アニー導入を機に、業務の担当制がなくなり、属人化を解消できました。

税理士業

西迫会計事務所

導入目的	属人化の改善と、引き継ぎをきちんとできるようにする
課題	退職者が出たとき、引き継ぎに時間がかかったり、大事なことをちゃんと引き継ぎできていないという問題が発生していたにきちんと引き継ぎができるようにする
効果	チェック項目を見ながら誰でも担当することができる体制へと変化し、チーム内でスムーズに仕事を回すことができるように

引き継ぎに時間がかかったり、大事なことを引き継ぎできていないという問題が発生していました

K:まずは事業内容や特色について、教えて下さい。

私たちは神奈川県県央地区を中心とし、60余年に及び実績を積み重ね、中小零細企業から社会福祉法人に至るまで、幅広い業種の顧問先様より信頼され、とお付き合いさせていただいております。

一般的な税務会計に関するご相談・申告業務はもとより、特にお客さまの事業承継を円滑に進めるため、日本BIGネットワーク(Ja-BIG)が隔月開催する１泊２日×12回の後継者育成塾へ同行し参加をしています。

最近では神奈川県にある５会計事務所と協力し、コンサル会社（㈱みらい会計コンサルティング(通称：みらコン)）を立ち上げ地元の金融機関と連携し、中期経営計画の立案支援をしています。
また、京都大学上級経営会計専門家（EMBA）には、みらコン会員事務所(当事務所からは4名参加)も参加・連携しています。

管理会計領域のスキルの向上により、資本政策のご支援等、コンサル領域を日夜、開発・開拓致しています。

K:アニー導入前のお悩みはどのようなものがありましたか。

各業務が属人的になっていたことです。退職者が出たとき、引き継ぎに時間がかかったり、大事なことをちゃんと引き継ぎできていないという問題が発生したりしていました。

その人にしかわからない仕事があるという問題の改善と、時間をかけずにきちんと引き継ぎができるようにするため、試行錯誤している状況でした。

また、以前はチェックリストを紙で運用していたのですが、時代の流れに沿ってペーパーレス化を目指していました。そのため、クラウド上ですべてが完結するツールの導入を検討していました。

導入が進むにつれ、便利だという声が多くなっていきました

k:そのような課題をお持ちの中、アニーはどのように知られましたか？

WEBセミナーでアニーを紹介している会計事務所様のお話を聞き、興味を持ちました。

その会計事務所の所長様が何事もチェックが大事だとおっしゃっておられて、全くその通りだなと思うと同時に、アニーという画期的なシステムをぜひ事務所に取り入れたいと思いました。

ホームページに載っているアニーについての動画も拝見し、アニーを利用してチェック項目を共通的なフォーマットで作成できれば、引継ぎ資料など整備されていない現状が改善できるのではないかと考えました。

k:アニーを導入することをお聞きし、社内的にどのような反応がございましたか？

最初はどのように使うのかイメージがつかなかったため、「広く浸透は出来ないのではないか」「多くの関与先に利用することは出来ないのではないか」というネガティブな感想もありました。

しかし導入が進むにつれ、「マニュアルがあったり、なかったりで、担当に任せきり」「チェックリストを紙に印刷するのが手間で面倒くさい。」「管理場所がわからないから、使うまでに時間が掛かる。」というような問題がなくなったため、ネガティブな意見が少なくなり、便利だという声が多くなっていきました。

誰でも担当することができる体制へと変化し、業務改善についても考えるきっかけにも

k:アニーをご利用いただき、どのような効果がありましたか？

アニー導入を機に、業務の担当制がなくなり、属人化を解消できました。
アニーに記載している顧問先様であれば、チェック項目を見ながら誰でも担当することができる体制へと変化し、チーム内でスムーズに仕事を回すことができるようになっております。

具体的には、「請求書のこの部分を見てここに入力してね。」というように、わかりやすい形でチェック項目を作ったことで漏れがなくなり、請求書の見方をわざわざ前任者に聞かなくてもできる状態になりました。

現在入力チームは7名で、作成したチェックリストに違う人の目が入ることで当たり前行っていた作業手順の中に実はミスの原因があったことなどに、気づくことができるチャンスにもなりました。

入力業務において、「この手順は簡素化出来るのでは？」という気づきや、もっと効率的に入力できる方法があるのではないか等、業務改善についても考えるきっかけにもなりました。

チェックリストの作成は、7名のパートさんにもお願いしています。
操作が簡単で、パソコンが苦手だと不安に思っていた方でも、いざやってみると簡単に作成できることで自信に繋がっており、積極的に利用している状態です。

他の決算業務に対してもアニーを使うように広めていきたいです

k:今後、更にどのようにアニーを活用していきたいですか？

一番は入力業務でのアニー使用を徹底することです。

現在、チェック項目を作った人が翌月にもう１回、漏れなくできるかのチェックを兼ねてその通りに取り組んでみて、問題がなければその翌月は違う人にやってもらうという形をとっており、常にブラッシュアップしております。
この流れを今後も続けていきたいと考えております。

また、他の決算業務に対してもアニーを使うように広めていきたいと思っております。
社内にはまだアニーを触っていない方もいますので、その方たちにもアニーを利用してもらい、様々な業務にアニーを落とし込んでいきたいと思います。

k:素晴らしいお話ありがとうございました！