2019.12.22 マニュアル ミス防止 新人教育

    マニュアルを作って満足してはいけない3つの理由
    今日は業務マニュアルを作って、満足してはいけない3つの理由についてお話しましょう。

    皆さんの会社では、作成された業務マニュアルの管理はどのようにされていますか?

    キレイに棚に閉まってありますよ。見たい人が見たいときに見れるようにね。
    エクセルで作ったマニュアルなので、共有のフォルダにファイルを溜めてます。
     業務マニュアルは各々作った人が持っているから、管理はしていないな…。

    こんなこと起こっていませんか?

    せっかくあなたが時間をかけて丁寧にマニュアルを作ったとしても、
    誰も使わなかったり
    使いたいときに見つからない状態では、意味がありませんよね。

    しかし、案外そういう状況の企業様は多いんです。

    いざ、使おうとしたらマニュアルがどこにあるか分からなかったり、
    3か月前に作ったから情報がちょっと古かったり。
    マニュアル作りって結構時間がかかるのに1度も見られていない、ということも
    案外共感いただけることではないでしょうか?

    作ったマニュアルをなくして探している図

    マニュアルは、作って満足して終わり。ではありません。
    作成されたマニュアルは、日々使用し内容を磨き上げられてこそ、効果を発揮します。

    なぜ日々使用し磨き上げる必要があるか?
    それは、マニュアルは使い込むからこそ業務のプラスになることがたくさんあるからです。

    今日はその中でも特にマニュアルを使って効果のでる3つのことをご紹介します。
    それは

    ①ミスを防止することが出来ること
     ②業務の生産性が向上すること
     ③新入社員の教科書になること

    この3つの理由を読んでいただくことで
    「マニュアルは作って満足してたらダメなんだ!」
    と思っていただけると幸いです。

    ①ミスを防止することが出来ること

    業務の抜け漏れ・ミスを防ぐチェックリスト

    「そりゃ、マニュアルは業務の手順を書いているんだから、ミスを防止するのは当たり前だよ」

    と声が聞こえてきそうですが
    ここでお話したいことはマニュアルを「使い込む」ことでのミス防止です。

    お仕事は1回マニュアルを作っただけでは
    想定される様々なパターンやイレギュラーには対応できません。

    だからこそマニュアルを、毎日使いながら、さらなる問題点や不足点を是正していくことが大切なのです。

    マニュアルがあると、毎日、誰がやっても、そのマニュアルを使えばいつも同じ手順です。
    いつも同じ手順だから、余計なことはしない。当然、ミスは減ります。
    仮にミスが起きても、このマニュアルのどの箇所でミスをしたのか?が明確で、
    その箇所がボトルネックであれば、ピンポイントで正しい是正ができます。

    マニュアルがない、人の記憶で起きるミスは、
    あの時こうだったかも・・・
    多分こうやったかも・・・
    と手順も曖昧なため、どこでミスしたのかも曖昧で、正しい是正対策を打てない場合もあります。
    そうするともちろん、次に同じ作業をする時に、またミスをするかも知れません。

    マニュアルがあることで、ミスは減らすことが出来ます。
    それは、いつもマニュアルが使われ、最新の手順に保てているから、実現できます。

    また私たちが推奨するのは
    「チェックリスト」型のマニュアルです。
    チェックリストの箇条書き方式だと、
    手順が整理整頓されておりますので
    どの行でミスが起こったのか?が明確に分かるようになります。

    毎日・毎週・毎月の繰り返し仕事を「うっかり」忘れない仕組み|チェックリストの使い方・活用方法

    アニーの機能を見る

    ②業務の生産性が向上すること

    忙しい仕事に追われている人

    よく業務においてマニュアルを使いましょう。とルールでも、
    「いやいや、マニュアルを見る分、作業が遅くなるでしょ。」
    「覚えているほうが断然早いよ。」
    という声もよく聞きます。

    もちろん、一手や二手の手順であれば、マニュアルを見るほうが遅くなるでしょう。
    しかし、あなたのやっている仕事は、そんな簡単な仕事でしょうか?

    長~い作業手順の仕事を毎日マルチタスクで作業し、途中上司や部下から声をかけられ一旦手を止めてまた再開、
    そんな時、
    次やる仕事、何から手をつけるんだったっけ?
    えっと、この仕事の次の作業手順はこうでああで・・・
    あれ?今の作業どこまで進めていたっけ?
    実は、頭で覚えている仕事の手順の呼び出しって、意外と時間がかかっているんです。

    ひとつひとつは短くても、先ほどのように一日8時間、
    マルチタスクでやっている仕事の手順の呼び出しの量は、まとめてみると意外な時間になることもあります。

    毎日やっている、分かり切ってると思っている作業でも、
    マニュアルが手元にあることで、記憶から呼び出す必要がありません。
    または呼び出しが早くなり、結果、効率は良くなると考えています。

    また正確性と生産性には密接な関係があります。
    失敗した是正をしたり、手順を戻ったりするのは手間がかかります。

    ぜひ、マニュアルを手元に置いて作業をするクセをつけてください。

    チェックリストは本当に効率的?チェックリストを使う効果とは。

    そもそもマニュアルを作るノウハウがなかったんです

    ③新入社員の教科書になること

    会社も教科書があるべき!

    新入社員が入ってくるから教育のためにマニュアルを作成される方も多いと思います。
    しかし、過去に作ったマニュアルを引っ張り出してきて
    新入社員に渡す方もいらっしゃると思います。

    そのマニュアルは本当に最新版ですか?
    また、新入社員に分かる言葉で書かれてありますか?

    自分で一度使ってみて、最新版に更新した上で
    教育に使用することをおすすめします。
    案外、仕事というものは日進月歩で手順が変わります。

    それもそのはず、ライバル・お客様・技術・時代・流行…
    あなたの会社を取り巻く物は日に日に変化しているのですから。

    最新版のマニュアル

     

    マニュアルができたら、次は教育方法です。

    今でもよくある仕事の教え方があります。

    私がやるから、メモ取って見てて。
    俺の背中を見て仕事を覚えろ。

    さて、この教育方法で一ヶ月経ち、
    実際に部下に仕事をやらせてみて下さい。

    果たして教えた通りの仕事が出来る部下はどれくらいいるでしょうか?
    思っているほど、出来る部下・新人はいないのではないでしょうか?

    色々な要因はあるかと思いますが。

    ・書いているメモの内容が不十分。
    ・作業のスピードにメモも頭も付いていっていない。
    ・メモは書いているが何をしているのか分かっていない。
    ・この作業の大事な所がわかっていない。

    などなどが考えられます。

    まだ入社したばかりで会社のことも仕事のこともよくわからない中で、
    「メモして覚えろ」「見て覚えろ」は、正直、限界があります。

    私たちが新人教育で大切にしているのは
    「手を動かさせる」ことです。

    まずは新人は手を動かして覚えるべきです。
    パソコン仕事などもマウスを持つのは新人。
    先輩は横で説明をしてあげましょう。

    そのときにマニュアルを教育の軸としてください。
    マニュアルが教科書になると、新人がメモを取りながら混乱することもなくなります。
    ・マニュアルがある安心感
    ・一人でできる仕事が出来た達成感

    新人のモチベーションも、アップすることでしょう。

     

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    毎日使われるマニュアルは、会社の財産になります

    さて、いかがでしたでしょうか。

    こうしてマニュアルは日々使われ、アップデートされることで
    会社の様々な問題を解決してくれる大事な道具になっていきます。

    そして、
    ベテランが持つ正解と新人が起こしやすい失敗が詰まった、会社の財産
    になります。

    つまり、仕事が出来るベテランの頭の中にある手順(正しい正解)と、
    新人さんが起こしやすい失敗の対策・是正が詰まった、

    他社には無い、御社独自のノウハウと強みが詰まった道具になります。

    このマニュアルをもっている会社は、きっと強くなります。
    御社のお客様から見れば、御社を選ぶ安心感になり、ライバルからは、脅威になるからです。

    だからこそ、
    マニュアルは作って満足して終わりではないのです。

    作れた時が本当のスタート。
    ここから使い込んでいくことが重要なのです。

     

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    マニュアルを毎日使って成果を出しましょう!

    マニュアルは毎回使うことによって成果が出てきます。
    皆さんの会社でもしマニュアルが埋もれているなら、今回のポイントを抑えて成果の出るマニュアルにしていきましょう。

    ①ミスを防止することが出来ること
    ⇒ミスをしたこともどんどん更新していきましょう。

     ②業務の生産性が向上すること
    ⇒以外と盲点な「考える」時間がなくなります。

     ③新入社員の教科書になること
    ⇒マニュアルを見て、新人さんに手を動かしてもらいましょう。

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