チェックリストを探すのに一苦労だったアナログからの移行

    サービス業

    株式会社やまとダイニング

    業種:

    チェックリストを探すのに一苦労だったアナログからの移行
    導入目的 ベテランの人しか出来ない仕事があった
    課題 作業の属人化
    効果 属人化が解消され出来ない仕事がなくなった。

    アナログからアニーへ移行の第1歩

    (K:当社インタビュワー)

    K:御社はどのような会社かと、アニーを知っていただいたきっかけを教えてください


    弊社は社員が14名、パート・アルバイトを含めると50名の企業です。焼き肉店の運営と、お弁当販売とインターネット通販を行っています。

    アニーを知ったきっかけは社長ですね。もともと弊社は社風的にIT活用には抵抗はなかったです。


    K:もともとチェックリスト社内で使われていましたか?


    アナログのものですがありました。チェックリスト自体はもう結構前から使用していましたね。

    お店だと開店、閉店のチェックリストや、清掃、発注などですね。

    しかし、紙をもってチェックしていると、それを置き忘れてしまうことがあり、不便に感じていました。クリアケースに入れてチェックはしていたのですが、手間がかかりますから。

    そして種類が増えると、その分紙が増えますよね。

    そうなると、チェックリストを探すためのチェックリストが必要になってしまったんです。


    K:私が何度か訪問させていただいて、実際にアニーを始める頃はどうでした?


    最初は、「面倒くさい!」となりましたね。「手書きの方が早いじゃない!」と思ったのですが、

    チェックリストの紙がたくさんあったので、それをまずアニーに全部移行しようということになり、そこからスタートしました。

    アニーへの移行の作業はチェックリストの落とし込みから全てパートさんに作ってもらいました。


    K:すごいですね。おいくつくらいのパートさんですか?


    やまと:40代です。弊社のパートさんは皆40代ぐらいですね。

    前職でパソコンを使ったことがあるか、ヒアリングし、その方にお任せしました。

    その方たちが分かってくると、同じパートさん同士に教えてくれるので、私が教えるよりいいと思いました。

    機械の操作などのマニュアルもアニーになっています。

    マニュアルも紙ベースだったので、結局全部アニーに落とし込んでいますね。
    アニーの機能を見る

    1日1回以上スタッフから質問があったものがほぼゼロに。

    K:作業ではどんな変化がありましたか?


    新しく仕事を教えた後に質問をされる回数が格段に減りました。

    新しいことをする時は質問があるじゃないですか?それを全部アニーに落とし込む。

    それを見て作業するので、別になにも問題無いわけですよ。追加するだけですね。


    URLを貼付けられる機能があるでしょ?発注はネットでしてるのですが、

    アニーをつけてチェックしながら、発注の画面をまた立ち上げないといけない時があるのですが、

    でもURLがあればそこを押せば流れでできますよね。

    発注先何処でした?って聞かなくていい。これすごくいいですね。


    発注先を覚えなくていいんです。

    例えば、八百屋さんって知らないスタッフはどこのお店かを聞かないとわかりませんが、URLのところを押せばいいから、いちいち聞かなくても済みます。スタッフの精神的にも楽ですよね。


    K:今までパートさんにこういった質問で声かけられてた回数は何回くらいありましたか?

     

    今までなら一日一回以上は声かけられてましたよ。

    でも今はほぼゼロ。聞かれるのは新しいことだけですので、他のことに時間を使えるようなりました。


    アニーを使ってるパートさんも自然と脳みそが新しいことが見つけやすくなって、

    もっとこうやったほうが便利だよねという回路になるわけですよ。
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    新人、ベテラン関係なく仕事が進められるのがいいですね。

    K:使われている中で代表的なチェックリスト、教えていただけますか?

     

    この「レシピ」というのはマニュアルです。

    熟練したスタッフの頭の中に入っていたもの、その方の技術だったものが誰にでも見える化する事されることにより、新人パートさんでも同じ味付けでお料理を提供できるようになったというわけです。


    後は、「炊飯」というのを見てください。ライスのチェックリストなのですが、アニーがないときは、最初の所が朝早いんですよ。

    その人に教えるためだけに一人早くこなくちゃいけなかったんです。だけどアニーが入って「これ見てやって」でできるし、できたかどうかがメールで来るから、炊飯準備ができてるかの確認ができる上、教えるためだけの早出をしなくて済むということです。


    普通は確認で「やったの?」「大丈夫?」という声かけをしていました。しかし今ではこれが「やってくれてるね、ありがとう。」といえるようになったのです。


    K:コミュニケーションとしてもいいですね。
    よくある質問はこちら

    クレジット端末の操作もみんなができるようになりました。

    つぎに「カード払い」というのも見てもらえますか?これも手順書になっているのですが、

    これはまさにクレジットの端末をお客様の支払の時に使うんですね。今までは分かる人だけの作業でしたが、これでみんなができるようになりましたので、「できる人がいないから困る」というのがなくなりましたね。

    これは何がいいのかというとデリバリーのスタッフもこれを使うんです、届け先にチェックリストの紙を持って行くわけにいかないので、今までは覚えないといけなかったのが、スマホで見ながらやればできるわけです。


    K:なるほど。「チェックリスト使ってたらいつまでも頭で覚えない」と言われる企業様もいらっしゃいます。しかし、そうではなく、やまとダイニング様では「覚えなくても誰もができる状態」を作ろうとされているのですね。


    そうなんです。でも結局、覚えるんですよ最終的には。

    携帯もそうじゃないですか。使えば覚える。

    何がいいかと言いますと、最近慣れてるからチェックリストを見なくなったという時に失敗があったら「やっぱりチェックリスト大事だね」と改めて思う事なんです。これが大事ですね。

    それと、この「梱包係」というのも見てください。

    これいいですよ。この流れがだいぶ簡素化されました。

    これが一番肝心なんですね、この梱包係っていうのが、できるスタッフを必ずつけていたんですが、アニー見ながらわからないところだけ聞いてと言えるようになりましたね。


    K:今までは何でもできるパートさんがいて、その人に任せてたけれど、それが新人さん、ベテランさん関係なくチェックリストを使いながらできるというのが大きいというのと、社員に聞かれる質問が少なくなったっていうことですね。

    パートさん自身が作業工程を考えられるようになったという。


    そうです、これは大きいですね。

    弊社のパートさんアルバイトさんは言われたことだけではなく、考えながら仕事ができるようになりました。


    K:本日はお時間取っていただいてありがとうございます。
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