毎日・毎週・毎月の繰り返し仕事を「うっかり」忘れない仕組み|チェックリストの使い方・活用方法

    2019.07.09

    チェックリスト ミス防止 使い方

    皆さんは、毎日仕事をこなす中で、「うっかりミス」ってどんな時に起きやすいですか?

    実は、「うっかりミス」が起きる時って、毎日やっているお仕事や作業ではなく、
    週イチや月イチでやる、たまにしかやらない仕事で、起きやすいんです。

    言い換えると、
    やることは決まっているけど、やる日を覚えておかないといけない仕事です。

    「いやいや、週イチや月イチの仕事もルーティンの内でしょ。」
    「しばらくやってない仕事も、やれば思い出すでしょ。」

    もちろん、たまにしかない仕事も、抜け漏れなく実施できる方もいらっしゃいます。
    でも、たいがいの場合に起きる「うっかり」ミスは、

    「あ、しまった!これ今日やらないといけなかった!」

    「うっかり」仕事の手順が抜けるのではなく、やらないといけない仕事丸ごと抜けてしまうことが多いようです。

     

    仕事での「うっかり」は、「うっかり」では済まされない大ごとにもなる・・・

    「ついうっかり」の代表格と言えば・・・レンタルDVDではないでしょうか。
    毎日毎日、借りるものではないので(だいたいの方は、ですが)、たまに借りると、
    うっかり返却日を忘れて過ぎてしまっていた・・・一度は経験があるかと思います。
    普段やっていない・慣れていないことだと、うっかりや忘れが起きてしまいます。

    レンタルDVDだったら、すぐに返却に行って延滞料を支払えば、事は済みます。
    しかしそれが仕事で、とくにお客様など相手がいる対応で「うっかり」が起きてしまうと、
    大きな問題になってしまう場合もありますよね。

    では、どうやって普段やっていない・慣れていないことを「うっかり」することなく、こなすのか・・・それには、このようなことが必要です。

    忘れていても思い出せる仕組みを作る。
    強制的に、自分へ仕事の指示を出すことです。

    毎日チェックリストの活用し、うっかりミスを起こさない習慣を作る!

    その日が来ればやることがわかる!自動生成の仕組み

    忘れていても思い出せる仕組みは、カレンダーツールやタスクツールなどがあり、
    その仕事の手順が明記されているチェックリストツールにも、そういった仕組みを持たせている場合もあります。

    肝心なことは、週イチ月イチのその日になったら、「今日はこの仕事がある」とわかることです。
    カレンダーやタスクなら通知機能、チェックリストなら今日やるべき仕事(チェックリスト)が、
    自分の頭やシステムから呼び出さなくても、すでに用意されていることです。

    この画面を見てください。
    これはチェックリストシステムアニーのチェックリスト詳細機能画面です。

    この画面で設定できる「自動生成機能」とは、週イチや月イチの仕事のチェックリストを、指定した日にちで自動生成してくれる機能です。
    まさしく、今日やる仕事を忘れていても、「今日はこの仕事がありますよ!」と、教えてくれるのが、自動生成機能なのです。

    他にも便利な機能がたくさん!
    機能一覧はこちらから!

    忘れていても思い出せる仕組みは、毎日の自分も助けてくれる

    こういった「うっかり」を防ぐ機能を付帯できることが、エクセルなどのローカル保存ファイルのチェックリストよりも、クラウド型・アプリ型チェックリストのほうがが優れている点と言えるでしょう。

    仮に、やるべき仕事を忘れていても、その日になれば、その日が過ぎてしまう前に気付ける。
    もちろんこの考え方は、週イチや月イチだけに限らず、日々タスクを多くこなす皆さんの、毎日の仕事にも使える考え方です。
    今日やる仕事を朝は覚えていても、多くのタスクをこなしながら、日々発生するイレギュラーの依頼にも対応しているうちに、夕方になって「あ、あれやるの忘れてた!」ということも、ありますよね・・・。

    まずは、今皆さんがお使いのツールやシステムで、通知や自動生成化が出来る機能があれば、それを使って、

    忘れていても思い出せる仕組みにする。
    自分への仕事の指示を強制的に表示させる。

    を試して見て下さい。
    月に数回あった「うっかり」が、もしかしたらなくなるかも知れません。

    アプリ型・クラウド型チェックリストのメリット5はこちら!

    まとめ

    うっかりミスは誰にでも起こりうることです。
    だからこそ、起こさないための対策が重要になってきます。
    チェックリストシステム「アニー」には忘れていても思い出させる仕組みでうっかりミスを防ぐ機能が備わっています。
    ぜひ活用してみてください!

    【今回のポイント】
    忘れていても思い出させる仕組みを作る
    強制的に、自分へ仕事の指示を出す
    アニーには「うっかり」を防ぐ機能を付帯できる自動生成システムがある

 

 

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