2019.08.23 チェックリスト 使い方

    チェックリストは、「やるべきこと」と「作業手順」を管理するのにとても有効なものです。
    しかし毎日欠かさず実施する作業があったとしても、人の記憶は毎日一定ではありませんから、
    今日は忘れず出来たことも、色んな要因で明日はうっかり忘れてしまうかも知れません。
    だから、毎日同じ作業でも、きちんとチェックリストを使うことが大事です。

    毎日チェックリストを使えるようにするには、使う人にストレスのない使い方や機能が重要です。
    使うのにめんどくさいとストレスが溜まり、ストレスを感じると人は継続することが出来ません。

    ストレスなくチェックリストを使いながら作業を進めるには、
    チェックリストの中に、『かゆい所に手が届く機能』があればよいのです。

    当社が開発したチェックリストシステムアニーには、
    実際にチェックリストを一番使う従業員の声や要望から、基本機能を開発していきました。
    また現在は更に、お使いの企業様からのお声やご要望から、新機能の開発に取り組んでおります。
    そんなお声の中から、チェックリストにあると便利な機能について、
    いくつかご紹介させて頂きます。

     

    メモ入力機能

    チェックリストはいつも決まった作業を手順化し、
    それを手順通りやったかどうか、チェックをしていくものです。
    ほとんどが毎日同じ作業の繰り返しなのですが、
    そんな中でも、
    「これはメモしておきたい」
    「今回こんなイレギュラーが起きた!」
    「次の作業の人に申し送りをしておきたい」
    といった場合もあります。

    特にこの作業の後にまだ工程が残っている場合です。
    更には、後工程が別の作業者になる場合、
    毎日のルーティンの中での申し送りは非常に重要です。
    毎日当たり前のルーティン作業だと、
    前工程のエラーに気付かない場合もあるからです。

    そんな時に便利なのが、メモ機能です。入力欄を作っておくことです。
    そうすることで、いつもとちょっと違うエラーや処理について、記録しておくことが出来ます。

    チェック項目いっこいっこにメモ機能があれば、
    どこでエラーが起きたのかも一目瞭然になりますね。

    ここでのノウハウは「後工程はお客様。分かりやすい申し送りをすること」です。

     

    進捗管理機能

    「今日の作業、今どこまで進んでいるのかな?」
    「あの作業、忘れずやってくれているかな?」
    外出が多い上司や先輩は、外出先でも部下や後輩の仕事の進み具合を気にしています。
    しかし自分の状況や相手の状況も考えて、いちいち電話をしていられない時もありますよね。
    でも、チェックリストで進捗を見ることが出来れば・・・とても便利です!

    チェックリストは「ステータス移動」の概念をもって、未着手、実施中、完了といった、
    それぞれの作業の進み具合が、ステータスで一目でわかるようにしましょう。
    ステータスの違いは、色で区別するとなお良しです。

    ここでのノウハウは「色はそれだけで言葉。色を見れば一目で理解できる」です。

     

    画像の表示機能

    正しい作業をするために、チェックリストと同じくらい有効に使えるものがあります。
    それは、『見本』です。
    見本があれば、何をどのようにすればいいのか、一目で分かります。
    見本は、作業の際は常に手元に置いて作業をするのが良いでしょう。

    今から実施するチェックリストの作業の見本が、
    写真や画像としてボタンクリックひとつで見ることができれば、
    更に精度の高い作業が実現できるでしょう。

    ここでのノウハウは「必要な時に必要な情報がワンクリックですぐ手に入る」です。

     

    ワンクリックでリンク機能

    今やっている作業で、あるWebサイトにログインしないといけない場合がありました。
    そういった際に、例えば、アドレスバーに直接URLを入力する、登録したお気に入り一覧から探す、
    色んな手段でそのサイトを表示することは出来ます。

    でも、このひと手間も、毎日やることを考えると、意外と面倒なんですよね。
    アドレスバーに、URLを打ち込むのは無論、
    実はお気に入り一覧からそのサイトを探し当てるだけでも、意外と面倒くさいんです。

    一番いいのは、ワンクリックで目的にたどり着くこと
    毎回同じサイトならば、登録しておいて、ボタンワンクリックでたどり着けたら、楽ですよね!

    ここでのノウハウは、『探さない』『迷わない』=『間違えない』です。

     

    完了メール送信機能

    外出している上司や先輩・責任者の方は、
    心配な今日の作業の進み具合を一時間ごとに電話で確認したり、
    ずっとパソコンやスマホにかじりついて進捗を見ていることは出来ません

    そういった時にも、作業が終わったら(=チェックリストが最後まで進んだら)
    『作業完了メール』を送信することができれば、
    メールの受信通知を見るだけで、作業の完了具合を把握することが出来ます。

    電話での確認などですと、お互いの手が止まってしまいますが、
    メールの送信は自動で、また受信も放っておいても受信はできるので、
    上司も手が空いた時に、すぐに確認することができます。
    お互い手を止めずに、確認したいタイミングですぐに確認が出来ることは
    忙しい上司や作業中の部下や作業者にとってはとても楽ですよね。

    ここでのノウハウは「誰も手を止めることなく、必要な情報の確認が出来る」です。

     

    ノウハウを盛り込んだチェックリストに

    いかがでしたでしょうか?
    ただチェクリストの機能として、チェックリストを使うことは基本中の基本。
    その基本が出来れば、更なる効率化や利便性を考え、進めていきましょう。

    チェックリストとしての基本機能を保ちながらも
    上司は『どこにいても仕事の進捗と完了の確認が出来る。』
    部下・作業者は『他のものを用意しなくても、ひとつの道具で全てが揃う』という考え方。
    こういった観点で付帯機能を付けていくと、
    より使いやすいチェックリストへと進化していくでしょう。

    当社のチェックリストシステムアニーは、この考え方を元に、ご紹介した機能の他にも、
    たくさんの「使える機能」があります。
    アニーは、アカウント発行後30日間無料で試して頂けます。
    チェックリストと合わせた便利な機能を、一度体験してみて下さい。

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