今日は見やすいマニュアルの作成方法を考えていきたいと思います。
仕事手順を整理するのが苦手、マニュアルを作成するのが苦手という方も多いと思います。
しかしそれは、コツを抑えると簡単にできるものです。

今日は分かりやすい事例として
ホットケーキのレシピを題材としてご説明していきます。

皆様の中には
朝食などに家でホットケーキを焼く方もいらっしゃいますでしょうし、
子供の頃にお母さんとホットケーキを一緒に作ったことのあるかたもいらっしゃると思います。

しかし、想像してみてください。
もし仮に材料も手順も何も知らない状態で、初めて1人でホットケーキを作るとなった場合、みなさんは何も調べずに作ることはできますか？

おそらく多くの人は「できない」とお答えすることでしょう。
材料も漏れなくそろえることはできません。

初めての料理やお菓子作りは、事前に必ずレシピを見て調べてから
買い物や調理に掛かりますよね。
そして、レシピ通りに作れば誰が作ってもある程度は同じ味、同じ食感のものが出来上がります。

実はこのことは仕事でも同じことが言えます。

仕事にもレシピというマニュアルが必要で、新人でもベテランでもその通りにやれば同じ結果値が出る環境であることがベストと言えます。

今日はホットケーキのレシピに沿って、仕事のマニュアルの組み立て方を考えましょう。

仕事の流れどおりにカテゴリーを作りましょう

まず、ホットケーキを作るには大きく4つのカテゴリーに分けてみましょう。

①材料を買う
②材料を混ぜる
③ホットプレートで焼く
④お皿に盛り付ける

このように大きな流れをカテゴリーとして入れてみると、『ホットケーキを作る』為にやるべきことが分かりやすくなりましたね。
仕事でも、1つの事務処理でするべきことを整理整頓して手順を見える化することが大切です。

仕事の中身手順を明確に作りましょう

これで作業のカテゴリー分けできましたが、これだけでは仕事はできません。

カテゴリーごとに仕事の中身の手順を明確にしてください。

例えば、ホットケーキを作るときに『材料を買う』だけでは何が何個必要なのかわかりません。
そこで、カテゴリー内で用意すること、実施する手順を全て書き出します。

①材料を買う
・たまご1個
・牛乳1本(250ml)
・ホットケーキの粉1袋（500g)
・油適量
・メープルシロップ適量
・バター適量

これでホットケーキに使う材料が分かりましたね！
この時大切なのが５W２Hや、数字を使って分かりやすく書くことです。

牛乳を1本、だけであれば２５０mlか５００mlか分からず、違う結果になってしまうかもしれませんよね。
数字の情報は特に正確に記載しておきましょう。

もっと細かく言うと、『この品種の卵が良い』とか『パーティのときはホイップとフルーツも用意する』といったコツやポイントを書くと、クオリティはもっと上がります。

仕事も同じですよね。
ちょっとしたコツやポイントは1人が握ってしまいがちです。
それをマニュアルに加えることで1人のノウハウをみんなでシェアすることができます。

実際にマニュアルを使ってみましょう

このように全てのカテゴリー内で手順を書き出して、マニュアルができました。
大事なのは実際に使用することです。

そのマニュアルを使用して誰でも同じ手順、同じ時間で同じ味のホットケーキができるかを検証します。

その時、間違いがあれば修正し、要確認点があれば色つけなどします。

大人が作っても子供が作っても同じ味のホットケーキならば、このマニュアルは大成功です。

お母さんが忙しくても子供が代わりにホットケーキが作れる、Aさんが忙しくてもBさんがAさんの代わりに仕事ができる。
この環境を作ることが非常に大切なのです。

マニュアルをチェックリスト化しよう

作ったマニュアルはチェックリストにしましょう。
チェックリストとは１行１情報で仕事内容を整理し、1つ1つ行が完了するごとにチェックを入れられるようにするもののことです。

なぜチェックリストにして使うとよいのかというと、抜け・漏れを防ぐことができるからです。

マニュアルでも全然ホットケーキは上手に作れますよ！という方もいらっしゃると思います。

とはいってもレシピ本やサイトを見ながら調理をしていると、たまに手順を飛ばしてしまうことありませんか？

「あ、最初は強火じゃなくて弱火だった」
「塩をいれるの忘れてた」などなど。細かいところは忘れやすいです。

仕事でも小さな一手間や手順を1つ飛ばしてしまったり、日常でも仕事でも起きてしまいがちですよね。

しかしそうなると最高のパフォーマンスは引き出せません。

そういった時に自分以外の人でもチェックリストを見てやったことのWチェックができるのが大切です。
なので私たちはチェックリスト型のマニュアルを日々使用しています。

ミスしそうな項目は赤文字にしよう

チェックリストを作ったら、ミスしそうな箇所もしくはミスをすると大きな痛手となる箇所は赤字など目立つようにしてください。

ホットケーキの事例でお伝えすると、非常にベタですが『塩と砂糖を間違うな！』なんてことはもちろんレシピには書いていませんよね。
ですが、もし本当に間違えてしまうと非常に美味しくないホットケーキが出来上がります。

だから、間違いそうなことや、過去に間違ったことのあることは赤文字や大文字など目立つように表記するのが大切です。

↓実際に業務で使用しているチェックリスト

チェックリストを活用しながら仕事をしよう

今回はホットケーキの作り方に準えて、仕事のマニュアル・チェックリストの組み立て方をお伝え致しました。
いかがでしたか？

家で初めての料理をするときは誰かに教えてもらうだけでなく、レシピを見ながらするとある程度は美味しいものができます。

今回お伝えしたかったのは、仕事でもその環境を作ることが大切ということです。

料理の技術を磨こうと思うと誰かに習ったり、何度も自分で練習をしますよね。
仕事も同じで、もっと仕事ができるようになるには教育や練習、訓練が必要です。

しかし、まずチェックリスト・マニュアルを用いることで、誰がやってもある程度のレベル感まで達することが仕事の上達、新人即戦力化のコツなのです。