ISOや新規お取引時の「工場監査」でも活用され、チェックリストをお客様の安心につなげています。

製造販売業

酒田米菓株式会社

業種：製造・販売

引き継ぎ・属人化の対策のためにチェックリストを導入

K :御社の仕事内容とどのような会社か、またチェックリストシステムアニーを知ったきっかけをお聞かせください。

弊社は地元のコメを利用してせんべいを作ってる会社で、創業は来年で70年です。

製造販売「オランダせんべい」というのが主力メインの商品ですが、それを秋田、山形、宮城、岩手、福島、青森といった東北をメインに販売している会社で、従業員は74名在籍しています。そのうち、正社員が53名、残りがパートさんとなっています。

コンサルにアニーはご紹介いただきました。

属人化しないというのと、あとは新人でも、チェックリストを見ればすぐに仕事ができるようになるということが狙いでチェックリストを導入しました。

 

K :では、その時に社内で社長が問題に挙げていたことや、改善したい事というのは属人化や引き継ぎ業務といったところですか？

いろいろですね。自分の仕事が何をやってるか分かるようにしたかったのです。

その当時、辞める人も多かったというのもあり、また１からスタートではなく、チェックリストを見ればだいたい分かるという形で進んでてくれれば一番いいと思いました。

初めての印象は、パソコンで見せていただいた時に、総務系のチェックリストを見てすごいなあと思いましたね。これなら明日から私も関通さんで働けるかな？と思いましたよ。

こんな感じだったら、弊社もこれを少しずつやっていけば、引き継ぎなど属人化させないで、みんながこれを見てできるようになればいいなと思いました。

 

K :今はどのようなお仕事でチェックリストを使われていますか？

今一番使っているチェックリストは、せんべいの生地工程のチェックリストです。
生地製造ラインの中ではどうしても毎日同じ仕事をしていても整理整頓が徹底しないところあったのです。

整理整頓が徹底しないところに関してチェックリストを使って、終わったら弊社はチャットワークに「写真の送受信の状況をアップしてください」という形で行ってみました。

写真での報告を行いますので、「できました」「できてません」だけの曖昧な報告はなくなりました。

また経理の方も結構使ってくれています。経理の方も今一人でやっていますので、異動や退職となったときに属人化しやすい部分が今までと同じ手順で、できているのかということを残せるのはありがたいです。

その後、その方が退職が発生しても大丈夫な形づくりがしたいですね。

 

記録がないと、お客様からの信頼にも影響します。

K :酒田米菓様は生産部の「生地部製造記録書」のダブルチェックでチェックリストを活用されていますよね。その活用法が気になったので教えてください。

このチェックリストは紙ベースでも使っています。外側の工場監査とかになると紙ベースの記録を残さないといけなくて。

しかし紙の記録書に書くこと自体、抜け漏れがすごく多かったので、困っていました。ですので、アニーを使い正しく記載をしたかどうかのチェックをしていると言うことですね。

この記録のダブルチェックを始める前に比べ、書き漏れが少なくなりました。

 

本来であれば現場の作業者が記録書を書いた後に上司が確認して、工場長に提出という流れがあります。
しかし、私たちの計画不足もあるのですが、作業者と上司がチェックするという仕組みが成り立っていなかったのですね。

この記録で抜け漏れがあった場合、廃棄した商品をどこに回したのか分からない状態だったのです。
例えばお米100キロ買いました。使ったのは80キロです。では差分の20キロはどこに行ったのですか？ということになってしまうので、社内的な記録になるわけですね。

 

K :どういうときにチェックの記録を提出されるのですか？

例えば新しく取引先様が決まったときは全部チェックされます。
大手スーパーさんの取引が新規に始まるような時に、「今までの記録はどんな感じですか？」と聞かれますので、チェック履歴を提出しています。

またISO監査などもそうです。

大きな事故やクレームがあった場合、これはなぜ起きたんだろうと、よく記録を確認しなくてはいけないのです。

その時に、記録がないとなると、もうお客様からすべての商品の信頼が無くなるという状況になったことがありました。

生産記録のダブルチェックを始めて多分2年になると思います。
記録の漏れもなくなりましたね。
ISOの監査が入る前に記録の見直しをしておりますが、監査を受けるときにどの資料を出すか分からないので、抜け漏れがあるかチェックしなくてはいけなかったのです。
しかしアニーを活用してからは、そういうことをしなくても良くなりました。

 

K :それはすごいじゃないですか。
監査前に例えば、1週間2週間かけて徹底的に前回の資料を見返すという行為がなくなったということですね。
また、監査はISO以外にありますか？。

あとは顧客の監査くらいですかね。メーカーさん、例えば関通さんが今度はお菓子を販売しますよ、となったら、関通さんの品質管理の担当者様がうちに来られます。

その時に、こういった資料が毎日のようにちゃんとチェックされていなかったら通るのも通らないですよね。
あと例えばお客様の商品で商品事故を起こしたら、記録が曖昧だと全部回収です。

 

K :とても良い活用をされていますね。記録をとることで、お客様の安心にも繋がりますね。

残業ゼロと出荷ミスゼロを目指すために使っています。

K:では少し他の方にもお話伺って見ます。総務と商品管理部と品質管理部のご担当でしたね？今アニーで進めていることって何ですか？

今、この商品管理部の仕事ですね。

アニーで時間を区切ってこの時間まではこの仕事を完了させましょうと言う事で。できれば繁忙期になっても残業ゼロにしていこうと。

この出荷業務の一連の流れというのは当面の目標は、この残業ゼロと出荷ミスゼロを目指すために使っていますね。

今までは整理整頓ができていなかったのですが、「なんでしないの？」と言うと「忙しかったから」となってくるのですが、時間で区切って管理できますので、「この時間でならきちんと終われるはずですよ？」と言えるようになりました。

管理する側としても指導しやすくなりました。

このチェックリストの内容が現場で働いている人に一回すべて書き出してもらいます。この時間まででこの仕事はだいたい終わってますという、自分たちで書き出したものですから。

K:なるほど。管理者から押し付けたものではなく、自分たちから上がってきた形だとうことですね。

そうです。ですので、その通りにいかなかったらおかしいよねと言うことなのです。

 

K：今回はたくさんお話いただきましてありがとうございます。

引き続きよろしくお願いいたします。