100％人が仕事に張り付いていたのがほぼ0％に。無駄な作業がなくなりました。

不動産業、サービス業

株式会社エネチタ様

導入目的	点在しているマニュアルを探す時間など無駄な作業を減らしたい
課題	マニュアルがあるのかないのかわからず、色んなツールでマニュアルが点在していた
効果	人が100％仕事に張り付いていた仕事が、アニーを導入して0％に

マニュアルがあるのかないのかすらわからない状態でした

K：まずは事業内容と特色について、教えて下さい。

当社は愛知県の知多半島にある地域密着型の会社で、ガス事業、産業エネルギー事業、不動産事業、リフォーム事業、フードサービス事業などを行っております。社員は全体で378人（うち社員が111名）です。平均年齢が非常に若く活気があり、懇親会が毎月一回以上あるため、上司の方ともコミュニケーションが取りやすい環境です。

K：アニー導入前のお悩みはどのようなものでしたか？

取り組む業務に対し、マニュアルがあるかないかですらわからない状態でした。例えば、ガス事業部の入力業務において、開栓入力手順、顧客登録などの手順のマニュアルは、スプレッドシートやエクセル、紙など、いろんなツールで点在していました。そのため、どこにマニュアルがあるのか、そもそもマニュアルが存在しているのかどうかも確認できない状態でした。また、同じ業務のマニュアルをいろんな人がいくつも作ってしまっていて、無駄な作業も多かったです。

誰でも作業がこなせる手順を創り上げることができました

K：アニーを導入することをお聞きし、社内的にどのような反応がございましたか？

マニュアルツールを導入すると聞いて嬉しかったです。使い始めてみても、使いにくいとかわかりにくいというのがあまりなく、作り始めることが出来ました。まず初めはその日にやらないといけないことを自分なりにチェックリストにして、操作に慣れるようにしました。

K：どのような業務にアニーを利用していますか？

経理課では、主に一か月単位の業務に利用しています。例えば月の初めから、一日目は売掛金口座をチェックする、二日目は手形や小切手の入力をするなど、おおもと一か月のルーティンがあり、これをチェックリストにしています。さらに、口座入力のやり方はお取引企業別に作成し、ルーティンのチェックリストと共に使用しています。経理の業務はスプレッドシートをよく使用するため、アニーの中にスプレッドシートを更新するリンクを貼ることができるので、シートをフォルダから探す時間を短縮できています。

また、当社には総務部に人財やる気課という部署があり、新卒や中途の方の採用の窓口担当や、広報誌の作成などをしています。人財やる気課では、画像を多く使ってマニュアルとして使っています。リンク機能でGoogleスライドをリンクさせてそこに画像を貼っています。また、メール送信時に使う、定型文などはGoogleドキュメントにて作成し、リンク機能を利用しています。チェックリスト化した手順の中にリンクを貼ることが出来るので、他のクラウドツールを併用しながら、誰でも作業が熟せる手順を創り上げることが出来ました。

人が100％仕事に張り付いていたのがアニーを導入して0％になりました

K：アニーをご利用いただき、どのような効果がありましたか？

今までは、100％人に仕事が張り付いていたのですが、アニーを導入してからはほぼ0になり、業務がかなり改善されました。マニュアルがなかったものを、アニーでチェックリスト化したことで、「これってどうやるんだっけ」という会話が本当になくなりました。今までは聞かないと分からなかった作業も、アニーをみたら誰でもスムーズにできるので、手を止めずに業務ができています。アニーにルーティン業務で使う定型文を入れておくと、それをコピーしてメールやチャットワークに貼り付けるだけでいいので、それもすごく時短にもなっています。

また、作業分担もしやすくなりましたね。以前はパートさんでも20時頃まで残って働いていたのですが、今は16時、17時には帰っていただいています。

さらに、新しい人が異動してきたときにも、ずっと横について一から教えるのでなく、アニーを見ながら教えることで、8割くらいはすぐにできてしまうことが多いため、教える時間がかなり減って、非常に助かっています。

年に数回しかない忘れやすい業務をマニュアル化し、常に更新・修正を行っていきたいです

K：今後、更にどのようにアニーを活用していきたいですか？

もうすでに取り組んでいますが、1年に数回しかないような業務のマニュアル化と、チェックリストの更新‧修正を常に行っていきたいと考えています。

毎日やることは当然頭に入りやすいのですが、1年に数回しかないことはどうしても忘れがちです。そのような業務は終わったらすぐにチェックリストを作るようにしています。例えば人財やる気課では、入社式は一年に一度の業務なので、必要なものやチェックするべき項目を忘れてしまう危険性があります。もし、チェックリストを作らずにそのまま担当者が変わると、業務内容が引き継げなくなってしまうので、すぐにアニーに取り込んでマニュアル化しています。

また、なにかミスが起こる度に、そのミスをなくすためにアニーの加筆‧修正をしています。「〇〇事業部の人に××を伝えなかったからミスが起きた」というように、原因と対策が明確な場合は、「何日までに××を〇〇さんに伝える」というようなチェックリストの項目を作ります。さらに、そのままチャットツールに貼りつけて送れるような定型文も作成し、これをアニーにリンクさせることで同じミスが発生しないようにしています。今後もこのやり方を継続していきたいです。