チェックリストは本当に効率的?チェックリストを使う効果とは。

    2019.06.14

    チェックリスト 効率化


    チェックリスト。
    その名の通り、作業や業務の手順がリスト化されていて、
    一手一手チェックをしながら進めるための道具。それがチェックリストです。

    皆さまはこの『チェックリスト』を、どう思いますか?

    「毎日同じ作業なんだから、チェックリストなんか要らないよ。」
    「チェックしないといけない分、逆に効率が悪くなるんじゃないの?」

    と思われている方もいるかもしれません。

    チェックリストを使うか使わないかで、
    最終結果的な効率は、どちらのほうが良いのでしょうか・・・。

     

    できる人ほど、ミスを起こしやすい

    とくに、毎日同じことをするルーティンな作業には、
    「完全にパターン化されているから、今さらチェックリストを使う意味はないだろう」
    と思うかもしれません。
    ところが、実際には、ルーティンワークは慣れている業務だからこそ、
    集中力が薄れて、失われて、うっかりミスが発生しやすいのです。
    ミスが起これば修正のために何度も同じ作業をやり直すことになって、
    効率も悪くなりますし、あなたの評価は下がってしまいますよね。
    結果的に、チェックリストがあることが、記憶の仕事より効率を上げることもあります。

     

    ルーティンだからこそ、チェックリストの活用を


    毎日パターン化されたルーティン業務があるといえども、
    あなたには日々、突発的に急ぎの仕事の依頼が入ってきますよね。
    そうすると手を止めてその仕事にあたる。
    バタつきながらもやっと仕事を片付けて、いざ、途中で中断していた仕事に戻ろう。
    実はうっかりミスは、そういったタイミングで起きやすいんです。
    形のない、自分の記憶で進めている作業なので、
    どこで手を止めたのか?が時間が経つとあいまいになる場合もあります。
    「たぶん、ここまでやってたな」
    「続きはたぶんここからだ」という、
    「たぶん」「だろう」で仕事を再開してしまい、
    実はその一歩前の手順が抜けてしまっていて、ミスが起きる。

    また、こういった場合のミスは、原因と是正がとても大変です。
    どこでミスをしてしまったのか、最後から一歩ずつ戻っていかないとわからないためです。
    なぜなら、頼れるのは毎日の自分の記憶しかないので、
    仕事を止めた場所もあいまい、再開した場所もあいまい、
    そしてどこが抜けたかもあいまい、な為です。

    毎日やることが当たり前すぎて、忘れてしまうこと」って、誰にでもありますよね。

     

    チェックリストがあることで、うっかりミスを防ぐ


    チェックリストが要らないくらい優秀な人は、説明がある程度足りなくても、
    それを自らの経験や知識、頭で補って理解をすることができます。
    しかし、それが仇となって、時として「早とちり」や「思い込み」の作業になってしまい、
    それがうっかりミスを生んでしまいます。
    チェックリストがありそれを使うことで、こういったミスは激減しますね。

     

    やるべきこととやらなくていいことが明確になる。

    では、「早とちり」や「思い込み」で生まれてしまうことは、何でしょうか?
    前述したように、やらなくてはいけない手順が抜けてしまうことも
    もちろんなのですが、実はその逆もあり得ます。
    やらなくてもいいことを手順に加えてしまうことです。
    ある程度、自分で理解ができる不足点は、自分の経験や知識で補えます。
    しかしそれだけだと、「自分のやり方」になってしまう傾向があり、
    実はやらなくてもいい工程を挟んだり、
    簡単にできることでも手順を増やしてしまう場合もあります。
    「自分はいつもこのやり方だから」が、
    いつも簡単簡潔で効率のいいことばかりとは限りません。
    ましてやその手順は自分の頭にあるので、他の人には見えません。
    チェックリストを使うことで、やるべきことはこれだけ!という
    洗練された手順を日々作り上げていくことができます。

     

    自分がやらないと仕事が止まる。を、なくしましょう。


    さて、少し話を戻してみましょう。
    あなたには毎日、突発的に入ってくる仕事がたくさんあります。
    その仕事の重要度によっては、途中の仕事も、今日の予定も全て投げうって、
    その仕事に取り掛からないといけない時も、もちろんありますよね。

    「今日も急な仕事で、一日が終わってしまったな・・・」

    お疲れ様です(笑)
    その対処のスピードは、あなたの会社にとって、とても必要なことです。

    しかし、途中の仕事や、今日予定していた仕事は・・・今日できませんでしたね。

    あなたが空いていていないと進まない仕事や
    あなたがやらないと進まない仕事というのは、持たないほうがよいです。
    とくに役職が上になればなるほど、仕事は抱え込まず分配できるほうが、
    会社にとっては、プラスの要素になる場合が多いです。

    しかし仕事の手順があなたの頭にしかないと、それは実現できません。
    チェックリストという形にできるものがあると、
    突発的な仕事の依頼で途中の仕事を誰かに任せる時も、どこまでやったか伝えられる。
    どうしてもあなたが仕事に戻れなくて、今日予定していた仕事を誰かに進めてほしい時も、
    すぐに、的確に、この通りやればミスのないやり方で、仕事を任せることもできますよね。

     

    チェックリストは効率的?非効率?

    さて、チェックリストを使うと、どういった効果があるのか、例を見て頂きました。
    優秀な人ほどうっかりミスを起こしやすいもの。
    チェックリストを用意し自分自身も使うこと、
    そしてチェックリストで部下や同僚に仕事の指示ができれば、
    仕事の効率はもっと良くなるも知れません。
    少なくとも、

    チェックリストを使うことで効率が悪くなる。

    ということはなくなるのではないでしょうか。

    仕事の効率化でお悩みの方は、
    ぜひ一度、あなたがいつもやっている手順を、
    チェックリストに書き出してみて下さい。

 

 

アニー無料勉強会・セミナー情報 アニー活用のヒントや、便利な使い方事例などを紹介

東京・大阪で定期開催!
アニー【勉強会】に参加してみたい!

「説明書だけじゃ、わからない・・・。」アニーの基本設定や基本操作、KANTSUでの便利な使い方事例など「アニーを始めたいけど、何から?どうやって?」という方に向けた勉強会です。東京・大阪ともに一日3開催、定期的に勉強会をさせて頂いております。お近くの方はぜひご参加下さい!

事務所でお使いのPCで!
アニー【eレクチャー】を受けてみたい!

「アニーって実際どんなふうに使うの?」「上司に説明するのに画面を見てみたい!」「設定中に行き詰ってしまった・・・。」そんな方には、パソコン画面共有ソフトを使いKANTSUから操作するパソコンの画面を見て頂く、eレクチャーを開催しております。アニーのご紹介や簡単な操作説明などさせて頂けます。