教育期間が1年から1か月にスピードアップ！ネットショップの事務作業の事例

くつの通販業務

株式会社ザカモア様

業種：小売業

教育の時間が1年から1か月に短縮しました

今までの新人教育は基本的に口と手を使い「今からやる作業を見て覚えてくださいね。」という形で教えてました。
受注業務というものは、とても煩雑業務です。日々の作業で何百通りの手順がある中で、ひたすら見て覚えるしかありませんでした。
手順を覚え、1人前の作業ができるようになるまでに、早くても半年、長くて1年は掛かっていました。
しかも新人さんに教えるのに先輩が1名付きっ切りで教育をしていました。

チェックリストシステム『アニー』を使うことで従業員教育の時間短縮が出来ています。
開始当初のマニュアル作りには、少し時間はかかりますが、1度、作成してしまえば、後は、この通りに作業を進めるだけです。
教える時には、「チェックリストを順番に上からチェックしてやってみてください。」と言うだけ。
ただそれだけの教育で、基本的に作業が出来てしまうのです。

新人パートさんに初めて教える時は、クリックするボタンの場所を教えてあげるだけです。
しかも付きっ切りの教育時間が無くなり、今まで教育にかかっていた1年間が、約1か月で任せることが出来るようになりました。

正直本当にすごいと驚いています。

チェックリストを使うことは、大きな業務改善になっています。

『アニー』を使う前は、完全にアナログで［紙］のチェックリストを使用していました。
前日にチェックリストを印刷して、準備をしてました。この事も正直めんどくさいことです。
［紙］のチェックリストにペンでチェックしていきます。
ペンをもってチェックしていくのは、右手ですよね。
で、実際に作業を行うマウスも右手すよね。
なので、1回1回のチェックに、マウスを置き、ペンに持ち替えてチェックしていました。
細かいところですが、この1つの動作が積み重なると大きな作業時間ロスにつながります。
現在は、『アニー』をタブレットで使用しています。右手でマウスを動かして作業を行いながら、左手でタブレットで開かれている『アニー』にチェックを行っています。
手の動き1つでも大きな業務改善になっています。

受注処理作業時間は、約2時間30分減になりました。

『アニー』を使う前は、次の手順を思い出す時間が非常に多かったです。
作業に慣れてくると作業ミスは無くなっていき、また、求めている結果値が違うため、ちょっとしたミスには気が付きます。
作業時間がかかる理由の1つとして、思い出すことです。
「あれ、この後の手順なんだったかな？」「あれ、この操作方法で大丈夫だったかな？」と再確認したりする時間がありました。
その思い出す時間の削減になったことが、非常に大きいです。
受注処理をする時間が毎回約30分減って、それが毎日5回の処理があるので、1日で約2時間30分は削減されました。
操作ミスも減りましたし、作業のやり直しの時間も無くなりました。

物流企業が作ったシステムに魅力を感じました

『アニー』の導入を決めた理由は、関通さんの会社自体で使用されていたからです。
お客様の声を多く反映してくれる期待もありましたし、業務を知らない、システム会社が作ったもので無く、実際に現場を持っている物流企業が作ったものだからです。
使用方法に関しても「実際の関通の現場でこのように使用しています。」と質問に、実際の使用方法のノウハウで、返してくれるのもとても魅力的でした。
『アニー』を通して1つ1つチェックする、チェックリストを使うという文化を根付かせていくことの重要性を本当に感じています。
今は、受注作業中心に使用していますが、これから現場作業でも使用していこうと考えてます。