ペーパーレス化とは紙を無くすということであり、ビジネスでの様々な文書を紙に印刷せず、可能な限り電子化して使用することを指します。

現在では書面の保存に関係する規則を定めるというe-文書法によって、税法や商法で保管が義務付けられている文書について、紙文書だけでなく電子化された文書ファイルでの保存が認可されるようになりました。

実際、ペーパーレス化が起こることで仕事環境にどう影響するのでしょうか。また、ペーパーレス化を行う上でうまく活用するためにどういった方法や失敗例、メリットやデメリットがあるのかこれから紹介します。

ペーパーレス化をするメリットとは？

一つ目は、印刷のコストを削減できることです。

文書を紙に印刷するためにはトナー代や紙代にお金がかかるということが当然のようについて回ってきます。ペーパーレス化ではそういった印刷にかかるコストを削減します。

紙代やトナー代のような金銭的コストだけではなく、例えば会議に利用する資料を用意しなければならない際の、印刷するのにかかる時間や労力といった時間的・人的コストを削減することもできます。

二つ目は、書類を探すのが簡単になることです。

仕事をする上で少なからず起こることは「必要な書類がどこにあるか分からない」といった事態です。必要な書類が多くなればなるほどそうした頻度は高くなり、そのせいで仕事時間が減ってしまいます。

データ管理のためにパソコンを使用することで、そうした事態に陥ることなく、的確な場所を探すことができます。

三つ目は、いつでも・どこでも・誰でもアクセス可能になることです。

目的の文書が手元になければ何もできない紙媒体とは違い、電子媒体は時間・場所を選ばず閲覧することができます。誰でも、というと安全面に不安を抱くかもしれませんが、資料にアクセス権限やパスワードを設けることができるので、その点においてもペーパーレス化したほうが安全です。

四つ目は、保管スペースを削減できることです。

電子媒体の資料は物理的に保管スペースを取らないので、職場はいつもスッキリで綺麗な状態になります。年が経つと痛みを被る紙と違って、常に同じ状態で保管することができます。

五つ目は、地球環境に優しいということです。

ペーパーレス化によって改善されるのは職場環境だけでなく、地球環境の保護に関しても一役買っています。日本は世界から有数の紙消費大国であると認知されており、当然のことながら、消費した紙の分だけたくさんの樹木が伐採されています。

ペーパーレス化をするデメリットとは？

一つ目は、見やすさに問題があることです。

多くのメリットを持つペーパーレス化ですが、視認性という点ではいくつか問題が生じることがあります。

まず、電子媒体よりも紙媒体のほうが複数枚の資料を同時に参照する際の見やすさに適しています。ディスプレイ上でも複数枚の資料を並べて閲覧するのは不可能ですが、紙で閲覧する場合と同じ見やすさのまま閲覧するにはディスプレイの必要性はかなり高いと言えます。

二つ目は、導入コストが高いことです。

印刷代を節約できるとはいえ、導入するためには少なくとも費用がかかります。

三つめは、故障等の影響を受けることです。

電子機器による運用には、故障等の心配が当然のようについてきます。常にバックアップを取っていれば十分なのですが、それが不十分だった際、一度にすべてのデータが消失してしまうという可能性もあります。

ペーパーレス化を進める方法とは？

ペーパーレス化を効率よく進めるためには、どのような方法・手順が必要になるのでしょうか。これから紹介するのはペーパーレス化に向けて準備するべきことや具体的な流れについての例です。

一つ目は、紙を用いて行っている文書や業務をピックアップすることです。

ペーパーレス化が可能なのかどうかを判断するためにも、その文書や資料を分類分けして、どのような目的で誰が使うための文書や資料なのかを洗い出す必要があります。

二つ目は、洗い出した業務の中で、ペーパーレス化が可能な業務と可能でない業務とで切り分けることです。

顧客や取引先とのやり取りで紙媒体の書類を使用している場合や、法律で書類の保管や提出が定められているもの以外は、社内での業務フローや調整を見直すことでペーパーレス化を実行できないか考慮してみましょう。

三つ目は、ペーパーレス化に必要なシステムやツールを選定することです。

書類をPDF化し従業者が個別にデータを管理するというやり方もありますが、業務効率化の効果をより高めるのならば、文書管理システムやクラウドサービス、業務に応じたITシステムを導入されることを推奨します。

実際にクラウドシステムの導入でペーパーレス化を行った結果

☑紙資料を探す時間が省けて作業効率化につながった

☑クラウド型システムだと、いつでもどこでも編集できるためミスが大幅軽減

などの効果を発揮した導入事例があります。

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四つ目は、目的や意義を社内へ周知することです。

ペーパーレス化の実行に進む前にまずは意義や目的に対する理解を従業員から得ることが必要です。それをせずにいると、これまでの慣れた方法に戻ってしまい、紙資料が無くならないということもあり得ます。

また、ツールを導入したのに使いこなすことができず、逆に非効率になってしまうこともあり得ます。そのため、なぜこの業務をペーパーレス化するのか、その目的や意義を丁寧に従業員に周知することが必要です。

五つ目は、効果を可視化することです。

ペーパーレス化を行うことで「効率化につながる・生産性が向上する」と言われても具体的にイメージしにくい方もいらっしゃると思います。数値としてどのくらい効果があったのかを可視化して、従業員にも展開することができれば、ペーパーレス化の推進にも繋がっていくでしょう。

ペーパーレス化を進めるにあたって

ペーパーレス化とは紙を無くすということであり、ビジネスでの様々な文書を紙に印刷せず、可能な限り電子化して使用することを指します。

ペーパーレス化の実現は、コスト削減や業務効率化など多種多様にメリットがあります。これまで紙書類による申請が当たり前とされてきた労務業務や社会保険業務も、これからは電子申請の利用が拡大していくでしょう。

ペーパーレス化を効率よく進めるためには、ペーパーレス化に必要なシステムやツールを選定することが重要です。

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