4ヶ月かかった業務引継ぎが、1ヶ月に短縮されました！

冷凍冷蔵機器などの設計、販売、保守　製造業

共信冷熱株式会社様

業種：建設・設備工事業

社長も一緒に『アニー』を見ながら進めてくださるので、とても安心です。

サポート管理部　1年目　河西さん

私が入社したばかりのころは、先輩に教えて頂いた内容をがんばってメモを取り、仕事を覚えようとしていましたが
覚えるのに苦労しておりました。

そして3か月たった夏ごろに、弊社で本格的に『アニー』を使用していくことが決まりました。
今まで自分でメモを取って仕事を覚えていたのですが
先輩が作ってくれたチェックリストを使いながら、仕事を進めるようにやり方が変わりました。

また、チェックリストを見て仕事をしても、私がわからないところが出てきます。
それは随時チェックリストを更新し、追記していく流れを取る事ができました。

そのようなやり方に変わったことで、断然仕事がやりやすくなりました。

事務業務は、毎日のルーチン、毎週、毎月、と決まった仕事がありますが、抜け漏れなく業務を進めることができます。
『アニー』を利用していないときは、毎月頭で考えながら進めていたので不安がありました。

他にも、社内行事や会議の準備、研修会の準備などにも使用しています。

さらに、私は社長のスケジュール確認を『アニー』を使って行っています。
社長のスケジュール調整に抜け漏れがなく、またそのスケジュールに対して、連絡が行き届いているか？などをチェックしています。
今まで、この業務を引き継ぐために4か月先輩に付き添ってもらっていましたが、
アニーのチェックリストを利用することで先輩の付き添いは最初の1か月のみになりました。
社長も一緒に『アニー』を見ながら進めてくださるので、とても安心です。

また、弊社は社内行事がたくさんあります。
経営計画発表会、忘年会、スポーツ大会、花火大会内定研修、会社説明会など。
このような社内行事の準備は、『アニー』を使ってチェックしながら進めています。

年に1度しかない行事は、記憶で行うと
１からタスクリストを作ったり
去年失敗したことが、今年に生かされないなど
非効率なことが起こりがちですが
アニーを使うことで、スムーズに準備ができるようになりました。

 

ピンポイントで知りたいところを探すのに

サポート管理部　5年目　遠藤さん

私は、今は後輩に仕事を教える立場ですが
教え方が今と以前とでは大きく違います。

以前は、先輩からマニュアルを頂き、それを確認しながら仕事を進めていました。
ピンポイントで知りたいところを探すのにいままで3～5分かかっていましたが、今はアニーを開く15秒だけになりました。
非常にスピードアップです。

アニーは、タブレットやスマートフォンで使用できるので、『いつでもみれる』と言う安心感があり、とても簡単に操作ができます。

また、すごくよかったのが
後輩からの業務質問に対しての返答が『まずは、アニー見てみて。』の一言になったこと。
それだけで後輩も業務が分かるようになり、自分の仕事に集中できるようになりました。
今までだと付きっ切りで再度教えたりしなければなからなったので。

その人しかできない業務、例えば、支払の金額確認、請求書のチェックなど
このよう業務も『アニー』を使用してから、みんなでできるようになり、作業時間の短縮にも繋がってます。

 

一つでも抜けるとお客様にご迷惑をお掛けします。

岸本社長

現場では、機械の試運転、点検で、『アニー』を使用するように指導しています。

機械を設置完了までに、多くのチェックポイントがあります。

一つでも抜けるとお客様にご迷惑をお掛けします。
また、不具合のために再度お伺いするなどの余分な作業時間が掛かります。

それなら、はじめの内に完全なチェックを行い、納品を完了させるべきです。
チェックしたかどうかの証拠は、チェックリストシステム『アニー』のチェック履歴で確認ができますからね。

 

こんなチェックリストを使ってます！

共信冷熱株式会社様はこんなチェックリストを使ってます！

●営業部
チェックリスト名：見積項目確認チェックリスト【空調設備工事】

見積もり金額が間違っていないか、各項目のチェック！

例えば、以前、交通費など計上漏れを起こす場合がありました。
交通費 合計3,000円以上の場合、計上する。
・ガソリン代(●●円/kmにて計算)
・有料道路代
・駐車場代
とチェックリストに明記したことで、漏れがなくなりました。