皆様は『チェックリスト』または『チェックシート』を作ったことはありますか？

使ったことはあるけど、自分で作るのは時間がかかるからしたことはない、という方がほとんどかと思います。
「テンプレートを使う方が楽やん」という考え方もあり、インターネットからダウンロードしたテンプレートをそのまま使う方もいらっしゃるかと思います。

しかし！テンプレートのチェックリストを使う時は、いくつか注意が必要です。
そのままの内容で使うと、思わぬミスに繋がる可能性もございます。

今回はテンプレートでチェックリストを使うときに気をつけたいことをご説明します。

ネットから拾ったテンプレートは要注意

そもそも『テンプレート』とは、定型文や雛形という意味です。
例として、ネットショップの注文確定メールやイベントの案内といった、送る人数や回数、頻度は多いけど決まった文章をお送りする時は、テンプレートの文章から少し編集してお送りしますよね。
そのように仕事を効率よく進めるためにテンプレートを使用するのは非常に効果的です。

チェックリストは使いたいけど一つ一つ項目を入れたり入力するのは正直手間だし、ネットで自分の仕事と同じ、もしくは似たような仕事のテンプレート探して使おうかな〜…と検討されている方や、実際にそうしている方もいますよね。
実は、そこに落とし穴があります。

インターネットからダウンロードしたものは見ず知らずの他人が作った『誰か』の仕事のチェックリストで、『あなた』の仕事のチェックリストという訳ではありません。
あなたにはあなただけの仕事があり、他人の仕事内容が書かれているものを使って正しく仕事できることはほとんどありません。
そのため、あなたがしていること・しないことを追記や削除修正をしてから使いましょう。

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また、知らず識らずのうちに会社には文化があって、それぞれ会社独自の共通の言語が生まれています。
あなたが会社で当たり前に使っている言葉を他社の人との会話で使ったら通じなかった、という経験をもあるのではないでしょうか？

例で挙げると、私たちはお客様のことをお客様と呼んでいますが、得意先や先方と呼ぶ方もいます。
そのため、他社や他人が作ったチェックリストを使用する時は言葉のニュアンス・意味に齟齬がないかを確認しておきましょう！

最新の情報が使われているか

また、チェックリストやマニュアルは最新のものじゃないと正しい仕事もできません。
というのも、先ほどに続いてインターネットから拾った場合、チェック項目の情報が年単位で更新されていない可能性もあります。

会社の方針も法律もどんどん変わって行く世の中で5年前の法律や情報のものを使ってしまうと、間違いが起きる可能性が高いです。
5年前は許されたけど、今やってしまうと法律に引っ掛かってしまった、という最悪の事態になりかねません…！

そんな事態を防ぐには、更新日付が明記されているものを使用することをオススメします。
当たり前ですが、更新日付が今日に近ければ近いほど情報は新しいため、内容の精査や更新も少なく済むので比較的早く使えるのです。

チェックリストは一から作ることが成果への近道

今回はテンプレートのチェックリストを使用する時の注意点をお伝えさせて頂きました。
『テンプレート』というものは仕事の効率化を進める上で非常に便利です。
ですが、どこかからダウンロードしたものだと、情報が古かったり御社とニュアンスが違ったりする為に注意が必要になります。

また、お時間がある方はご自身でチェックリストを作る方が効率的かつ実用的なので、私たちはオススメしております。
テンプレートのように項目の精査・更新が必要ありませんし、自分の仕事をそのままチェックリストに落とし込むことで情報も最新にでき、正しい仕事ができます。
皆様の状況に応じてテンプレートを活用してみてください！

使えるチェックリストを作る3つのポイント｜チェックリスト作成方法