アニーを使い始めてからミスが減ったことで慌てることがなくなりました。

    税理士業

    三反田会計事務所

    業種:

    アニーを使い始めてからミスが減ったことで慌てることがなくなりました。
    導入目的 業務標準化をより合理的に進める上で、ベストなツールだと思いました
    課題 お客さまごとに作成したスプレッドシートの作業指示書は、担当者ごとに少しずつフォーマットや内容がバラバラになってしまっている
    効果 作業工程を標準化することが容易で工数を削減することができ、それぞれのお客さまならではのチェックリストを追加又はブラッシュアップすることで品質向上につながった

    作業に必要なクラウドツールをアニーの各工程でLINKすることで作業効率が上がる

    K:三反田会計事務所様の事業内容と特色を教えてください。

    特色として『クラウド会計』や『クラウドツール』に強いというところです。東京都大田区では『クラウド会計』での検索ワードでほぼTOPです。ちなみに『実効税率』『加算税』『延滞税』などのキーワード検索ですと日本で上位です。

    実行税率を取り上げたTV番組の監修も行いました。あと当事務所が孤独のグルメのロケ地にもなりましたね(笑)

    K:ITの取り組みを強化しないといけないと思いだしたのはいつ頃からでしょうか。

    いつかはあまり考えたことがありません。ただ少しでも楽をしたい。言い方がよくないですね。合理化したい(笑)とは常に考えています。そうすると、色々なツールに出会った時に、あの場面で活用できないかなと想像して、その結果いくつものITツール導入に繋がっていると思います。その中でもMykomon導入は所内管理に大きく影響がありました。

    あと、最近はマインドマップにもクライアントごと情報共有の部屋を作成しました。そこから必要なgoogleスプレットシートにLINKが貼られており、すぐに取り出せるようになってます。

    アニー内のチェックリストもお客さまごとに作成しており、アニー内からもスプレットシートがLINKされてます。必要な時により詳しい情報をすぐに呼び出せるよう、作業に必要なクラウドツールをLINKで連携させることで作業効率が上がるということです。

    アニーで正しい作業工程をチェックしながら業務を行い、スプレットシートで個別事項を補っているという事です。

    K:従業員数は何名でしょうか。

    従業員は、私を除き9名。社員が5名、パートが4名です。

    K:社員とパートさんの作業の振り分けなどはございますでしょうか。

    良く言われる製販分離を行っております。入力業務や試算表を作る過程はパートさんにお願いしています。社員はお客さまとの面談など表に立って商談や打ち合わせを行うのがメインです。お客さまは圧倒的に法人が多いですね。

     

    アニーはフォーマトットが決められているため、
    誰でもわかりやすいと感じました

    K:クライアント様の数は今後も増やしていくご予定でしょうか。

    あまりむやみに増やしたくないという思いがあります。その前に内部の教育、品質の向上が先だと考えています。アニーの導入もその一つで、既に導入しているシステムを使いながら、内部強化と合理化を図り、地に足を付け安定させた後に、お客さまの件数を増やしていきたいと考えてます。

    K:品質や生産性に関して、以前から取り組んでいることはございますか。

    生産性向上は常に考えていました。いる作業工程といらない作業工程を区分するなど、3年ぐらい前からは特に重きを置いてきました。そして、この生産性向上のツールとしてアニーは得意とするところだと思います。

    日頃からこのようなことを考えていく中で、お客様ごとの作業指示書を作成した方が良いということになり、作業指示書の作成に取り掛かりました。そこには作業工程の落し込みも行いました。しかし、お客さまごとの作業指示書が出来上がっていくと、徐々に作り方やフォーマットが担当者ごとバラバラになってしまい標準化の一つの課題となっていました。そんな時にチェックリストシステム『アニー』を導入している税理士のセミナーを聞き、知りました。スプレットシートはどうしても担当者ごとに徐々に形が崩れていきます。アニーを使えばフォーマットは決められているため、誰でもわかりやすいと感じました。アニーの機能では、タイムスタンプでしっかりとチェックが入れられるところや、作業工程のブラッシュアップがやり易いところに魅力を感じました。

    アニーの機能について詳しくはこちら

    今日もあるお客さまの入力をチェックしていたのですが、そのお客さまにとって重要な得意先の売上計上が漏れている事に気が付きました。その漏れにより損益が大きく変わりますから。すぐにアニーのチェック項目に「その得意先の売上は確認したか」を追記しました。このことにより、次から入力担当者も追加項目のチェックが必要になるため、漏れなく処理が進められます。

    K:月次業務チェック表とアニーでのチェックの違いを教えてください。

    月次業務チェック表というものを別で回覧しながら業務を進めています。これは全てのお客さまに共通して行われるチェック表です。いわゆるかんばん方式です。アニーはお客さまごとの細かな作業工程をチェックするのに使用しています。(※上記画像は、アニーの画像ではございません。)

    K:短期間でアニーの運用が定着した秘訣を教えてください。

    初めの説明を頂いてからすぐに頭の中でイメージが出来上がりました。私ども事務所でこの場面で活用すると生産性向上につながるなと、具体的にアニーを使用している状況を想像できたからだと思います。

    アニーの形を私が始めに作り上げて、そのあとは所内での横展開で浸透してしくようにしています。どのツールの導入でも一緒ですが、先に私が形を作らないと所内に浸透はしません。形を決めそれを繰り返し使用していく。その上でブラッシュアップすることが大切だと思っています。あとは、職員がアニーの良さを理解して業務においての必要性を感じとるかどうかだと思います。

    アニーが事務所内ですぐに定着し活用された事例はこちら

    わからないところで大きな効力を
    発揮してくれているのがアニー

    K:アニーを利用し始めてから効果的なことは感じられることはございますか。

    安心感があります。例えば「減価償却は入力したか」など単純なことですが、入力ミスが減っていると思いますし、チェックが入ると安心しますね。また、減価償却のアニーのチェックリストは、スプレッドシートとLINKしており、期中増減に対応した月割の償却額を正確に入力できるような仕組みを取り入れています。また、私自身各お客さまの作業工程の見える化ができました。以前はその作業工程は各担当者のブラックボックスになっていました。これによりその工程を時折一つ一つ確認することで生産性向上に繋がっています。

     

    K:アニーを使い始めて良くなっている点を教えてください。

    いい意味で、目立ったことが少なくなったのが良い部分だと思います。目立つこととは、ミスが後で発覚して慌ててしまうことなどです。
    アニーを使い始めてミスが減っているから、そのような目立った光景が少なくなっているということです。実際には、わからないところで大きな効力を発揮してくれているのがアニーだと思いますね。

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