お客様にご迷惑をかけない道具、会社のみんなを守る道具としてアニーを導入しました。

自動車教習事業

株式会社六日町自動車学校様

業種：教育業

毎日の教習指導にヌケ、漏れが無いかがとても不安でした。

教習サポート部　受付担当

「当時担当していたのは、会計業務でした。その際に、何かミスが起こり、是正をしようとしてもその提案までに時間がかかり、是正を浸透させるまでにも、多くの時間が掛かる状態でした。たとえば、延長教習を受けられるお客様から、延長料金のもらい忘れが発生していても気がつかない状態であったりとか。。。もらい忘れがないように仕組み化しなくてはいけないのですが、どのようにしたら良いか考えているだけで、一向に前に進まないのが現実でした。」

教習指導員　女性社員

「私の毎日の教習指導にヌケ、漏れが無いかがとても不安でした。時間通りにお客様を教えてはいるですが、私の教え方に不備がないか？他の指導員との違いがないのか？そのような事を考えることが多かったです。」

「今は、アニーにやるべきことをすべてチェック項目としてあるので、教え方のヌケ、漏れがあるかの不安は解消しました。教習中は上司がそばにいませんので、万が一間違ったことをしていても、注意してもらえないし、わからないです。でも、今は、全指導員が同じチェックリストを元に教習を行っているので、教え方の違いなども無くなってきていると思います。」

教習指導員　男性管理者

「私も毎時間、毎時間、教習にヌケ、漏れがないか不安でした。教習指導員は全員、紙のチェックリストを使用して、お客様に教えることをチェックしてました。そのチェックリストを教習が終わったら指導員全員分を集め、ちゃんと教えているか？をチェックしていました。これがとても時間が掛かるし、面倒くさい作業でした。一人ひとりのチェックリストを確認しながら、ちゃんと教えているか？のチェックのチェックにとても時間を使っていました。正直、苦しんでいました。」

「アニーを使い出してから、チェックリストのチェックが溜まることが無くなりました。また、進捗確認が一覧で見ることもできます。今日やるべき、教習が終わってるかどうか？抜けは無いか、誰が、どこまで進めているか？一覧で見ることで、苦しんでいたチェックは解消されています。」

 

紙のチェックリストを使用していても、ミスが減らず。。。

「アニーを知ったのは、他の企業様が使用している実例を見せて頂きました。その前から、チェックリストのあり方を変えたいと考えていました。紙のチェックリストを使用していても、ミスが減らず、また、チェックリストを使うという徹底も出来ていませんでした。」

★アニー導入前の躊躇はありましたか？どのようなものでしたか？

「アニーを見たときに、これだ！とすぐに思いました。まず、簡単、シンプル、すぐに使えそう。と思いました。また、一度作成をしたチェックリストを簡単に編集することができるのは、とても便利です。スマートフォン、タブレットでも使用できるのが良い点です。教習指導員は全員、タブレットを使用し、教習開始から完了まで、チェックしています。チェックスピードも悪くなく、サクサクとチェックできるのも良いですね。」

「導入当初は正直、すぐに広めることが出来ませんでした。単純に時間がなかったこともありますが、進め方を少人数から開始をして、上手く行きだしたら全体に広める考えで進めていました。ただ、それでも限界を感じたので、関通さんにアニー導入支援を実施していただきました。実施後は、それまで使用していた指導員は、より完璧に。今から使用する指導員は、何の為にアニーを使用して、チェックするのかの意味が良く理解できたと思います。導入スピードが一段と早くなりました。」

 

場合によっては行政処分を受ける場合もあります。

★アニー導入の決め手は何でしたか？

「チェックの抜け漏れによるミスでお客様にご迷惑をかけないため、そして会社を守るためでチェックの抜け漏れはお客様が受けた教習が無効になったり、再受講していただいたりと、多大なご迷惑をおかけする場合があります。たとえば、仮免に合格されたお客様には路上教習を受けていただきますが、その際に仮免の所持チェックをせず出発して、もしもお客様が仮免許証をお忘れだとその時点で、免許不携帯で教習は不成立になります。またあらためて再受講していただくことになり、お客様の貴重な時間をムダにしてしまいます。それだけではなくその事実を関係する行政機関にすぐに報告し、場合によっては行政処分を受ける場合もあります。お客様に迷惑をかけない道具、会社のみんなを守る道具としてアニーを導入しました。」

 

「小さなミスも大きなダメージを受ける可能性があります。なので、徹底的なチェック体制が必要なのです。紙のチェックリストですと限界がありますし、本当にチェックしているかどうかが分からない。アニーですと、誰が、いつ、チェックしているか履歴が残ります。それだけでも大きな違いです。チェックリストをアニーに変更してから、このようなミスは無くなりました。」

「このようなこともありました。指導員がお客様に本来教えないといけない教習内容を間違って教えてしまっておりました。坂道発進の教習をしないといけないの、うっかり違う内容の教習をしてしまうと、お客様に余計にもう１時間再乗車いただくことになります。お客様の貴重な時間をムダにしてしまいます。それだけでなく教習に係る費用も余分に発生し業績にも悪影響です。」

「アニーに変更してからというものの、教習内容が明確になっており、この時間帯のお客様には、【普通車（２段階）】チェックリスト名【路上2-10（経路）】を使って教習をすれば良いと分かるようになりました。もうこのようなことは、ありませんね。」

「アニーを使ってみて本当に編集しやすいな。と感じることが多いです。いらない項目は、削除してしまえばいいですし、必要な項目はすぐに付け足すことができます。誰でも出来る、誰でも作れるところが大きな魅力です。」

 

20分掛かっていた準備が10分になりました。

「教習を始める前の手順ですが、指導員みんな同じ行動をしていると思っていたのですが、改めてアニーを使ってみると、揃っていなかった事がわかりました。アニーは、確認ミスを防ぐだけではなく、行動を揃える、教え方を揃えることにも力を発揮してくれています。以前は、お客様から、「指導員が変わると教え方が変わる。」とクレームを頂いたこともありました。」

「アニーを使うことによって、もう一つ、みんなの行動で変わってきたことがあります。今までは、紙のチェックリストを用意するだけで準備が終わっていたので、言葉は悪いですが、適当に用意をすることが多かったのです。アニーを使い出してから、一日の流れを確認した後に、アニーでチェックリストを準備することにより、指導員の心構えと、またスケジュール管理が各自で今まで以上に出来るようになっています。そのため、慌てて準備することもなくなり、余裕をもって、しっかり確認を行い教習を開始することが出来るようになっています。」

「私は、6月から学科の試験官をさせていただいているのですが、その際にアニーでチェックリストを作成しました。次に何をやるのか、次に何を準備するのかが、明確になっています。6月の使用開始当初は、20名のお客様試験があった場合、挨拶から試験開始まで、20分以上掛かっていましたが、3ヶ月経った今では、同じ人数でも10分で開始できるようになりました。私以外にも2名、試験官を担当しているのですが、みんなで話をしながら、常にチェックリストを変更していっています。また、試験中の台詞もすべてアニーに入れており、アニーの項目を読み上げるだけで、お客様への説明が済むようになっています。アニーを使い続けることで時間短縮に繋がることを実感できてます！」

「私は、企業様の安全講習を担当させて頂いております。私を含め3名いるのですが、この講習をできる指導員を増やしたいと考えています。そのために、まずはアニーでチェックリストを作成しました。この9月から少しずつにはなりますが、新たな2名の指導員にアニーを使いながら教育を進めている最中です。」

「教習指導員のアニー使用頻度は、かなり高く、品質も良くなってきております。これからは、事務部門へのアニーの浸透を進めていこうと考えているところです。まだまだ、使えるところがたくさんあります。とても楽しみです。」