2019.03.12

    プロが教える!上手く行くチェックリストの作成法とは?

    1仕事や作業の順序は「準備・実行・後始末」でできている

    チェックリストを作る際には,
    【準備】【実行】【後始末】
    この3つの段階を
    意識すると、高い効果を実感頂けるでしょう。

    下の参考を見てみましょう。
    「目玉焼き」を作る工程です。
    当然、準備・実行・後始末の工程があります。
    これが前後することはありません。

    1-1 仕事は「準備」が8割
    仕事は準備が8割だと言われております。

    「準備」ができてなかったとしたら、実行は機能しません。
    たとえば、目玉焼きの場合、準備が不十分であれば、
    実行段階において、

    ・フライパンを熱することはできません
    ・油をひくことはできません
    ・たまごをボールにわることはできません

    これらの用意がないと、どのようになるかというと、
    その場で探したり、迷ったり、待ちが起こったり、
    最悪の場合、「実行」できないということが発生します。

    準備が不十分であると、物事は上手く進まないのです。
    その反対で、準備がしっかりできていると
    手待ちも発生せず、効率よく作業を進めることができます。

    【準備】<参考>
    1、たまごを用意する(買う)
    2、油を用意する(買う)
    3、フライパンを用意する
    4、ボールを用意する
    5、お皿を用意する

    1-2 「実行」は作業の順番を意識してください

    「実行」については、作業の順番を意識して、
    時系列にやることを書き出していってください。

    なぜなら、作業の順番が違うと、正確な結果値はでないからです。

    例えば、
    下のの参考にあるように、
    ・フライパンを熱する
     前に
    ・油はひく
    ができないのことと一緒です。

    書き出した手順に、
    チェック欄をつけると、チェックリストのできあがりです。
    つまり、「実行」段階においてのチェックリストは、
    「マニュアル」の要素を強く含みます。

    仕事においては、この「作業の順番」「マニュアル」こそが、
    会社のノウハウになります。

    【実行】<参考>
    1、フライパンを熱する
    2、油をひく
    3、たまごをボールに割る
    4、2分火を通す

    1-3 「後始末」のチェックリストで完全性を高める

    「後始末」のチェックリストを作成することによる
    メリットは、
    作業に完全性が出ることです。
    また、多くの場合、危険防止につながります。

    下にある参考の、「火を消したか確認する」がまさにそうです。
    こういった、最終のチェックは、どんな仕事においても
    必要な事項でしょう。

    また、「後始末」に完全性を持たせられると、
    次への「準備」が同時にできていきます。

    【後始末】<参考>
    1、火を消したか確認する
    2、お皿を洗う
    3、テーブルを拭く

    2時系列に手順を書き出そう

    仕事や、作業の順序を考えるとき、
    ほとんどはこちらの3段階に当てはまります。

    ①準備
    ②実行
    ③後始末

    チェックリストを作る際には
    この3つの段階を
    意識すると、高い効果を実感頂けるでしょう。

    3チェックリストは1度作っただけでは完成しない

    3-1 使いながら気づいたことは追記

    チェックリストの力を最大限発揮させるスパイスは【更新】です。
    チェックリストは1度つくって「はい完成」ではありません。

    使いながらブラッシュアップする。
    そうすることで業務のクオリティを上げることに
    結びつくのです。

    3-2 仕事のコツを入れ込んでいく

    みなさんも、仕事をする上で
    「こうした方が、スピードが早くなった!」
    「この1手順を加えたことでお客様から褒められた!」
    などということはありませんか?

    そういった仕事のコツをチェックリストに入れることで
    後輩に引き継いだときも仕事の効率や品質を
    上げられることにつながります。

    3-3 私のミスをみんなで共有

    仕事において、失敗は成功の元です。
    失敗したら、それを次に活かす、同じ失敗をしないことが
    とても大事です。

    私たちは失敗を活かすため
    チェックリストの項目に失敗を記録して【更新】しています。

    そしてチェックリストを共有することで、
    ミスを経験していない人でも
    自ずと同じミスの再発防止ができるようになります。

    4チェックリストは使い込むことで完成していく

    全員の失敗の体験や、仕事上で気づいたコツが
    チェックリストにに反映されていくことで
    過去の経験の集合知になります。

    失敗を経験していない人でも、同様のミスは起こさなくなりますし
    前任者が時間をかけて築き上げた仕事を
    しっかり後任者へ継承できるようになるのです。

    このようにチェックリストを活用することで
    1人だけではなく、チーム全体の業務レベルを
    向上させることができるようになります。

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