RPAとはロボティック・プロセス・オートメーションの略称で、今まで人の手で行っていた単純な事務作業を代わりにITロボットが自動的に実行してくれるというものです。

現在のデジタル化社会において、人の手よりも正確に速く、処理が可能なITロボット「PRA」は生産性の向上・業務効率化に繋がるため注目されているキーワードの１つです。

実際、RPAを取り入れることで何が変わるのか、メリットやデメリットがあるのか、物流現場における導入事例も紹介させていただきます。

RPAは何ができるのか？

RPAは基本的にあらかじめ設定された定型業務、PCのみで完結する業務の２点を得意とします。そのため、RPAができることとしては、

・大量のデータをダウンロードしたり、まとめたり、アップロードすること

・メールを一斉に送信、配信すること

・請求書や伝票などの資料作成、印刷

・エクセルなどの入力作業、データ加工

などです。このように手順が明確で、PC上で行われる単純なルーティン作業であれば、RPAですべて完了することができるため、作業効率が一気にアップします。

RPAのメリットとは？

①正確である

人の手では、たとえベテランであってもミスする可能性はあります。しかし、ロボットは設定された業務を正確に作業することが得意であるので基本的にミスはしません。そのため、業務の品質が向上し、お客様にも安心して信頼できるサービスを届けることができます。

②業務効率化

RPAは人間と違って、休憩することなく一定のスピードで作業ができます。そのため、夜間にも作動することが可能です。また、ITロボットは人よりも何百倍のスピードで仕事を処理してくれます。大量のデータ処理など時間のかかる業務は夜間、自動的に行うことで時間を有効活用することができます。これによって、次の日の作業に取り掛かりやすくなり業務効率化にも繋がります。

③生産性向上

誰にでもできる単純作業はロボットに任せて、私たちは人間にしかできない質の高いクリエイティブな業務に力を入れることで生産性の向上に繋がります。

④コスト削減

RPAは休むことなく作業をしてくれるため人の残業時間を減らし、コスト軽減にも繋がります。また、RPAに業務を任せると抜け漏れのミスが起こらなくなるため、ヒューマンエラーを回避するためのダブルチェックを行う必要もなくなります。そのため大幅な人件費の削減ができます。この人件費はRPA導入の運用にかかるコストの方が安く済むと言われています。

RPAのデメリットとは？

①エラーが発生する

RPAは機械なので不具合やシステムエラーが発生する可能性はあります。このようなバグが発生してしまったとしても、どこで間違っているのかという判断が難しく業務に支障を及ぼしかねません。RPAは自ら誤作動を修復するという作業はできないため、誰かが気づいて修復作業を行わなければならず、このようなリスクに備えるためには、定期的にシステムチェックを行ったり、RPAのシステム責任者を決めて管理する必要があります。

②業務がブラックボックス化する可能性

RPAは設定を中止しない限り、休憩することなく作業を継続します。そのため正しい設定であるかを確認する必要がありますが、業務の詳細を知っている社員が退職や異動でいなくなってしまっても作業が継続して行われている状態になってしまうことをブラックボックス化といいます。このような状態になってしまったら、新しくシステムを設定したり、業務の手順を変更したいといった場合に誰も処理できなくなってしまいます。ブラックボックス化を防ぐために、適切な引き継ぎ作業を行う必要があります。業務に関する手順を誰もがわかるようにマニュアル化し管理することが大切です。

チェックリストシステム「アニー」は誰でも作業ができるマニュアル化に適した業務管理システムです。

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③セキュリティの安全性

RPAは業務を自動化して業務効率を上げてくれるメリットがあると説明しましたが、その自動化を設定するのは人間なので設定する段階でミスがあった場合、間違った業務が稼働され続け、セキュリティ面での安全性が危惧されるケースもあります。例えば、データを閲覧する際に必要なID・パスワードを平文のまま設定してしまいセキュリティ情報が漏れてしまったり、1つの取引先に送るメールを全ての取引先に送信してしまうというように社外秘の情報漏えいの可能性があります。セキュリティ対策としてウイルス対策ソフトを導入したり、社員に対してセキュリティ教育を行うことを徹底することが大切です。

物流現場における導入事例

労働人口が低下していく少子高齢化社会の中で、物流現場におけるRPA導入の効果は大きいと考えられます。特に物流業界では人手不足が深刻であり、RPA導入に一歩踏み出すことが必要です。

物流業界では次のような業務でRPA導入の効果が発揮できます。

〇帳票発行の自動化

物流帳票（送り状、ピッキングリストなど）を自動で発行されデータが出力されます。この自動作業を夜間に行うことによって朝の出勤後すぐに作業に取り掛かることができ、作業効率がアップします。

〇空いているロケーションの自動出力

WMS（クラウド型在庫管理システム）を導入することで入庫・出庫・在庫管理などをデジタル化することができます。入出庫を行う際に、バーコードを読み取るとリアルタイムに在庫が更新されます。WMSのようなRPAを導入することによって空きロケーションを自動で出力できるようになります。

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その他にも受発注業務や在庫データ作成における入力・出力などのルーティン化されている業務を、RPA導入によって生産性の向上につなげることができます。

まとめ

RPAの導入は近年注目の高い分野の１つです。導入する前にメリット・デメリットをしっかり理解して、リスクを回避することが大切です。RPA導入で、業務を自動化し、業務効率化・生産性アップに繋げましょう。