非常にシンプルなシステムですので、簡単な説明で他の方に使っていただくことができています。
EC運営代行サービス
株式会社アプロ総研様
| 導入目的 | 新人教育の時間短縮 |
|---|---|
| 課題 | 何でも人に聞かないと作業が進められないという属人化が発生。 |
| 効果 | 未経験者でもアニーで業務を知ってもらえるので、新人の教育時間も短縮できるようになった。 |
課題がたくさんあって、特に新人の方は負担が重かったのではないかなと思います。
まずは事業内容と特色について、教えて下さい。
当社は「メーカー様のEC事業を応援する」ことを目標に、様々な EC サイト運営に関する業務の代行を行っている会社です。
お困りごとを抱えた多様な業種のお客様にご対応しており、最前線でECに関わるお客様とのやり取りの中で得たニーズを顕在化していくことで、多角的なサービスを展開しております。
Before：アニー導入前のお悩みはどのようなものでしたか？
今は受注代行サービスを担当させていただいているのですが、私が入社した3年前に正式に受注代行サービスが始まったため、マニュアルなどを作ろうと思っていても形式すら決まっていない状態でした。
最初はフロントの運営代行をお任せいただいている企業様から「受注の方もやってほしい」と言われて始まったのですが、固定の作業時間を確保するために、当時パートスタッフさんを短時間で雇用する形に変更したため、研修に時間がかかっていました。すべてが手探り状態の中で、並行してExcelや無料サイトでマニュアルを作っていました。
しかし、マニュアルの更新などに時間が割けず、古い内容のままになっていたり、そもそもマニュアルを活用しきれていなかったりしていて、何でも人に聞かないと作業が進められないという属人化が発生していました。とにかく課題がたくさんあって、特に新人の方は負担が重かったのではないかなと思います。
使用しているシステムが近いから、うまくいく可能性が高いのではないかと思いました。
そのような課題をお持ちの中、アニーを知ってどんな印象を受けましたか？
「受注代行」という観点から見ると、関通様も同業のサービスをされているので、同じサービスをやっている会社がどのような仕組みを作っているのかと、競合分析をしていく中でアニーに辿り着きました。
事業自体の道筋すらない部署を自分なりに進めていたので、パッケージになっているような、使用目的に沿ったツールを使うことで、正しい方向に進んでいくのではないかと感じました。
そもそもアニーを作られた目的が担当していた事業と同じ受注管理の業務でしたし、弊社でも関通様と似たようなシステムを使っていましたので、使用しているシステムが近いというところからしても、うまくいく可能性が高いのではないかと思っていました。
アニーを導入することをお聞きし、社内的にどのような反応がございましたか？
実は私の入社以前に一度アニーを導入して運用に挑戦したという過去が判明しました。弊社の業務内容がクライアント様によってかなりバラバラだったため、そのときは相性が悪く断念してしまったのですが、アニーは受注代行するために開発されたツールですので、受注代行事業であれば上手くいくのではないかと賛同してもらえました。
パートスタッフさんたちも反発などはなかったですが、１回の勤務時間が2、3時間と短い方も多く、業務内容も煩雑でルールがすぐに変わることも多いので、その点は不安に感じていた方もいらっしゃったかもしれないです。
作業が全部でこれだけあるということが目に見えるので、初めての方でも安心できると思います。
After：アニーをご利用いただき、どのような効果がありましたか？
アニーは非常にシンプルなシステムですので、簡単な説明で他の方に使っていただくことができています。私が作ったものを他の方が使いながら補足してもらうような形で使用することで、パートスタッフさんにもマニュアルの更新をお願いすることができるようになりました。
それに加えて、新人の教育時間も短縮できるようになりました。作業が全部でこれだけあるよということが目に見えるので、初めての方でも安心できると思います。
また、当社の仕事の内容は一般的に馴染みのない、非常にニッチな業務のため、経験者の方を採用することはほとんどありません。そういった意味でも、業務未経験の方にアニーを通して業務の内容を知っていただけるので非常に役立っています
前はとにかく完成度の高いものを作らないと、と思ってしまっていたのですが、アニーは作成後でも作業の実態に沿い、いつでもチェックリストを修正することができるので、あまり気負うことなくマニュアルを作成できるようになりました。
今後、更にどのようにアニーを活用していきたいですか？
通常業務はある程度マニュアルが完成してきたので、次は精度を上げていきたいと考えています。アニーの中で使われる文言をシンプルにわかりやすく統一していきたいですね。作業全体が見えるようになったので、精度を上げるために細かなことに着手できるようになりました。
また、弊社は代行会社のため、外注業務だからこそ発生しているような作業が少なからず発生します。そういった作業をパッケージ化してどんどんサービスを向上させたいと思っています。マニュアルの精度を上げてシンプルにしていくことがこういったことにつながっていくと思うのでこれからもたくさんアニーを使っていこうと考えています。
