滞して非常に混んでいる道を進み、５分で到着するはずが２０分も掛かって、非常にお客様を待たせてしまうことになりました。
こんなことになってしまうと、せっかくセミナー内容で満足しても、どことなくガッカリしますよね。

このことはセミナーが終わり次第、
次回からはこちらであまり渋滞しないルートを指定し、
２度と同じことが起きない様にしました。

３−２ 新人さんのミスから生かす

ある回の準備中、新人さんや配属されて間もない人に、お客様用の資料の丁合作業をお願いしました。
いざセミナーが始まり、司会が資料の案内をしていると、複数のお客様から「資料の順番が違う」との声が上がり、
結果、セミナーの進行が少々ストップする事態になりました。

原因は２つありました。
・丁合する順番の見本となる情報がアニーでは更新されていなかった
・作業後に上司にWチェックしてもらう工程を飛ばしていた
上記のことが原因でした。

このように作業をしてもらう新人さんのミスから、どこが更新されていないのか、何が足りなかったのかをよく学べます。
新人さんが間違えた箇所をすぐに修正・更新すると、次からは誰がしてもミスのない作業ができます。

このように新人さんの１つのミスから、セミナーの満足度を上げるためのヒントや答えを得ることができます。

４ まとめ

今回は弊社で実際に運用している例をご紹介しました！いかがでしたか？
セミナーの特徴としましては、準備期間が長いことと、複数名で準備することがあります。

このチェックをクラウドで行うことでチームで連携して、満足度の高いセミナーを行うことができます！
皆様もセミナーやイベントをする際に、参考にしてみてはいかがでしょうか？