公開日:2019.12.22| 最終更新日:2021.04.07 マニュアル ミス防止 新人教育

    マニュアルとはのアイキャッチ画像
    マニュアルとは、取り扱い説明書や作業の手順などを体系的にまとめた手順書のことをいいます。
    マニュアルには業務の進め方や作業の手順が細かく記載されているので、マニュアルがあれば誰でもミスなくその作業を行うことが出来ます。

    ただ、マニュアルといっても様々な種類があることを皆さんはご存知ですか?
    マニュアルは、様々な業種で幅広く活用されています。
    どんな種類があるのか、どんな企業で使用されているかを本日はご紹介させて頂きます。

    マニュアルとは?


    取り扱い説明書や作業の手順などを体系的にまとめた手順書のことをマニュアルと言います。
    元々は、流れ作業をする工場での利用が多かったのですが、
    最近では、サービス業で特にマニュアルが活用されており、その活用用途は幅広いです。
    企業で使われるマニュアルは、仕事の処理手順や事務作業といった業務面のことから、
    パソコンやシステムなどの使い方に関する取扱説明書のような役割や、
    企業理念や会社の規範を示すものにもマニュアルが活用されています。

    マニュアルの種類


    マニュアルには、様々な種類があり、また使用用途もそれぞれです。

    ・業務マニュアル
    仕事の進め方やノウハウに焦点をあてたことを業務マニュアルといいます。
    業務を行うため知っておくべき概念や知識、基準を業務マニュアルには記載しています。

    ・作業標準書
    業務を構成する作業手順に焦点をあてたものを作業標準書といいます。
    「〇〇を入力する」「荷物を梱包する」といった具体的な目的に向けて作業手順を記載しており、その手順通りに行えば、誰でもミスなく作業が出来るものです。

    ・取扱説明書
    モノの操作に焦点をあてたものを取扱説明書といいます。
    機械やシステムの操作方法を説明します。

    ・教材
    学習者や、指導者が教育目的で使用するものを教材といいます。
    指導用として専用に作られる教材も存在します。

    マニュアルと手順書の違い

    記載する業務情報の範囲の広さが違うことです。
    マニュアルには、業務の進め方やどこをもって完了にするかなどの基準が記載され、
    その細かい作業手順が手順書に書かれいます。
    手順書とは、作業の工程や一人で完結できる定型的な作業の進め方をまとめたものを指します。
    作業手順が明確にされているので、誰でも同じ品質で効率よく作業を行うことが可能となります。

    マニュアルを使用するメリットとデメリット

    メリット

    ・属人化
    マニュアルを使うことで「業務の標準化」が可能になります。
    「業務の標準化」が可能になると、「私しか出来ない作業」がなくなり、
    属人化を防ぐ事ができます。
    属人化がなくなれば、万が一のときの業務の引き継ぎにも慌てることなく、
    且つスムーズに行えます。

    ・教育
    マニュアルが先生になることで、教育時間を短縮することが出来ます。
    マニュアルに沿った内容で教育することで、人それぞれの教え方がなくなり
    従業員全員が同じ認識で作業をすることが可能となります。

    ・品質
    従業員全員が一つの業務に対して、同じ認識で仕事を取り組むことで
    仕事の品質が均一化されます。
    マニュアルに気をつけるべき点や、作業のポイントを記載することで
    抜け漏れなく、作業が出来ます。

    デメリット

    ・目的が不明確
    本来、業務を行う目的のマニュアルなはずが、
    マニュアル通りに作業することが目的となってしまうことです。
    その業務の意味や目的を、マニュアル冒頭に記載することで
    マニュアルを使うために業務を行っていないか、正しく理解しながら業務を行えるかを
    確認する事ができます。

    ・想像力や発想力の意欲低減
    マニュアル通りに業務を行ったら、ミスや間違いがなく業務を終えることが出来る
    という安心感から、作業効率のためにこの手順いらないんじゃないか?といった
    工夫して考えて仕事をする意欲が低減してしまう可能性があります。
    定期的にマニュアルを見直して、業務を行う人から意見をもらい
    常に改善して、効率の良く仕事が出来るようにしましょう。

    ・頭の中のマニュアル
    逆にマニュアルに慣れてしまい、工程が頭に入っているからといって
    マニュアルを見ずに業務を行い、大きなミスにつながってしまうこともあります。
    こちらも上記の改善と同じく、定期的にマニュアルを見直すことが大切です。

    マニュアルを作成する際のポイント


    ・作業内容を明確にする
    マニュアルの内容が具体的であることが重要です。
    せっかく作成したマニュアルでも、「書いてある意味がよくわからない…」
    「読んだけど、何をすればよいか自分だけでは判断が出来ない」なんてことを防ぐために
    5W1Hを意識してマニュアルを作成してみましょう。

    ・作業の全体像をわかるように書く
    作業の全体の流れがわかるように、業務をどのように進めるべきかを
    マニュアルで伝えなければなりません。
    何の為にこの作業を行っているのかわからない、なんてことがあると
    万が一わからないことがあっても解決がしやすくなります。

    ・注意点は目立たせる
    黒文字の文章ばかりだと、注意すべきポイントや絶対にミスしてはいけないポイントが
    流れてしまい作業のミスに繋がってしまいます。
    注意喚起を促すためにも、特に大事なポイントでは色や文字の大きさを変えたり、
    写真や動画を貼って、視覚的にわかりやすいマニュアルを作成しましょう。

    しかし、気をつけなければいけないポイントとして、デザインに凝りすぎて
    逆に伝えたいことが伝わらなくなってしまうということです。
    マニュアル作成で重要なことは、読み手がわかりやすく伝わるかということが重要になってきますので、シンプルに作成することが良いです。

    マニュアルのクラウドシステムのおすすめ


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