そもそもマニュアルを作るノウハウがなかったんです

    食品製造業

    金鶴食品製菓株式会社様

    業種:

    そもそもマニュアルを作るノウハウがなかったんです
    導入目的 1人しかできない仕事をなくす
    課題 ベテランが煩雑な仕事を回しているため、休めない。
    効果 自分の仕事を他者に引き継げるように。ミス防止にも。

    煩雑な仕事を回せる熟練社員。しかし休みが取れない

    ナッツやドライフルーツなどの食品メーカー 金鶴食品製菓様にお話しをお伺いしました。

     

     

    【煩雑な仕事を回せる熟練社員。しかし休みが取れない】


    -どのようなお悩みがありアニーを導入くださいましたか?

    アニーを導入する前は、個人に仕事がついているという点に悩んでいました。
    熟練した社員が自分の経験と勘でカバーして煩雑な仕事を回してくれていました。
    しかし、それには助かっているのですが、代わりがいないので、お休みを自由にとってもらえないというジレンマがありました。

    今いるベテランも、前任者から口頭で実践と失敗を繰り返しながら教育されてきたため、
    具体的なルールも手順書も形としてなかったんです。
    そもそもマニュアルを作るノウハウがなかったんですよね。

     

    そこで、アニーなら解決できるかもと思い導入に踏み切りました。

    最初はかなり社内でも抵抗感がありました。
    「無駄なチェック手順を踏みたくない。時間をかけてチェックリストを作るなら、その時間で日常業務を終わらせたい。やりたくないです。」
    という声が上がり、これには戸惑いました。

    そこで、社長が「アニーの作成」「使用」を新しく始まった人事評価の仕組みに取りいれたのです。
    作成したアニーの数と、使用した数が評価にかかわるようになったので、実際にアニーを使ってみて有効性を認識してくれた社員が増えました。

    時間効率=人件費 にも通じるところがあるので、
    社員1人1人が効率化に考えながら仕事ができる環境を作っていきたいと思います。

     




    ここからは、アニーを使用している作業者のみなさんにお話をお伺いしました。

     

     

     

    【お客様の時間も奪う形になっていました】

    ■浅賀様

    -どのような仕事をされていますか?

    現場の品質管理や、事故対応、日常業務で温度管理などをしています。

     

    -アニーは何のお仕事につかってますか?

    自分毎日のチェックリストと
    品質管理部の毎日のチェックリストを頻繁につかってます。

    自分のチェックリストは「勤怠押しました」など日々の作業のモレ防止に使っています。

    それに加えて自分ルールにも使っています。
    私は、毎日10分自分の机の周りの整理整頓をして自分の作業環境を常に改善し、
    変化させるという自分にルールを作っていまして。
    その習慣づけする訓練につかっています。

     


    あとは、作業進捗の見える化ですね。
    急な飛び込み仕事が舞い込んで、別の人に引き継ぐときにもありますが
    そのような緊急対応時にも他の社員がちゃんと進めてくれている安心感がありました。

     

    緊急時は時間が本当になく、至急対応に入らなければなりません。
    アニーを導入する前は
    ほぼ30秒もしゃべれない状態で「ここまでやったからこの先お願い!」と
    引き継ぐ相手に言わないといけない状態でした。

    しかしそういう引継ぎだったら、引き継がれる者はメモができないので、
    結局、折り返しの電話がかかってくるんです。

    こちらはクレーム対応中で、
    お客様には大変失礼なのですが、1分だけ補足で電話させてもらったりしていましたね。
    お客様のお時間も奪う形になっていました。

    クレーム時はお客様も、真摯に対応してほしいと思われているのに、離席してしまうなんて本来はやってはいけないことでした。
    しかし今ではそれがなくなったので、とても大きいですね。

     

    -時間がない急務が飛び込んできたときの引き継に、すごく有効利用いただいていますね。私も参考になりました。
    他にはどのようなことでアニーを使われていますか?

     

    【部門間を横断した改善へ。】


    今取り組んでいるのが、
    新規商品のチェックで書類の不備がないかなどをアニーでチェックできる体制です。
    空欄があるまま書類が進んでいると、ある程度話が進んでしまった段階で差し戻しになってしまい、
    結果、製造さんに「30分まってくれ」というように、時間のロスが発生してしまうのです。

    そのロスをなくすためにアニーを活用しようとしています。

     

    また、新規商品の話がどこまで進んでいるのか、というのを部門を横断して見える化できるようになってきています。
    営業部がお客様と新規商品の話を進めていても
    1ヵ月半たって仕様書になるまでは、包装管理部(製造現場)は知ることができなかったんです。

    しかし、どうせ1ヵ月半前にその話が進んでいることがわかれば現場はある程度想定して「この商品がくるなら、この機械をいじっておかないとまずいな」と、前準備ができたんです。

    営業部が話を進めて、品質管理部が書類に落として1ヵ月半。
    それが今、部署をまだいたチェックリストで管理することで、現場もチェックリストの中をのぞくと「あ、こういう商品の話が上がってるんだ」と分かるようになったんです。

    実は、この改善を行うことになったのは経緯がありまして。
    あるとき、社長から「部門を横断して若手で何か改善できないか」と提案いただき
    チーム【若テーズ】が結成されたんです。
    そのときに、この話が上がって、改善しようという流れになりました。

     

    -部門を横断してアニーを使って相互の情報共有で使っていただいている。それを若手のプロジェクトでされるとより社内業務も円滑になりそうですね。
    私も勉強になる使い方です。ありがとうございます。


     

    ボタン1つ間違えられない仕事。

    ■永井様

    -どのような仕事をされていますか?

    商品の発注や発送関係の事務です。7年目になります。

     

    -アニーは何につかってますか?

    引継ぎのときに使っています。
    どうしても休まないといけないときに、
    全てアニーに落とし込んで他の方に引継ぎしています。

    【ボタン1つ間違えられない仕事。】

    -特にどのようなお仕事にお使いですか?

    お客様からご注文をいただいたときの事務処理です。
    注文をPCでうけて現場に流すようになっています。

    今メンバーは15人いるのですが、
    ずっと今までこの人しかできないという仕事しかなかったんです。

    得意先様によって担当が違って、ルールやフォーマットが違うので、A社様の対応は私だけ、B社様の対応はCさんだけ、というようになっていました。
    社長はそれは良くないと思われていて、以前(アニー導入する前に)ジョブローテーションをしようとなったのですが崩れてしまって。
    それで、今アニーを使って再挑戦しているところです。

    どうしても、ボタン1つで全部売上があがってしまう仕事なので、絶対に間違えられないんです。すごく細かくアニーも作っています。
    紙の手順書だったらちゃんとチェックしたか分からないですが、
    アニーは絶対チェックつけているので確認がその場でされるじゃないですか。

    「●●さんちゃんとチェックしましたか?」と確認ができるので、よかったです。教える側としても安心しますね。

    -1つのボタンで大きなミスが起こる業務でも、アニーを使い安心して引き継ができる環境を作られておられますね。
    これからもぜひ活用してください。

    月2・3件の凡ミスが、アニーを使ってから皆無になりました

    ■高橋様

    -どのような仕事をされていますか?

    私は物流部なんです。大きくわけると出荷チームと配送チームがあるのですが、私は出荷チームで、荷物の管理や出荷準備、トラックへの引渡しを行っています。

    その出荷の作業でアニーを使っています。

     

    【月2・3件の凡ミスが、アニーを使ってから皆無になりました】


    -アニーを使いながら工夫されている点はありますか?

    そうですね、出荷先は日本全国なのですが沖縄の場合、
    配送のルートが変わるので別の地域のお荷物と一緒にしてはいけないんです。

    最初それを私知らなかったんですよ。一緒に作業していたんですね。

    なのでそのミスが分かってから、
    アニーに「沖縄方面の注文書がないか確認する、それを専用クリップで留める」という項目を入れました。
    お荷物を作る前に、伝票を分けたほうが作業効率が良いのです。

     

    パソコンに貼ったメモなら見落としてしまい
    今までは私の凡ミスで何かミスが月2・3件発生していました。
    しかしアニーを使ってからはもう皆無になりました。

    また、当社は食品を扱っているので、先入れ先出しができなかったら
    クレームになってしまうのですが、そのチェックもできるようになって、
    今はミスは起こっていません。

     

    -新人教育にも使われておられますか?

    最近、新人さんに教える機会も増えてきましたが
    アニーでチェックして上から順番にチェックしていくと
    大きなミスは絶対ないからね、と伝えています。

     

    -ミスが皆無になったこと、非常に嬉しいです。品質UPに是非活用してください。

     

     

     

    -様々な部署でアニーを活用いただきありがとうございます。
    これからもどんどん業務の改善、皆様が働きやすい環境づくりに
    アニーを活かしてください!

 

 

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