マニュアルとは、取り扱い説明書や作業の手順などを体系的にまとめた手順書のことをいいます。
マニュアルには業務の進め方や作業の手順が細かく記載されているので、マニュアルがあれば誰でもミスなくその作業を行うことが出来ます。

ただ、マニュアルといっても様々な種類があることを皆さんはご存知ですか？
マニュアルは、様々な業種で幅広く活用されています。
どんな種類があるのか、どんな企業で使用されているかを本日はご紹介させて頂きます。

マニュアルとは？

取り扱い説明書や作業の手順などを体系的にまとめた手順書のことをマニュアルと言います。
元々は、流れ作業をする工場での利用が多かったのですが、
最近では、サービス業で特にマニュアルが活用されており、その活用用途は幅広いです。
企業で使われるマニュアルは、仕事の処理手順や事務作業といった業務面のことから、
パソコンやシステムなどの使い方に関する取扱説明書のような役割や、
企業理念や会社の規範を示すものにもマニュアルが活用されています。

マニュアルが持つ意味とは

「マニュアル」は、一般的に以下のような意味を持つことがあります。

説明書や操作ガイドなどの文書:

マニュアルは、製品やシステムの使用方法や操作手順、保守・点検の方法などを記載した文書のことを指します。
製品やシステムを正しく使いこなすために必要な情報が記載されており、ユーザーが製品やシステムを効果的に利用するための手引書として機能します。

手順書や指針:

マニュアルは、ある作業やプロセスを実行する際に、具体的な手順や指針を示した文書のことを指すこともあります。
例えば、組み立てマニアルや運用マニュアルなど、ある作業を遂行するための手順やガイドラインが記載されています。

指針や規定:

マニュアルは、ある組織やグループの方針や規定を示した文書のことを指すこともあります。
組織のルールやポリシー、手続きなどがまとめられており、組織の運営や業務の実行に関する指針を示しています。

マニュアルは、製品やシステムの正しい使用方法や運用手順を示す文書として重要であり、効率的な作業や業務の遂行に役立ちます。
また、組織の方針や規定を示す文書としても重要であり、組織内の共通理解や一貫性を確保するために使用されることもあります。

マニュアルの種類

マニュアルには、様々な種類があり、また使用用途もそれぞれです。

・業務マニュアル
仕事の進め方やノウハウに焦点をあてたことを業務マニュアルといいます。
業務を行うため知っておくべき概念や知識、基準を業務マニュアルには記載しています。

・操作マニュアル
操作マニュアルは、このように操作してくださいというような機械やシステムの使用方法や、トラブルが起きた場合の正しい処理方法が書かれた文書のことで、言い換えると機械やシステムの取扱説明書のことです。

・作業標準書
業務を構成する作業手順に焦点をあてたものを作業標準書といいます。
「〇〇を入力する」「荷物を梱包する」といった具体的な目的に向けて作業手順を記載しており、その手順通りに行えば、誰でもミスなく作業が出来るものです。

・取扱説明書
モノの操作に焦点をあてたものを取扱説明書といいます。
機械やシステムの操作方法を説明します。

・教材
学習者や、指導者が教育目的で使用するものを教材といいます。
指導用として専用に作られる教材も存在します。

・業務マニュアルと操作マニュアルの違い
業務マニュアルと操作マニュアルの違いは「正解があるかないか」という違いです。
業務マニュアルは「正解」がありません。業務マニュアルとはおおまかな業務フローや判断基準など業務を進める中で必要な情報が記されているものです。付加価値を生む業務では、時と場合によって対応が変わる可能性もあるので正解はないのです。

それに対し、操作マニュアルには「正解」があります。たくさんの機能が存在する機械を説明するのが難しいですが、必要な時にわかりやすく理解してもらえるように説明することが大切です。イラストで説明したり、あまり使わない操作は別立てで説明するというような工夫をすると見やすくなるでしょう。

ハンドブック、手引きとマニュアルとの違い

・ハンドブック
ハンドブックとは機械や物事の扱い方など特定の分野の中でよく使う項目を必要最低限に簡潔にまとめた本を指し、コンパクトで持ち運びしやすいのが特徴です。
そのためマニュアルとは文字の分量、サイズ感が大きく違います。

・手引き
手引きとは作業工程、進め方をまとめたドキュメントのことで、マニュアルとは書かれている情報の範囲量が違います。手引きにはおおまかな業務手順について書かれているだけなので、マニュアルと違って、従業員の業務の質がバラバラになってしまう可能性があります。

マニュアルと手順書の違いは

「マニュアル」と「手順書」は、似たような意味を持ちますが、微妙な違いがあります。

一般的に言えば、以下のような違いがあります。

範囲の広さ:

「マニュアル」は、製品やシステムの使用方法や操作手順、保守・点検の方法などを網羅的にまとめた文書のことを指します。
一方、「手順書」は、ある特定の作業やプロセスの手順や指針を示した文書のことを指します。
つまり、「マニュアル」はより広い範囲の情報を含み、一般的なガイドラインやルールなども含まれることがありますが、「手順書」は特定の手続きや作業に焦点を当てた文書であることが多いです。

詳細さ:

「マニュアル」は一般的に、製品やシステムの使用方法や操作手順を詳細に解説した文書であり、使用者に必要な情報を包括的に提供します。
「手順書」は、特定の作業やプロセスの手順や指針を簡潔かつ具体的に示すことが多く、より具体的な手順や手続きを示します。

語義のニュアンス:

「マニュアル」は、一般的に製品やシステムの使用方法を示す文書を指しますが、その語義には「手引書」や「操作ガイド」などのニュアンスがあります。
「手順書」は、あくまで手続きや作業の手順を示した文書であることを強調した表現と言えます。

一方で、文脈によっては「マニュアル」と「手順書」が同じ意味で使用されることもあります。
特定の組織や業界においては、両者の用語の使い分けが異なる場合がありますので、文脈に応じて適切に解釈する必要があります。

マニュアルを使用するメリットとデメリット

メリット

・属人化
マニュアルを使うことで「業務の標準化」が可能になります。
「業務の標準化」が可能になると、「私しか出来ない作業」がなくなり、
属人化を防ぐ事ができます。
属人化がなくなれば、万が一のときの業務の引き継ぎにも慌てることなく、
且つスムーズに行えます。

・教育
マニュアルが先生になることで、教育時間を短縮することが出来ます。
マニュアルに沿った内容で教育することで、人それぞれの教え方がなくなり
従業員全員が同じ認識で作業をすることが可能となります。

・品質
従業員全員が一つの業務に対して、同じ認識で仕事を取り組むことで
仕事の品質が均一化されます。
マニュアルに気をつけるべき点や、作業のポイントを記載することで
抜け漏れなく、作業が出来ます。

デメリット

・目的が不明確
本来、業務を行う目的のマニュアルなはずが、
マニュアル通りに作業することが目的となってしまうことです。
その業務の意味や目的を、マニュアル冒頭に記載することで
マニュアルを使うために業務を行っていないか、正しく理解しながら業務を行えるかを
確認する事ができます。

・想像力や発想力の意欲低減
マニュアル通りに業務を行ったら、ミスや間違いがなく業務を終えることが出来る
という安心感から、作業効率のためにこの手順いらないんじゃないか？といった
工夫して考えて仕事をする意欲が低減してしまう可能性があります。
定期的にマニュアルを見直して、業務を行う人から意見をもらい
常に改善して、効率の良く仕事が出来るようにしましょう。

・頭の中のマニュアル
逆にマニュアルに慣れてしまい、工程が頭に入っているからといって
マニュアルを見ずに業務を行い、大きなミスにつながってしまうこともあります。
こちらも上記の改善と同じく、定期的にマニュアルを見直すことが大切です。

マニュアルの作成を進める目的

目的は大きく２つあります。

・属人化を避ける
業務のノウハウをマニュアルにすることによって「特定の人にしかその業務ができない」というような属人化を避けることが目的の1つとなります。属人化してしまうと、その作業に特化した人が居なくなったときに作業に乱れが生じてしまいます。このような問題を起こさないためにマニュアルによって業務を共有することが必要不可欠ともいえます。

・業務の効率化
マニュアルがあることで業務の質を統一することができます。どんな手順で進めたらいいのか、分からない部分を人に聞く手間や考える時間が短縮されるため、業務効率化に繋がります。そのマニュアルがあるだけで多くの従業員に正しい業務を一定の水準で遂行してもらうことができます。

マニュアルを作成する際のポイント

・作業内容を明確にする
マニュアルの内容が具体的であることが重要です。
せっかく作成したマニュアルでも、「書いてある意味がよくわからない…」
「読んだけど、何をすればよいか自分だけでは判断が出来ない」なんてことを防ぐために
5W1Hを意識してマニュアルを作成してみましょう。

・作業の全体像をわかるように書く
作業の全体の流れがわかるように、業務をどのように進めるべきかを
マニュアルで伝えなければなりません。
何の為にこの作業を行っているのかわからない、なんてことがあると
万が一わからないことがあっても解決がしやすくなります。

・注意点は目立たせる
黒文字の文章ばかりだと、注意すべきポイントや絶対にミスしてはいけないポイントが
流れてしまい作業のミスに繋がってしまいます。
注意喚起を促すためにも、特に大事なポイントでは色や文字の大きさを変えたり、
写真や動画を貼って、視覚的にわかりやすいマニュアルを作成しましょう。

しかし、気をつけなければいけないポイントとして、デザインに凝りすぎて
逆に伝えたいことが伝わらなくなってしまうということです。
マニュアル作成で重要なことは、読み手がわかりやすく伝わるかということが重要になってきますので、シンプルに作成することが良いです。

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