マニュアルの管理、どうしてます?

    2019.07.25

    マニュアル ミス防止 新人教育

    皆さんの会社では、マニュアルの管理はどのようにされていますか?

    キレイに棚に閉まってある。
    エクセルファイルで溜めている。
    それぞれが持っているから、把握していないな…。

    業務で使いたい文書がすぐに見つからない」では、意味がありませんね。

    マニュアルは、作って終わり。ではありません。
    作ったマニュアルを日々管理することで、更に磨き上げられたマニュアルに成長していきます。

    磨き上げられたマニュアルとは、

    ミスを防ぐことが出来ること
    生産性が向上すること
     新人の教科書になることです。

    そしてこれが実現できると、ただ単にマニュアルというだけではなく、もっと大きな意味を持つものになります。

    マニュアルは、ミスを防ぐための道具になります

    マニュアルは、毎日使い込むことで、さらなる問題点や不足点が見つかります。
    そしてその解決策は、同じ箇所で起きるミスまた実施する人が変わること起きるミスを防ぐことができます。

    マニュアルがあると、毎日、誰がやっても、そのマニュアルを使えばいつも同じ手順です。
    いつも同じ手順だから、余計なことはしない。当然、ミスは減ります。
    仮にミスが起きても、このマニュアルのどの箇所でミスをしたのか?が明確で、
    その箇所がボトルネックであれば、ピンポイントで正しい是正ができます。

    マニュアルがない、人の記憶で起きるミスは、
    あの時こうだったかも・・・
    多分こうやったかも・・・
    と手順も曖昧なため、どこでミスしたのかも曖昧で、正しい是正対策を打てない場合もあります。
    そうするともちろん、次に同じ作業をする時に、またミスをするかも知れません。

    マニュアルがあることで、ミスは減らすことが出来ます。
    それは、いつもマニュアルが使われ、最新の手順に保てているから、実現できます。

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    マニュアルは、実は生産性アップの道具にもなります

    よく業務においてマニュアルを使いましょう。とルールでも、
    「いやいや、マニュアルを見る分、作業が遅くなるでしょ。」
    「覚えているほうが断然早いよ。」
    という声もよく聞きます。

    もちろん、一手や二手の手順であれば、マニュアルを見るほうが遅くなるでしょう。
    しかし、あなたのやっている仕事は、そんな簡単な仕事でしょうか?

    長~い作業手順の仕事を毎日マルチタスクで作業し、途中上司や部下から声をかけられ一旦手を止めてまた再開、
    そんな時、
    次やる仕事、何から手をつけるんだったっけ?
    えっと、この仕事の次の作業手順はこうでああで・・・
    あれ?今の作業どこまで進めていたっけ?
    実は、頭で覚えている仕事の手順の呼び出しって、意外と時間がかかっているんです。

    ひとつひとつは短くても、先ほどのように一日8時間、
    マルチタスクでやっている仕事の手順の呼び出しの量は、まとめてみると意外な時間になることもあります。

    毎日やっている、分かり切ってると思っている作業でも、
    マニュアルが手元にあることで、記憶から呼び出す必要がありません。
    または呼び出しが早くなり、結果、効率は良くなると考えています。
    ぜひ、マニュアルを手元に置いて作業をするクセをつけてください。

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    マニュアルは、新人が安心して仕事ができる道具です

    最後に、当たり前ですが、あなたが使っているマニュアルは、いつも最新の正しい手順書です。
    部下や新人さんに仕事を教える時に、このマニュアルを使い、教えてあげて下さい。

    今でもよくある仕事の教え方があります。

    私がやるから、メモ取って見てて。
    俺の背中を見て仕事を覚えろ。

    さて、この教育方法で一ヶ月経ち、
    実際に部下に仕事をやらせてみて下さい。

    果たして教えた通りの仕事が出来る部下はどれくらいいるでしょうか?
    思っているほど、出来る部下・新人はいないのではないでしょうか?

    色々な要因はあるかと思いますが。

    ・書いているメモの内容が不十分。
    ・作業のスピードにメモも頭も付いていっていない。
    ・メモは書いているが何をしているのか分かっていない。
    ・この作業の大事な所がわかっていない。

    などなどが考えられます。

    まだ入社したばかりで会社のことも仕事のこともよくわからない中で、
    「メモして覚えろ」「見て覚えろ」は、正直、限界があります。
    ましてやそんな中でミスをしてしまうと・・・

    「この会社、この仕事、向いてないかも・・・」

    そうならないためにも、新人にはいつも使っているマニュアルを使い、丁寧に教えてあげてください。
    「丁寧に教える」とは、

    「マニュアルに沿って一度やって見せて、やらせてみせてチェックする」ことです。

    マニュアルを教育の軸として、
    教える一回目は、あなたが実施をし、
    マニュアルの内容や意味をしっかり教えながら、作業をして下さい。
    二回目は、マニュアル通り、新人にやってもらって下さい。
    あなたは間違った時以外は口を出さず、
    マニュアル通り作業をしているかチェックをしてあげてください。
    それを回数を決めて何度か繰り返し、後は新人に任せてあげてください。

    ・マニュアルがある安心感
    ・一人でできる仕事が出来た達成感

    新人のモチベーションも、アップすることでしょう。

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    毎日使われるマニュアルは、会社の財産になります

    さて、こうしてマニュアルは日々使われ、アップデートされ、
    新人だけでなく、働く全ての従業員にとって、とても大事な道具になっていきます。
    そうなることで得られる、会社にとってもっと大きな意味を持ちます。

    それは、

    ベテランが持つ正解と新人が起こしやすい失敗が詰まった、会社の財産

    になります。

    つまり、仕事が出来るベテランの頭の中にある手順(正しい正解)と、
    新人さんが起こしやすい失敗の対策・是正が詰まった、

    他社には無い、御社独自のノウハウと強みが詰まった道具になります。

    このマニュアルをもっている会社は、きっと強くなります。
    御社のお客様から見れば、御社を選ぶ安心感になり、ライバルからは、脅威になるからです。

    ただ単純に「仕事のマニュアル」を作る・使うだけと考えずに、ライバルに負けないあなたの会社の強みを作り上げてください。

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    まとめ

    マニュアルは毎回使うことによって成果が出てきます。
    皆さんの会社でもしマニュアルが埋もれているなら、今回のポイントを抑えて成果の出るマニュアルにしていきましょう。

    マニュアルで作業手順を統一し、ミスした箇所がわかるようにする
    手順を思い出すよりもマニュアルを見た方が生産性が上がる
    ・新人さんにはマニュアルに沿って実際にさせてみる

 

 

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