2019.09.10 チェックリスト

    もしこの世にチェックリストがなかったら

    チェックリスト

    皆さんは日々の業務の中で『チェックリスト』を使用していますか?
    弊社ではチェックリストを営業・経理・総務・物流現場など、どこでも使用しています。

    仕事の中でのチェックリストの使用目的としては『業務の抜け漏れ防止』『作業の統一化』『業務の引き継ぎ確認』等々…
    いろんな目的で使用されています。

    先日、そんなチェックリストにまつわるある事件が弊社の営業部にて発生し、オフィスが凍りつきました。
    今日はそんな事例を元に、チェックリストの必要性をお伝えします。

    前日に気づきました。「懇親会場のお店、予約が抜けている・・・」

    弊社は関西・関東で月に1度、物流に関するセミナーを開催しております。
    セミナー後は懇親会も開催しており、お客様とより深くお話させていただいています。

    準備を着々と進めて行きいよいよセミナー前日だ、という日に重大なことに気づきました。

    落ち込んでいる女性

    「懇親会のお店、予約が抜けていた…!!」

    このセミナーを5年間続けている中で初めて起きたミスでした。

    敏腕グルメ上司、ミスを決死のフォロー

    気づいた時には時すでに遅し。
    急いでお店に電話をしましたが、その日はもう予約がいっぱいだと返答がありました。
    私の頭は凍りつき、パニックなまま急いで上司にありのままの事態を報告をしました。

    私「申し訳ございません、明日の懇親会会場…予約、漏れていました

    その瞬間、上司と私の間に流れていた空気が凍りつきました。

    そこで冷静に対処したのがグルメに詳しい敏腕上司のDさんです。

    いろんなお店を探しましたが結果見つからず、最終的にいつも使っているお店にお願いし、何とか予約ができました。

    なんとかセミナーも懇親会も開催できたが・・・

    そしてセミナー当日。セミナーも懇親会も何事もなく開催できましたが
    もとより起きるはずのない緊急事態の対応をした上司のDさんは、1時間ほど動いてくれました。

    その時間、本来上司がその日にしなくてはいけない仕事の時間を奪ってしまった結果になります。

    二度とミスを起こさないために対策したこと

    今回のミスは絶対に二度と起こしてはいけない重大なチェック漏れのミスです。
    弊社開催のセミナーの催行日は何ヶ月先の日程も決めていることを踏まえて対策を2つ作りました。

    ①催行日が決定している日は全て先にお店の予約する。
    ②タスク管理ソフトを使用して部署内で上記を他者チェックする。

    この運用に変更したことで、上司は部下が行なった”こと”を管理できました。

    この世にチェックリストがなかったら

    疑問に思ってる女性

    このようなミスを記録する共通の道具がチェックリストです。
    もしこの世にチェックリストがなければ、ミスが起きても誰がいつ何をしたのかが明確にわかりませんし、対策を考えるのも時間がかかってもっともっと仕事の効率が落ちてしまいます。

    関通では今回のような抜け漏れのミスが出たら、まずチェックリストを確認します。
    使用したチェックリストにその項目が入っていなかったら、チェックリストを作った人が悪いので修正しないといけません。
    ですが、もし項目が抜け漏れなく入っていたならば、使ってた人が100%悪いし言い訳もできませんよね。

    もし、チェックリストを使わずにミスが発生していると、本当の原因がわからなかったり、言い訳されうやむやになり解決されないまま終わってしまうことも考えられます。

    ちなみに、懇親会会場の予約の項目はチェックリストにも入っていたので、完全に私の手抜きでした(涙)
    ですが上記に書いた通り、言い逃れも何もできません。
    正直な原因を上司に報告でき、上司は正しい対策、指導を私にしてくれました。

    私の手抜き、抜け漏れにより上司に時間を使わせてしまった申し訳なさ、あと一歩遅ければ取り返しのつかないことになっていた恐ろしさ。
    その2点から、私自身も二度と同じことをしたくないと強く反省しました。

    私がお伝えしたい4点

    最後に私が今回の記事でお伝えしたかった4点をざっくりまとめました!
    皆さんもこの記事を読んで、チェックリストを活用していただければ幸いです。

    ・人は忘れてしまうので、チェックリストで文字や時間の記録があるからこそ抜け漏れを防げる。
    抜け漏れを確認するための良い道具なので使わないとミスが起こる。
    ・チェックリストを使わずにミスをすると言い訳もできない
    ・チェックリストを使用していたら何がダメだったのか、正しい解決方法が出せる!

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