今回は、作業の属人化や重大なミスが発生していた現場を、チェックリストを使って劇的に改善した事例をご紹介します。

この現場では、アニーを使って「誰でも作業ができる」わかりやすいチェックリストを作成し、運用したことで、属人化が解消され、さらには現在まで無事故での運用を達成しています。

なぜ、チェックリストによってミスをなくすことができたのか?

その理由を、チェックリス トの作り方の3つのヒントも交えてご紹介します!

属人化や重大なミスはなぜ発生した?

今回の事例は、医療機器の製造を行っている物流現場でのお話です。
この現場では、2つのシステム(AとB)を使用して在庫を管理していました。

この在庫管理において、Aのシステムに登録されているデータをBのシステムに手打ちで入力するという作業が発生しており、これを担当者1名(以下、Xさん)のみで行っていました。

そのため、Xさんが急遽お休みするとその作業は止まってしまうという、いわゆる『属人化』になっ ている状況でした。
さらには、属人化によりWチェックができていなかったことで、お客様に過剰請求を行ってしまうという重大な事故が発生してしまいました。

この現場では、上記の作業に対するチェックリストを作成してはいましたが、それは作業のやり方 をすでに知っているXさんが作成したものでした。

そのため、他の作業者はそのチェックリストを確認するだけでは正しく作業ができない状態でし た。

更に、Xさんはすでに手順がわかっているためにチェックリストを使用せず作業を行っており、 チェックリストが形骸化してしまっていました。

この問題を解決するため、弊社の担当者がお手伝いさせていただきました。

Xさんが作ったチェックリストを改善し、「誰でもその作業ができる」わかりやすいチェックリストを作りあげました。

その結果、アニー作成後から現在まで無事故での運用を達成し、また、Xさんが1人で行っていた 上記の作業を2人体制に変更することができました!

さらに、Xさん以外の人でも、アニーを見れば作業ができるという状態を作りあげることができました。

チェックリストの作り方にヒントが!

なぜ、チェックリストを作り直しただけで問題がここまで劇的に改善したのでしょうか?

それは、チェックリストの作り方にヒントがありました!

1. あえてその作業を知らない人がチェックリストを作成した

今回、新しくアニーを作成したのは関通の営業担当でした。
この担当者はもちろん該当の作業を行ったことはなく、作業の手順をイチから教えてもらいながらチェックリストを作成しました。新人さんと同じレベルです。

こうして、あえて手順を全くしらない人がアニーを作成したことで、無意識に行っていた作業も「みえる化」することができました。

2. 作成途中からチェックリストを使ってもらい、アップデートさせていった

「誰でもその作業ができる」チェックリストを作りあげるためには、作成者以外 の人にチェックリストを使ってもらい、フィードバックをもらうことが大切です。

今回はスピード感をもったチェックリスト作成が求められていたため、作成途中の段階から作業者にチェックリストを使ってもらい、作成と修正を同時進行で進めました。

その結果、非常に短い期間でチェックリストを完成させることができました。

3. 作業を1から10まですべてチェックリストに落とし込んだ

チェックリストは、作業を1から10まで省かずにすべて落としこむことがポイントです。

今回の事例で例えると、「システムのデータを呼び出す」という作業を行う前に、まずはそのシステムをPCで立ち上げ、ログインするという作業を行っているはずです。

1から10まで落とし込むというのは、このログイン等の細かい作業もすべてチェックリストに落とし込むということです。
業務に慣れている人にとっては「当たり前」の作業でも、新人さんにとっては 「分からない」作業です。
そこでつまづき、仕事が止まってしまう可能性もあります。

画面の開き方やログインの仕方など、当たり前のように行っている作業も手順として捉え、チェッ クリストに落とし込むことで、「新人さんでもアニーを見ながらひとりで作業ができる」という状態を 作り上げることができます。

まとめ

属人化や重大なミスが発生している現場でも、ポイントを意識しながら「誰でも使える」チェックリ ストを作成することで、問題を解決することができます。

チェックリストのポイント3つを再度まとめておきます。

1. その業務手順を知らない人があえてチェックリストの作成を行うことで、だれでもわかるチェックリストをつくることができる

2. チェックリストを作ったあとに作成者以外が使用し、内容をブラッシュアップする

3. 作業は1から10まですべてチェックリストに落とし込む

みなさまもこのポイントを意識して、チェックリストでミス削減や属人化解消を実現しましょう!

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