業務内容を共有することで作業の漏れがなくなり、人に仕事を任せられるようになりました。

マーケティングオートメーションツール「SATORI」の開発・販売

SATORI株式会社

業種：IT・情報サービス

1人で抱え込んでいた業務を、アシスタントに任せられるようになりました。

最初アニーのイメージはどうでしたか？

最初はチェックリストというよりは、マニュアルとか共有という感じでざっくりと聞いていました。

「効率化出来るかも」「人との共有が便利かも」というところで期待が大きかったかなと言う気がします。

このときは今より人数も少なく、やるべきことを手探りでした。

フローも定まって無くて、試行錯誤しながらやっている真最中でしたね。あまり一緒に出来るメンバーがいない中、1人で抱え込んでいました。

他のメンバーもキャパがない中だったので、アニーのようなチェックリストのツールがあれば、仕事の見える化になるかなと思いました。

 

最初どのようなチェックリストを作られましたか？

例えばセミナーの受付業務ですね。

セミナーは、ご契約者様向けに当時は週１回で実施していました。

受付業務は複雑で、弊社ツール「SATORI」のフォームから参加お申込みを受け付けた後にすべきことがいろいろとあります。

社内カレンダーにご参加者情報を転記したり、詳細ご案内メールを送ったり、「SATORI」内の顧客情報に付与するタグを管理したりと、細かい業務になります。

セミナー自体の規模が拡大していた時だったので、少しずつ参加人数も増えてきて、他の人と作業を手分けすると漏れが発生してしまうことがありました。参加受付がきちんと受け付けられていないというミスや、御礼のメール漏れを防ぐ仕組みが必要でした。

 

菅原さんが作られたチェックリストは、誰が使うのですか？

アシスタントの方におまかせしています。

タイミング良く、アニーを導入した頃に、アシスタントの方にチームに加わってもらいました。私が作ったチェックリストを、そのままアシスタントさんに渡して使っていただいています。

最近、もう一名アシスタントの方に新たに来て頂くことになったので、その方にも早速アニーを使ってもらっています。

 

アシスタントさんがアニーを使うにあたって、なにか足りないことや分からないと聞かれる事はありますか？

一番最初はありました。しかし、立ち上がりの早いうちに不明点を言ってもらって、それをアニーに項目追加するようにしました。ですので、長い間、同じマニュアルを使っていますが、特に問題無く使えています。

 

もし、その時にアニーというものが無かったらどうしていましたか？

もともと、私がGoogleのドキュメントにマニュアルという形で手順をメモしていたんです。

もしチェックリストがなかったらそれを使っていたかもですね。

しかし、ドキュメントは長文化してしまったり、手順として整理しきれていなかったりするので、業務手順を明確化して共有するという部分ではチェックリストのほうがメリットが有るのかと思います。

複雑なフローもアニーをつかって引き継ぎできました

セミナー以外ではどのような業務にアニーを使っていますか？

まずは、月次の作業です。例えば、お試し期間が終了したお客様のトライアル用アカウントをクローズする作業があります。検討期間の延長要望などもあるため、まず該当するお客様に継続希望の有無を確認します。

その際は、トライアルユーザーの情報を抽出して「SATORI」からメール送信して、トライアル延長の希望があれば担当営業へ共有するなど、様々な作業があります。

その一連の作業の流れをアニーで管理しています。

Excelの加工だったりメール送信だったり、複数の作業が入り交じる作業です。データの加工や、不整合や細かい対応などが複雑すぎてこのフローをどうしようかと思っていました。

1、2回自分でやってみてある程度フローを整理した上で、キャパシティ的に自分でずっと続けるのは厳しいかなと思ったので、先述したセミナー受付と同じアシスタントの方に任せるようにしました。

 

複雑な仕事が手順になって、初めてアシスタントの方にやってもらった時はうまくできましたか？

多分、大きなトラブル等はなかったと思います。

引き継ぐ前に自分で一連のフローをやってみた際に、トラブルにつながりそうな要注意事項は、事前に防止できるようチェックリストに盛り込んだためです。

アシスタントさんが行うようになってからも、想定外のことがたまに出てきますが、その場合は一緒に対応を検討し、必要に応じてチェックリストを更新します。ですので、これをチェックして進めてくれるなら割と安心しておまかせできるなと。

お願いするアシスタントの方もきっちりチェックしてくれるという信頼感がありました。

アニーのおかげで、在宅勤務導入後も安心感をもって業務を進められます

感染症対策のため自宅での在宅ワークを推奨されるようになり、2020年の2月末からは私と一緒に仕事をしているアルバイトスタッフは在宅勤務を行っています。また、私も4月からはずっと在宅勤務となりました。

在宅勤務で、出社時と同等のすべての業務を行っています。

在宅勤務に切り替わるのと同じ頃に、部署に新メンバーも加わりました。また、来場型で行っていたセミナーを、オンライン開催に変更を行いました。
そのため、新しく業務をする人が増えたり、業務のフローが変更になったりしましたが、その際にもアニーのチェックリストを最新のフローにあわせて変更し、メンバーにしっかり共有することで、ミスや抜けもれを防ぐことができると感じています。

アニーのおかげで、在宅勤務であっても、安心感をもってチームで連携しながら動くことができています。

1か月以上かかる新機能のリリース作業にも活用

他にはどのような作業がありますか？

新機能のリリースです。

お客様に告知のメールを送る作業ですね。まず、いつどういう機能のリリースがあるかを開発部門から教えてもらいます。リリースの規模や内容次第で、メールでお知らせする内容・告知時期・告知対象（メール送信先）が変わるなど、細かい調整が必要です。

リリース作業のチェックリストは私とアシスタントがやることを、分けて作っています。

作業ボリュームが大きいので、たとえばメール文面のタタキは私が作成し、アシスタントの方に体裁を整えてもらうなど、効率よく作業分担したいと考えています。

また、メール送信だけでなく、スタートアップガイドやオンラインマニュアルの修正も行いますね。

そういう作業も含め、１～２ヶ月間、開発側と調整して行っている仕事ですね。

 

こういった作業にアニーは機能していますか？

はい、頼ってます。上記のような資料修正を行うと、新規ユーザー様に自動配信しているメールや、セミナーの事前ご案内メールに添付している資料の差し替えも必要になります。そのような付随業務が増えて、差し替え忘れのリスクなど、懸念点もいろいろ増えてきたんですね。

アニーを使うことでそういうことも、もう漏れはないかなと思っています。

業務をシンプル化できてない課題もあるのですが、SATORIの作業とアニーの相性がいいのかなと言う気がしました。

席にいなくても、アニーを使えば仕事の状態が目に見えます

菅原さんはアニーを使っていかがですか？

そうですね、アニーがあって良かったと思います。アシスタントも「安心感があります」と言ってくれていました。

私が席におらずバタバタしている時も、とりあえずきちんとやってくれてることが、アニーだと目に見える形でお互いわかるので良いかなって思います。

新しい仕事をアシスタントにお願いする場合は、一回流れを説明すれば、最初の1回だけ丁寧に確認等を入れたあと、基本はもうお任せできるのではないかなと思います。

 

これからアニーでこれチェックリストにしたいなというものがありますか？

あります。まずは半期に一度、3～4回くらい行っている、ユーザー様との座談会開催業務のチェックリストを作りたいですね。すごく小規模なユーザー会のような形で、5人程ユーザーの方に集まっていただいて、朝食を食べながら業務上のお悩みをユーザー様同士で共有するような会をしているんです。

３回くらい企画して回してみたんですが、ある程度定型化されてきたので、形に出来るようになってきました。事前準備や予約をするものや購入するものとか色々あったりとか。

次やるとしたら半年後くらいなんですが、そういう時間の空くものこそ、ちょっと忘れてしまう事があるので、アニーを作っておいたほうが良いかなと思います。

 

本日はありがとうございます。これからもアニーを活用し続けてください！

だいぶ助けられているなと、改めて振り返ってみて思いますね。ありがとうございます。