2019.06.06 マニュアル 新人教育

    皆さんが毎日使っている(であろう(笑))マニュアル。
    もちろん、自分自身の仕事を正しく進めてくれるものであります。
    毎日の仕事に慣れている方でも、マニュアルを使うことの大事さはご理解頂けるかと思います。

    一度出来上がったマニュアルは、そのままにしておくのではなく、毎日使いながら、日々・定期的に更新をしていくことも大事です。
    なぜなら、その仕事に慣れている人がさらにマニュアルを使い込んでいくことで、高度化する知識や手順を、噛み砕いてわかりやすくまとめることができるようになるからです。
    そして、そうして出来上がったピカピカに磨きこまれたマニュアルは、新人やあなたの後継者を助ける最上の道具にもなるからです。

    新人教育は、記憶で教える教育から、記録で教える教育に。

    新人教育でマニュアルがあるメリットは、たくさんあります。
    「私がやるからメモ取って覚えてね」という口頭でのレクチャーだけではメモを取りそびれてしまったり、
    最悪やるべき内容がまるまる抜けてしまったりするので、せっかく教えたのに、毎回上司がチェックをしてあげないといけなくなったり、重大なミスを招いてしまうことがあります。

    しかしマニュアルがあるレクチャーだと、新人のレベルやスキルに関係なく、同じ内容を教えることができ、教えたそのままを実行できます。
    これは、上司にとっても部下にとっても、安心して仕事を進められる材料になります。
    マニュアルは、『再現性のある』最適なツールです。

    安心して仕事ができる環境が、集中力を上げミスを防ぎます。

    安心して仕事ができる環境だと、人は頭脳明晰で集中した状態になります。
    下の図は、仕事中の集中力と信頼度の関係性を表す『フェーズ理論』と言われる表です。

    この表で見ると、フェーズ3が、一番ミスが起きにくい状態だと言われています。
    しかしこのフェーズ3状態を、一日8時間継続することは不可能です。
    ですので、瞬間的に集中力を上げる方法が必要です。

    一般的には、『指差呼称』と言われる、駅員さんが車両発車時に見せる確認方法、
    それが瞬間的集中力を高める方法だと言われています。その行動により、ミスを抑えます。
    マニュアルを使う、という行為で同じ成果を得ることができます。

    新人教育の要:必要な作業と不要な作業の明確化ができる。


    新人教育で気をつけないといけないことは、やるべきことと、やらなくてもいいことを教えてあげることです。
    新人は、何がいいか悪いか、判断がつきません。ちょっと目を離して任せっきりになると、どんなことも「必要」だと思い込み、要らない作業を増やしてしまう場合もあります。
    その結果、「仕事が遅い」「何をやっているのかわからない」「なんでこんな所でミスするの?」といったことが起こります。

    新人に教えてあげるべきことは、「やるべきこと」と、「やらなくてもいいこと」を教えてあげることです。
    そういった教育では、マニュアルが非常に役に立ちます。
    やるべき内容はマニュアルに記載があり、やらなくてもいいことは、マニュアルに書いてないからです。

    新人の「難しい」は、効率化・簡素化のタマゴ!

    さて、あなたの作業のマニュアルがあり、そのマニュアルを元に、新人に教育も出来るようになりました。これで、あなたが出来る仕事は、新人でも出来るようになってきました。
    マニュアルを活性化させるには、ここで終わりではありません。

    あなたの仕事(マニュアル)を引き継いだ新人が、今度はマニュアルを見直す番です。
    何を見直すのか?それは新人が自分で手を動かしてマニュアル通り進めた中で、「ここは難しかったな」「ここはちゃんと説明を聞かないと、わからないな」と思う所を洗い出してもらいます。
    そして、その部分を、新人が理解できるように、マニュアルを更新するのです。
    そうすることによる一番の効果は、今の新人が先輩になり、次の新人に同じ作業を教える時に、新人にとってより理解しやすいマニュアルが出来上がっていくことです。
    そしてそのマニュアルが代々受け継がれていくことで「誰でも使えるマニュアル」にブラッシュアップされていくのです。

    まとめ

    もしかしたら、普段何気なく「マニュアル」を使っている方もいらっしゃるかも知れません。
    しかし、日常的に毎日使っているマニュアルは、実はとても優秀で強力な新人教育のツールでもあります。
    まずは今の実務担当のあなたが、マニュアルを見直してみることをおススメします。
    あなたや新人を助ける、ピカピカのマニュアルに磨き上げていきましょう。

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