確実に完了したという安心感とともに仕事を終えることができるようになりました。

不動産業、サービス業

株式会社CROS様

業種：サービス業・不動産業

マニュアルを作る際に全部手作りで作っていかなければいけないという手間がありました

K:まずは事業内容と特色について、教えて下さい。

当社は事業部が4つあります。

大きな柱は3事業部で、主に高齢のお客様の住環境の整備を行う「ライフサポート事業部」、中古物件のリノベーションなどをメインに行っている「不動産事業部」、リフォームの設計・施工管理をメインに行なっている「ライフデザイン事業部」です。
また、各事業部の連携を促し、個人のお客様のお困りごとを解決する事業として、昨年新たに「Tunagu事業部」を設立しました。

「Tunagu事業部」では老人ホームへの紹介を行っておりまして、ご利用者様が老人ホームへ入る際にお家が空き家になってしまうので、この空き家をリノベーションして物件として販売するというような横展開を行っております。

現在創業64年目で、職員は約37名です。

K:アニー導入前のお悩み(before)はどのようなものでしたか？    

マニュアルを作る際に、フォーマット自体が決まっていない為に、Wordで全部手打ちしたり、画面をキャプチャしたり、全部手作りで作っていかなければいけないという手間がありました。

作成したマニュアルも、チェックリストのような形式になっておらず、使っていても抜け漏れが発生してしまったりしている状態でした。そのために、最終的には使われずじまいに・・・

 

「アニーを見ながら作業すればミスなくできる」という安心感を持つことが出来るように

K:アニーを導入することをお聞きし、どのような印象を持ちましたか？

チェックリストというと「会社を戸締まりするときに電気を消しましたか？」などの確認用の掲示物のイメージしかなかったので、どういう風に実務に役立っていくのか最初はイメージがつきませんでした。

まずは確認したい事、チェックしないといけない事をシンプルにチェックリストにしてみたり、作業の手順を書き出すことでチェックリストがなんとなく出来上がっていきました。
そのうちに「このチェックリストを見て一通りやってみて」と初めて作業をする人に伝えることが出来るようになり、作業する側も「これを見ながら作業すればミスなくできる」という安心感を持つことが出来るようになりました。

付きっきりで最初から教えてもらうより、チェックリストを一通りやってみてもらい、わからないところがあればその都度聞くほうが、効率的に業務を教えることが出来ると感じました。

作業をするときには必ずアニーを開いてチェックしています

K:どのような業務にアニーを利用していますか？

作業をするときには必ずアニーを開いて、チェックリストを見ながら抜け漏れがないかをチェックしています。具体的には、発注書や契約書の作成などに使用しています。
福祉用具のレンタル品の納品依頼をするFAXの内容に抜けがないように確認するなどです。

特にライフサポート事業部の営業アシスタント(事務)が活発に使用・作成を行っています。毎月一回のアシスタント会議にて、仕事の状況やチェックリストの見直しなどを共有する時間があり、その時に「この仕事に対してチェックリストまだないよね？」という話が出て、新たなチェックリストを作るという流れをとっています。

また、チェックリストが完成したらスタッフ間で共有し使用をしてもらいます。
何か足りない部分があれば修正していくというように活用しております。
このことを繰り返し行うことで精度の高いチェックリストに仕上げることが出来ています。

 

確実に完了したという安心感とともに仕事を終えることができるようになりました

K:アニーをご利用いただき、どのような効果がありましたか？

作業が終わった後に、その作業が完璧に終わったかどうかわからなくなる時がありました。
しかし、アニーを使い始めてから、一つ一つの項目をきちんとチェックしながら作業ができるため、確実に完了したという安心感とともに仕事を終えることができるようになりました。
業務でミスが発生したときは、チェックリストに加筆修正することによって再発防止に繋げています。

具体的には頻繁にミスが起きている部分や、絶対間違えてはいけない部分は、あえてアニーに赤文字で入力して注意喚起を促しています。

その他にも、新人が入社した際に即戦力になるように一通りの作業手順を作成し、「1.システムを開く ２.○○に入力する」というように細かな作業手順のチェックリストも準備をしています。
今後、入社してくるみんなへの新人教育にも役立つだろうと感じています。

 

教育する側も、教育される側も安心できる環境を創り上げていきたい

K:今後、更にどのようにアニーを活用していきたいですか？
今あるチェックリストの精度を上げよう、もっと良くしていこうと話しています。
まだチェックリストを作れていない作業もありますので、作成を進めながら新入社員を迎え入れる準備をしています。
教育する側も、教育される側も安心できる環境を創り上げていきたいと思います。