複数名のリアルタイムな仕事のチェックに活用!紙のチェック表から大幅改善した事例

    キャンディ、ウエハース、ドーナツ、ゼリーなどの製造販売

    株式会社リボン

    業種:

    複数名のリアルタイムな仕事のチェックに活用!紙のチェック表から大幅改善した事例
    導入目的 業務確認作業の効率化
    課題 紙のチェックリストの編集に時間がかかっていた。
    効果 「アニーを見てやってね」と任せられるようになった。

    作業内容の変更・追加に、すぐ対応できないことが悩みでした

    K:まずは御社はどのような企業様かお聞かせください。


    弊社は主にキャンディ、ウエハース、ドーナツ、ゼリーなどお菓子の製造販売をとり行なっております。



    K:業務内容とアニー使用前に抱えていた課題について教えていただけますか?



    私は主に受注業務と請求業務を行っています。

    受注業務の主な業務内容は、お客様からご発注をいただいて希望納期通りに商品をお届けすることです。

    請求業務はお客様の締日に合わせてご請求書発行・お振込み確認・入金処理が主な業務です。

    この一連の業務でアニーを使っています。


    以前はチェックや進捗確認を、掲示物や紙の書類、口頭で行なっていました。

    その結果、内容の変更や追加があったときにすぐに変更できなかったことが一番の悩みでした

    編集するのにすごく時間がかかっていましたね。


    K:もともと発行していた掲示物はExcelなどで作られていたのですか?


    全員で見られる共有のフォルダに入れて、誰でも使えるようになっていたのですが、内容を変更し、レイアウト確認、印刷・ラミネートして掲示、掲示も両面テープか磁石にするかなど小さい手間が重なっていました。



    K:今までのものも含めて、掲示物というのは減りましたか?


    もともとあったチェックリストはもう撤去しました。

    紙ベースで大量にあったものを無くし、それをアニーで活用しています。
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    業務の中に潜む、小さな問題に気付けるようになりました。

    K:今、具体的にどのような内容でチェックリストをご利用されていますか?


    受注・請求業務の毎日行うルーティンワークに使用しています。

    またチェックリストは業務日報も兼ねています


    あとは
    ・毎日行う帰宅前のチェックリスト

    ・月1など単発で行う業務で、初めての人ではできないといった業務の内容のチェックリスト

    ・新人教育用の基本版

    ・スキルチェック用のチェックリスト。

    ざっくり分けるとこれくらいです。


    一番成果が出ていると感じるものは、毎日のルーティン作業と帰宅時チェックですね。


    K:どう変わっていったのかを知りたいので、教えてください。


    以前は1日終えた時点では特に問題なかったです」という事でも、その時その時で解決している小さな問題があったんです。


    未着手があったり、お客様とこういう話をしたなど、小さな内容の積み重ねで、日報の中では見えていなかったものが、アニーのメモ欄のおかげで細かく把握できるようになりました。

    小さな問題にも気付けるようになりましたね。


    アニーのチェックリストは後でまとめてではなく、その時その時に入力ができるので進捗の内容が見られます。


    あとは業務日報代わりにもしているチェックリストに、「今日の自分のファインプレー」「部署の仲間のファインプレー」という項目を入れているのですが、毎日積み重ねることで人の良いところに目が向くようになりました。

    人の嫌なところではなく、良いところを見る訓練もできているので、業務以外のチェックとしても習慣化できてよかったですね。


    K:すごい、新たな切り口ですね。そんな使い方があるとは、勉強になります。

    誰かを褒めることは、良いことだと理解できていないとできないですよね。
    ありがとうございます。
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    仕事にかかる時間が記録でき、仕事の中身も具体化できるようになりました。

    K:では次に、新卒採用チームの業務内容と抱えていたお困りごとをお聞かせください


    私たちは大卒採用の運営を行っています。

    具体的には会社説明会、選考会、裏会社説明会の運営、合格者への採用通知と内定者へのフォローを行っています。



     困っていた事は、 紙を出してチェックリストを使用していた、どの作業にどれくらいの時間をつかっているのかが把握できていなかったということです。


    例えば説明会なら前日にExcelで作った持ち物のチェック表を印刷し、準備できたらチェックしていくことを毎回行っていました。

    更に別にマニュアルもありました。


    準備の仕方はExcelのチェック表、スペースの配置はマニュアルを使っていました。準備表とマニュアルが別々にある状態だったのです。


    選考に関しても、セクションごとにマニュアルとチェックリストの両方を作って運用している状況でした。



    K:マニュアルとチェックリストがバラバラになってしまっていたことで困っていたことはなにかありますか?


    アニーを使い始めてチェック表とマニュアルが、チェックリストとして一体化できるようになったのがメリットかなと思います。

    今後、写真を入れてもっとアニーを使いやすくしていきたいと思っています。


    以前は困っていると思っていなかったのですが、今思えば、どの作業にどれくらいの時間を使っているのかが把握できていなかったですね。


    2次選考はグループ面接で複雑な工程があります。

    その中の所要時間はメモでとっていたのですが、その場でこなしていくことが精一杯で、記録として残す方法をとっていなかったのです。

    アニーを使うようになって何分くらいで工場見学やってるかなどがわかりました。ですので、どういう説明をしていけばいいか、どういう時間で回していけばいいかというのが、具体化できるようになったので、よかったです。
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    バラバラで動いていてもアニーで見てここが終わってるな、などがチェックできます。

    K:採用の選考で、どのようにアニーを活用されているか教えてください。


    はい。まずExcelのデータをそのままアニーに入れ、チェックリスト化しました。


    持ち物というセクションがあったり、人ごとに今どの段階を案内したのかの進捗状況を分かるようにしています。

    例えば、控え室か、面接会場にいるのか、テストを受けているのかなどがの状況把握に使っています。


    識別番号で第一段階、第二段階とわかるようにしています。



    K:一日に複数人の選考をして、バラバラに動いているということでしょうか?


    はい。バラバラで動いています。

    アニーで見てここが終わってるな、などがチェックできますし、iPad(タブレット端末)でも使えるので、工場見学の方にも持っていってもらってそこで連携をとって把握しています。

    紙だとできない仕事ですね


    口頭で「これやっててね」と言っても、紙のチェック表だとできているのかが見えなかったのです。

    しかし、アニーだと、どこにいてもチェックがついているのが見えるので、できているのがわかります。

    記録に残っていますので、どんどん準備を進めてもらえるようになりました。


    「このチェックリスト見てやっといて」と言えるので、後輩にも任せやすくなりました。

    このチーム自体が1年目〜3年目の人たちで構成されています。
    仕事の指示出しは私が3年目の社員が行い、1・2年目の方にアニーを使って仕事を進めてもらっています。

    1年目の方はまだアニーを使った事がない方もいますので、
    物を準備するといった軽い作業から使ってもらい、練習になっているかと思います。

    K:これからどのような仕事でアニーを使って展開していきたいですか?


    今は物の準備などを中心に使っています。しかし、新卒採用で心構えであったり、こんな時はこういう声かけをする、などをアニーでマニュアル化できたらいいなと思っています。


    内定者のフォローをするにあたっての自分の業務の確認もしつつ、アニーでチェックリスト化できるものがあれば作っていきたいです。


    私は兼務で、商品部にいながら新卒採用チームの仕事もしています。

    いろんな部をまたいで、日常の業務がありながらやっていますので、まだ私しかできない仕事などもあります。


    ですので、チェックリスト使ってもらってみんなでできるようにしたいですね。


    K:本日はお時間をいただき、たくさんのお声をありがとうございました。
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