アニー導入により、作業時間を以前の1/2以下に減らすことができました

社会保険労務士業

社会保険労務士法人アーリークロス

課題	給与計算等のルーティン業務において、作業が属人化していることや、抜け漏れを防ぐチェック作業がうまくいかないこと
効果	属人化していた業務が標準化・可視化されたことで、作業時間は以前の1/2以下に

給与計算等のルーティン業務において、作業が属人化していることが悩みでした

K:まずは事業内容と特色について、教えて下さい。

事業内容は、社会保険の業務です。主立っては労務相談・労務手続き・労務顧問、さらには給与計算代行を行っております。アニーを活用しているのは主に給与計算と労務手続きになります。

事業の特色としては、クラウドツールを活用した社労士業務の実践です。電子申請や、クラウド会計ツールを使った給与計算を主に行っております。また、グループ会社に税理士法人を置いているため、税務顧問と労務顧問をワンストップでご依頼いただけるところが一番の特徴です。

K:アニー導入前のお悩みはどのようなものがありましたか。

毎月決まりきった形で行う給与計算等のルーティン業務において、作業が属人化していることが悩みでした。

属人化しているがゆえに同じ間違いを何回もしてしまったり、引き継ぎ・指導になかなか時間が取れなかったりすることがありました。そのため、属人化せず、誰が見ても抜け漏れなくできるような形にできないだろうかと模索していました。

また、一つ一つの作業の抜け漏れを防ぐチェック作業がうまくいかないことも悩みでした。以前はエクセルでチェックリストを作成していましたが、毎月チェックしたものをどこに残していくのか、どのファイルが最新のものなのか、というところで認識が統一できず、苦労していました。

以前の作業時間の1/2よりもさらに少ない時間で出来るように

K:最初にアニー導入の話を聞いたとき、どう思われましたか。

率直に申し上げると、ただでさえミスが多くその修正にも追われていましたので、業務的にも忙しいときに新しいものを導入するというのは負担が増えるのではないかなという不安が多少ありました。

しかし、実際に使ってみると難しいことはなく、直感的に使えるシステムであったので、悩まずにやってみたほうが圧倒的に便利だったなと今では思います。

アニー導入後は、導入前と比べて給与計算先や顧問先様が倍になっているにも関わらず、作業時間自体を減らすことができました。

K:すごいですね。作業時間は実際にどのくらい減りましたか。

業務量が倍になれば、給与計算だけでなく手続きも同様に倍になるので、単純計算でだと作業時間は４倍になりますが、以前の作業時間の1/2よりもさらに少ない時間で出来るようになっています。

アニーを導入したことによって、内部のチェックの見直しや記録を残す習慣をつけることができ、どう変えていったらいいかを考えるきっかけになったと思います。

業務が属人化していると、どうしてもその人に聞かないと対応できないという部分がでてきますが、アニーでそこを標準化・可視化できたのは作業時間の短縮に大きく影響していると感じます。

また、さらに時短につながっているなと思うのが、計算に入る前にアニーの最初の項目に気をつけるべきことを載せた点ですね。

例えばその事業所の情報や、給与計算であれば「ここの会社は社会保険料が当月控除なので気をつけるように」といった事項を体系的に一行ドンっと乗せてしまうという形にしています。会社ごとに独自のルールが結構あって、担当者が属人化しているとそれを思いだして準備をするところから始まるんですが、会社ごとの仕様や形態がアニーの書かれているとその部分を確認する時間が省略されますので、かなり時間の短縮に繋がっていますね。

人為的に間違っていることは0％に近づいています

K:ミスは減りましたでしょうか。例えばアニー導入前のミスが10だとして、今はどれくらいですか？

ミスはかなり削減できています。アニー導入前が10だとしたら、一次チェックの時点で3ぐらいになっていると思います。その後の二次、三次チェックでは0から1〜2くらいです。

そのミスも給与計算が間違っているというよりもシステムの設定が間違っているというようなミスですので、計算業務などのルーティン業務でいうと人為的に間違っていることは0％に近づいています。

アニーはクラウド型ですぐに加筆修正ができるので、会社ごとに計算のロジックを残すことができ、新人さんでもその手順通りに計算したらいいというようにできるため、ミスの削減に繋がっていると思います。

例えば給与計算は、マニュアルや市販の書籍がたくさんありますが、その表面的な計算方法を社内マニュアルに載せてもあまり意味がないので、そこはすごく便利です。

実は先日他業種からきた方が1名入社したのですが、その方もアニーを見ながら給与計算して、納品までできているので、アニーの効果を実感しています。私が入った時よりも質問もかなり少ないですし、全くの新人さんが2,3週間で質問なく一次チェックまでこなせるようになったのはありがたいですね。

K:ありがとうございます。稼働し始めたなと実感したのは、導入からどのぐらい経ってからでしょうか？

実際に使えるようになってきたなというと最初に感じたのは３ヶ月目あたりですね。

アニーを使ってまず業務を一周して、修正してまた１ヶ月使用してみて、最初に確認できなかったところですとか、まだ足りていないというところをさらに修正しました。その後３ヶ月目の運用で、この感じで進めば間違いなくチェックリストとして使えるなという印象を受けて、よし、これで運用していこうという感じがありました。

さらにそれから4か月、5か月使ってみて、多少イレギュラーが発生しましたが、それを補足していくやり方も覚えてきて、この部分は今回だけだから議事録に残せばいい、この部分は今後も必要になってくるからアニーにあげた方がいい、というような部分もわかるようになりました。

うまく行っている流れを他のクライアント先様にも実装して整えたいです

K:今後、更にどのようにアニーを活用していきたいですか？

担当しているクライアント様で、計算等が煩雑で作業が難しいクライアント様がおられます。アニーのチェックリストと併用して自動集計シート（サンプルチェック）のリンクを貼りつけて作業をしているクライアント様の流れがとても生産性が高くミスも0％です。うまく行っている流れを他のクライアント先様にも実装して計算ロジックなどを全て回せるように整えたいです。

後はグループ会社の税理士法人の方で行っているクラウド導入支援の業務や、ルーティン業務以外の労務手続きなどでも活用していきたいと思っています。

アニーのマニュアルとしての用途とチェックリストとしての用途、そのどちらでも全員が使えて分かりやすいような形にしたいです。あとはテンプレートを改善して、他の業務にも派生してきたいと考えています。

これから給与計算のご対応をさせていただく会社や顧問先様を倍近くに増やしたいと考えておりますので、アニーの活用範囲をどんどん拡大していきたいです。