アニーなら外国人の方がチェックしていても、一定の基準でチェックができるのがいいですね。

日本語学校

株式会社ダイバーコム

業種：教育業

日本語学校の寮に入寮する、留学生のサポートをしています

私たちの親会社が日本語学校なのですが、そこに入学する留学生の生活面のサポートをしています。
住居やアルバイト、また就職先の紹介なども含めて行っています。

私は学生寮の管理の責任者を行っています。
基本的には学生寮の管理なので、部屋の段取りや設備の管理などを行っています。

学生寮には、一番多いときには200名弱ぐらいが入寮しています。

学生に負担してもらうものの線引きが明確にできました

ｋ：アニーを導入する前はどのようなことにお困りでしたか？

学生寮というのは、誰かがチェックに行かないとすごく汚くなってしまうのです。
そういうチェックを、不動産会社のようにやれないか、と考えて、色々調べていた時、HPでアニーを見つけました。

不動産会社は清掃管理などを、計画立てていろんな建物を回られています。それを学生寮でも実施して、管理を私以外のスタッフでも上手く誰でもできるようにしたいと思いました。
最初は実はシステムを作ろうとしていました。
今週はこの作業ですよ、とアラートが出たりするようなシステムです。
でも、なかなかそれが上手くいかなかったですね。

そういう時に、みんながチェックだけでもスムーズでできるようにしたいと考えて、アニーを見つけたという次第です。

元々チェックを紙で行っていたのですが、相当ひどい箇所しか再チェックができていませんでしたし、個人の裁量でチェックを行っていることも多かったです。
いつもの担当者以外が行くと、「何を見たらいいのか？」が分からなかったのです。

Aさんだと「だめだろう」ということも
Bさんは「これぐらいならいいだろう」と思っていたり、人によって感覚の違いがあります。

それによって、本来は学生さんが弁済しないといけない汚れや傷を、見逃していたために会社が負担しないといけない、ということもありました。
賃貸の建物であれば、修繕費が1回30万円ぐらいかかることもありますよね。
例えば油汚れが取れなかったとか、床が濡れていても気にしていないということを続けるとフローリングなどもダメになったり、クロスを張り替えないといけなくなります。

日頃のチェックを、誰が行っても等しくできるようにしたかったので、
アニーはコストも安かったですし、お試しもしやすいということも決め手の一つでしたね。

外国人の方がチェックしていても、一定の基準でチェックができるようにしたかったからです。

ｋ：具体的にはどのようにアニーを使っていますか？

台所、お手洗い、お風呂など場所に分けて、こういう所を見てほしいという視点でチェックリストを作りました。

以前と比べたらやりやすくなりましたね。
色々な現場でチェックして、完了したらメールが飛びますし、私が現場にいなくても報告が受け取れますので、異常なしであることもわかりますし、何かあったらコメントに書いてくれるので、問題の有無で仕分けがしやすくなりました。
問題がある場所は、再点検など後の行動を入れる管理もしやすくなりましたね。
そういう点で仕事としてもやりやすくなりました。

ネパールとフィリピンの職員を採用していて、その2人に使ってもらっています。
私が同席せずともチェックできるようになったのは良かったですね。
最後に完了報告も飛ぶので、向こうも責任をもってできるようになりました。

全部チェックできないといけないので、手も抜けませんよね。

外国人の方がチェックしていても、一定の基準でチェックができるようにしたかったからです。

日本語が苦手な方でも英語でチェックリストがあれば大丈夫。そういう状態を作りたいですね。

Ｋ：今後、どのようなことでアニーを活用していきたいですか？

入寮のときの規約同意で活用したいと考えています。

新たに入学した方が寮に入る時、ルール・規約にサインをしてもらっているというのを、アニーのチェックリストに変更したいですね。
アニーに署名の機能もありますし。

よく、申込書などに項目が並んでいて、「理解しましたか？」とチェックしていくものがあると思いますが、そのイメージです。
入寮前に「ベッドはありましたか？」「Wi-Fiはつながっていますか？」など、後からのトラブル防止のためにチェックしてもらい、以上のことに同意しましたよ、という形でスタートしたいです。

あとは、多言語化したいですね。職員に様々な国の方がいますので対応できるようにしたいですね。
そうやって更に精度をあげていきたいと思っています。
中国語、英語、ネパール語、ベトナム語などですね。
多言語化したチェックリストは職員に作ってもらおうと考えています。
これから新しく外国人採用をしたときに、日本語が苦手な方でも英語でチェックリストがあれば大丈夫なので、そういうことを準備していきたいです。

 

k:これから更に色んなところでチェックリストが活用できそうですね！
本日は貴重なお声をたくさんありがとうございました！