残業だらけだった実地監査の準備も改善！日々のチェックが働くようになりました。

介護事業

インフィック株式会社

導入目的	コンプライアンス関係の監査や実施記録への活用
課題	エクセルでの管理だったため作業が複雑だった
効果	業務時間が削減できた

アニーのおかげで事業所ごとのやり方が統一できました

御社のサービス内容を教えてください。

弊社は20年ほど前から在宅介護からスタートしている会社です。

そこから、通所系介護のサービス、施設系介護のサービスも展開し、今グループ全体で静岡、埼玉、神奈川に40近くの事業所があります。

正社員が250名程度、非常勤も含めますと500名程度の従業員がいまして、

その中には海外からの留学生などが10名おり、

うち7名は介護現場、3名は管理のシステム開発で働いています。

ありがとうございます。

今回アニーを知っていただいた経緯は、増田社長と交流会でお会いさせていただいたことがきっかけでしたよね。

お話をさせていただいたときに、「面白いね！やってみようか。」という形で始まったと記憶しています。

はい。一旦、最初に声をかけていただいた時に、こういうシステムがあるから何か使えないかなという話で、その時に真っ先に思い浮かんだのが今のコンプライアンス関係の仕事で監査や実施記録ですね。こういった業務が煩雑ですのでそこで活用できるのではないかと考えたのが導入のスタートでした。

代表の増田には、コンプライアンスのところは手を抜かないという、ベースの理念がありました。そこを遵守するために、毎月行っている社内監査チェックに対し、システム的な部分で簡易化できるという話になりましたね。

アニーを導入し、どのような変化がありましたか？

一番大きいのは事業所ごとのやり方が統一できたことですね。

介護業界の特色として、法改正や報酬改訂などが頻繁に行われます。元々はそういった改正事項等を事業所ごとに、独自の管理・チェックをしていました。

チェック内容は人員基準がきちんと守られているか、新規で利用が始まった時の書類に不備がないか、会議が定期的に行われているかなどですね。

こういったチェックの管理が属人的になっていました。

しかし、アニーでチェックをすることで、こういった業務が可視化できるようになり、課題解決に非常に貢献したと思っています。

アニーを入れる前、私が事業所長だった当時は、エクセルやワードで管理をしていたのですが、非常に面倒に感じておりました。

本部から送られてきたエクセルデータを編集してPDFで返していたり、手間がありましたね。

元々入っているものを消して、消さなくて良い部分まで削除していたなど、大変でした。

その作業が毎月あったのです。

書類自体を作る事はそれほどチェックするのに時間はかからないと思うのですが、チェックを付けるためのチェックといいますか。

書類の確認に2時間ぐらい時間が取られるのです。

それがアニーになってチェックするのが簡易になりましたね。

リアルタイムでチェックできるので品質向上に繋がっています。

アニーを入れる前は、事業所のチェック項目が、ひとつの事業所でA４の用紙が３枚くらい。それが35事業所なので100枚近くありましたね。

事業所でチェックしたデータはパスワードをかけてクラウド上の共有の場所に保存していたのですが、チェック内容を確認する前にパスワードを解除したり、自分でデータの置き場所を移動させたりしていたので、データの移動作業に30分ほどかかっていました。しかし、アニーを導入してからは、１～３分ぐらいで完了するようになりました。

かなりの業務時間の削減になっています。

チェックの精度についても変わりました。

例えば毎月チェックしたい項目が少し変わるところがありますよね。

今までだと、先月使ったデータをそのままコピーして使う事業所があり、新しいチェック項目が更新されないことが多々ありました。そうなるとしてもらいたいチェック項目をリアルタイムに出来なかったという課題がありました。

今では、常にアニーで最新のチェック項目をみんなが使えるので、チェックする側も品質的に上がっています。そのリアルタイムにチェックする項目内容も変更をかけて行っています。

アニーを入れる前の監査は、思い出したくないぐらい大変でした

チェックをしている方はどなたになるのですか。

実際にチェックを実施しているのは各事業所の管理者です。いつも月末にやってくださいね、と私の方で案内をして毎月15日までにチェックを終わらせるようなルーティンも決まっています。

チェックが本当に大切なお仕事ですが、介護事業ではこういうことが守られてなかったらどうなるのですか。

ケースによりますが、例えば介護報酬を減らされることが挙げられます。

100万円を超えることもあり、かなり大きな数字です。

多くは人員基準や加算のところが原因となりますね。

我々としても介護事業運営の中で、管理者とは、熟練された人たちばかりではありません。要は何年も介護事業に従事していて、その人員基準をすべて把握して網羅しているような方々ばかりが管理者になるのではないのです。

だから管理者としてそこに配属が決まっても、人員基準のルールというのを1回ミーティングで教わっただけでは把握しきれないこともあるのです。

ですから、そのルールと言いますか、やはり一つ守られてないだけでも減算になったり、もう本当に最悪のケースだと事業所自体がなくなることも考えられます。

実地指導はいつ実施日がわかるのですか？

だいたい、1カ月か2カ月前くらいに通知がきます。

そして介護事業者は通知が来て慌てて用意するということが多いです。

しかし慌てて用意して結局そこで仮に修正を入れようとしてしまうと、それが見つかった瞬間取り消しというケースがありますよね。

しかしアニーを使用している僕らが、そういう場面に出くわすとしたとしても1カ月に1回フィルターかけているので必ずエラーは見つかります。

アニーを使う前は、毎月の管理をしていなかったため、実地指導の紙が届くと、本当にそこから1週間くらいほぼ徹夜で準備をする状態でした。思い出したくないぐらい大変なことでした。

今はちゃんと月次で確認ができているので「実地が来るよ」と言ってもそんなに残業することなく対応できていますよね。徹夜の日も全くありません。

以前は負担になるので本当に、通知が来るとドキドキしていました。
しかしアニーを入れてからは事業所のチェックを定期的にできるようになったので、そういうこともなくなりましたね。

スタッフの教育に展開していきたいです

今後、アニーをどのように広げていきたいですか

やっぱり一番大きいのが教育の部分かなと思います。

介護の現場では研修や技術指導をやりなさいと言われます。

身体拘束や事故防止に関すること、認知症について理解を深めるなど、それが漏れるだけでも収入が減ってしまう要因になります。

ですからまずチェックリストを研修記録に使えると思っています。

最近コロナの影響で集合研修ができなくなっているので、動画を使っているのですが、そういったものにもアニーで使える集計のしやすさも活用できるなと思います。

もうアニーを入れて2年たちましたが、私たちにとって普通にあるものというか、当たり前な存在なのです。ですからそれ以前があまり思い出せない感じになっていますね！

ありがとうございます。これからも是非活用していってください。