プロが教える！上手く行くチェックリストの作成法とは？

１仕事や作業の順序は「準備・実行・後始末」でできている

チェックリストを作る際には,
【準備】【実行】【後始末】
この3つの段階を
意識すると、高い効果を実感頂けるでしょう。

下の参考を見てみましょう。
「目玉焼き」を作る工程です。
当然、準備・実行・後始末の工程があります。
これが前後することはありません。

1-1　仕事は「準備」が8割
仕事は準備が8割だと言われております。

「準備」ができてなかったとしたら、実行は機能しません。
たとえば、目玉焼きの場合、準備が不十分であれば、
実行段階において、

・フライパンを熱することはできません
・油をひくことはできません
・たまごをボールにわることはできません

これらの用意がないと、どのようになるかというと、
その場で探したり、迷ったり、待ちが起こったり、
最悪の場合、「実行」できないということが発生します。

準備が不十分であると、物事は上手く進まないのです。
その反対で、準備がしっかりできていると
手待ちも発生せず、効率よく作業を進めることができます。

【準備】＜参考＞
1、たまごを用意する（買う）
2、油を用意する（買う）
3、フライパンを用意する
4、ボールを用意する
5、お皿を用意する

1-2　「実行」は作業の順番を意識してください

「実行」については、作業の順番を意識して、
時系列にやることを書き出していってください。

なぜなら、作業の順番が違うと、正確な結果値はでないからです。

例えば、
下のの参考にあるように、
・フライパンを熱する
　前に
・油はひく
ができないのことと一緒です。

書き出した手順に、
チェック欄をつけると、チェックリストのできあがりです。
つまり、「実行」段階においてのチェックリストは、
「マニュアル」の要素を強く含みます。

仕事においては、この「作業の順番」「マニュアル」こそが、
会社のノウハウになります。

【実行】＜参考＞
1、フライパンを熱する
2、油をひく
3、たまごをボールに割る
4、2分火を通す

1-3　「後始末」のチェックリストで完全性を高める

「後始末」のチェックリストを作成することによる
メリットは、
作業に完全性が出ることです。
また、多くの場合、危険防止につながります。

下にある参考の、「火を消したか確認する」がまさにそうです。
こういった、最終のチェックは、どんな仕事においても
必要な事項でしょう。

また、「後始末」に完全性を持たせられると、
次への「準備」が同時にできていきます。

【後始末】＜参考＞
1、火を消したか確認する
2、お皿を洗う
3、テーブルを拭く

２時系列に手順を書き出そう

仕事や、作業の順序を考えるとき、
ほとんどはこちらの3段階に当てはまります。

①準備
②実行
③後始末

チェックリストを作る際には
この3つの段階を
意識すると、高い効果を実感頂けるでしょう。

３チェックリストは1度作っただけでは完成しない

3-1　使いながら気づいたことは追記

チェックリストの力を最大限発揮させるスパイスは【更新】です。
チェックリストは1度つくって「はい完成」ではありません。

使いながらブラッシュアップする。
そうすることで業務のクオリティを上げることに
結びつくのです。

3-2　仕事のコツを入れ込んでいく

みなさんも、仕事をする上で
「こうした方が、スピードが早くなった！」
「この1手順を加えたことでお客様から褒められた！」
などということはありませんか？

そういった仕事のコツをチェックリストに入れることで
後輩に引き継いだときも仕事の効率や品質を
上げられることにつながります。

3-3　私のミスをみんなで共有

仕事において、失敗は成功の元です。
失敗したら、それを次に活かす、同じ失敗をしないことが
とても大事です。

私たちは失敗を活かすため
チェックリストの項目に失敗を記録して【更新】しています。

そしてチェックリストを共有することで、
ミスを経験していない人でも
自ずと同じミスの再発防止ができるようになります。

４チェックリストは使い込むことで完成していく

全員の失敗の体験や、仕事上で気づいたコツが
チェックリストにに反映されていくことで
過去の経験の集合知になります。

失敗を経験していない人でも、同様のミスは起こさなくなりますし
前任者が時間をかけて築き上げた仕事を
しっかり後任者へ継承できるようになるのです。

このようにチェックリストを活用することで
1人だけではなく、チーム全体の業務レベルを
向上させることができるようになります。