よくあるマニュアルの管理方法

飲食業、建設業、サービス業など…
どこの企業でも、業務マニュアルというものが１冊は用意されているかと思います。

紙であればバインダーやファイルに閉じて棚に保管したり
データであればエクセルやパワーポイントを専用のフォルダに保存して、
必要になった際に取り出して使う、というのが
一般的な業務マニュアルの運用方法かと思います。

実はそのマニュアル、それだけでは意味を成しません。

私達のマニュアルは棚には一切置いておらず、
アニーに全ての業務マニュアルを落とし込んで、毎日活用しています。
今回は、マニュアルを棚にしまわなくなった理由を３つお伝え致します。

理由その１　仕事の手順は日進月歩で変わっていく

仕事の手順や内容は、日々変化していくことが当たり前です。

例えばお取引先のお客様の要望は日進月歩で変わっていきますよね。
例を挙げてみると、株式会社関通では
ネットショップ様などの物流や受注事務業務のアウトソーシングをお受けしています。
小売業のお客様であれば、市場に合わせて販売方法を変えたり、
梱包形態を変更したり、新たな決済方法を導入したりなど
アウトソーサーとして日々新しいことのご要望をいただきます。
ですので、その都度ご提供するサービス内容も変わります。
なので、それに連れて作業者が使用するマニュアルも
内容が変わっていって当たり前なのです。

この他にもライバルや市場動向、そして会社の方針などによっても業務は変わります。

日々使用しているシステムのバージョンアップに伴っても手順は変わっていきます。
今日作成したマニュアルを1か月後、そのまま使用できるとは、限らないという訳です。

理由その２　マニュアルには効率化のポイントを入れるべき

業務の手順が丁寧に書かれたマニュアルを使っていても、
「この業務、時間がかかるなぁ。。」
と感じたことなどあるのではないでしょうか？

そういったムダや問題点を改善するのはとても良いことですが、
もし作業内容を変更した際に、その変更点やポイントを
マニュアルに反映させることが大切です。

つい、してしまいがちなことが、『自分の頭の中で更新する』だけで、
口頭でしか共有しないことです。
そのままだと、そのことを知らなかった人がマニュアルを使うと
思わぬミスをしてしまうかもしれませんよね。
そして、そのマニュアルはいつまでも同じミスを起こしてしまうマニュアルとなり、
次第に誰も使わなくなります。

棚にしまわず毎日活用するからこそ、
効率化ポイントも日々更新でき、誰が使っても業務ができるマニュアルが作れます。

理由その３　新人教育や引継ぎ時間が短縮される

マニュアルを常日頃から使って業務をしていると、
ミスをしないように古い情報は新しいものに更新されますよね。
すると、新人教育や業務を引き継ぎたい時に
わざわざ古いマニュアルを引っ張り出してきて古い情報を更新する、
といったムダも省けるようになりました。

また、万が一情報が古い箇所があっても、
教育中に仕事を教えながら気づいて、すぐに修正ができます。
このように、新人教育や業務の引き継ぎ時間の短縮にもなります。

棚にしまうのをやめよう！

いかがでしたか？
せっかく作ったマニュアルを棚をしまったままだと、
更新されず、本来の効果が発揮できないことがわかっていただけたかと思います。

皆さんもこれからマニュアルを作成する際は、
棚にしまわず毎日活用してみてはいかがでしょうか？