作業者が特定できるようになり、毎日あったミスが週1に減りました。

    介護事業

    株式会社幸

    業種:

    作業者が特定できるようになり、毎日あったミスが週1に減りました。
    導入目的 作業者の特定とミスの削減
    課題 仕事にモレが多かったこと・誰が仕事を行ったかわからなかった
    効果 作業の漏れがなくなった

    「その仕事は誰が行ったのか?」が分からない状態でした

    関通:チェックリストシステム アニーにお問い合わせいただいた際は、何に悩んでおられましたか?


    まず、仕事にモレが多かったことに悩んでいましたね。あと、誰が行ったか記録が残っておらず、注意や指導ができなかったんです。
    元々私たちは紙のチェックリストにレ点チェックを入れて使用していました。
    チェックし終わったら消しゴムで消し、使いまわす運用をしておりました。
    例えば、朝の準備チェックで行うときに「ガス乾燥機」の元栓を開けるという内容があります。
    しかし、ある職員さんが、勘違いしてガス乾燥機の隣にある給湯器の元栓を開けてたんです。その方は、これで正しいと思って作業をされていました。
    けれども、厄介だったのが、他の方が「誰かが間違って給湯器をあけている」と気づいても、その誰かが特定できない状態だったのです。

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    健康や命を預かる仕事だからこそ、特にミスや忘れ物は信頼感を落としてしまいます

    現場では、仕事を教えるにも言ってる内容がバラバラだったり、ということがありました。
    同じお客様に同じ忘れ物をして3日連続、怒られたこともありましたね。
    毎日別の職員が行っていたのですが、引き継ぎミスでした。
    1日目に忘れ物をした人が、翌日の担当者へ報告もしていたんですが
    後任者が聞いていながら、チェックしていなかったんですよね。
    しかしそういう事情もお客様からしたら関係ないですよね。
    「なんで同じことを繰り返すんだ」と怒られました。
    もし忘れた物が、ご利用者様が家でご利用される医療の道具や薬だったら、
    最悪健康に危害をくわえる可能性も考えられますよね。
    そういったものを忘れた場合は、もちろん取りに行きますが、往復の時間もムダになります。
    健康や命を預かる仕事に関してはミスをしたり、更に同じミスを繰り返してしまえば、


    信頼感は皆無になりますよね。

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    作業者が誰か特定できるようになると「教育」ができるように

    あとは、うちの事業所に利用者さんの落としモノをご家族に返し忘れてることも多かったです。


    肌着やタオル、書類なんかも置き忘れて帰られる方もいらっしゃるんです。
    ただ、その報告も職員間でまともにされていなかったために、
    いつのどこの忘れ物か、誰のものか分からない状態で放置されていました。
    半年以上たってやっと確認するものも多かったです。
    そうなると、持ち主が見つからないものがどんどん増えてしまったり、ということもありました。


    紙で、えんぴつで消せるチェックリストだったので誰が担当かわかりませんでしたね。


    今では私たちはiPadをスタッフ全員に支給し、アニーを使っています。そこから誰がいつ忘れ物のチェックをしたか、他の職員が分かるようになりました。よって、忘れ物が発生しても誰がどこをチェックしたか追跡できるので、誰の忘れ物かが特定しやすくなりました。
    返し忘れて放置されている不明物は以前の10%に減りましたね。


    アニーは、教育ツールという側面を持っていて、更に簡単に、いつ・だれがチェックをしたのかを、他の人がわかるというのが決め手でした。ワンタップというのも楽ですよね。
    今までの紙のチェックリストだったら、毎回消してしまいますし、名前も書かなかったです。
    誰が作業を行ったのかがわかると、ミスや漏れがあったときに、「なぜチェックが入ってないのですか?」と言えるようになりました。上司側からも言いやすいですしミスの対策もとれますよね。


    また、アニーのリンク機能が便利ですよね。
    例えば作業途中で、「チャットワークでAの報告を入れましょう」という内容があればワンボタンでチャットワークを開くことができるので楽ですよね。


    関通:チェックリストシステム アニー導入当時に不安だったことはありますか?


    導入当時は、どれだけ従業員のみなさんが、ちゃんとチェックしてくれるかが正直不安もありました。


    まず一部の職員から使ってもらいました。
    そして、社長とPCが得意な社員で、マニュアルを作ってしまいました。
    そのときに社員から「どんな所を業務改善したいですか?」と声を吸い上げるようにしていました。
    そしてチェックリストを、トップダウンから落とし込んでいきました。


    そこから1年ぐらいつかって、「もう少し定着率を上げたいな」と考えるようになり、関通の納さんに導入支援にきてもらいました。
    それまで、使っていることで気持ちは満足していたのですが、支援をしてもらうことで、実際は最大限の効果がでてないわけではなかったなと感じます。

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    介護職の様々な業務でアニーを活用

    関通:アニーは今どういったお仕事の内容で使って使っていますか?


    今は毎日のルーティン業務をメインとして使っていますね。


    ①現場
    介護をする上での朝の準備や片付け、予定の組み方などはチェックリストで使ってます。


    ②法務関係
    法律上の書類にも使っています。たとえば法律上、現場に配置しないといけない資格者がいるので、きちんとそれができているかチェックも使ってます。あとは、各現場に事務処理のアニーのチェックリストがありますね。


    ③総務、経理
    総務経理業務はルーティーンのタスクが多いです。そのためで月間でやることや勤怠のことのチェックリストを使っています。
    また採用業務でも使っていますし、保険請求なども完全にアニーを活用しています。
    自動生成機能を活用して、ルーティーンワークは勝手にチェックリストが生成されるようにしています。


    あとは、人の命を預かるお仕事でもあるので、法律を遵守しなければなりません。
    ですので重要なポイントは「赤文字」で入力するようにしています。

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    仕事の「終わり」が分かるようになりました

    関通:実際にチェックリストシステム アニーを使ってみていかがですか?


    達成感があります。
    仕事が終わったときに「終わった」ということがわかるようになったので。


    チェックリストがなければ、どこかにヌケがあるかもしれなくて、本当に仕事が完了できたのか、分からなかったんです。
    紙や記憶でお仕事をすると、チェックもれが見つかりづらいですし。アニーは全部チェックが入ると終わったことが明確に分かりますからね。


    あと、頭の中にあったものが文書化できたことが良かったです。
    アニーが入る前は月間の仕事や各部署の仕事がみんなの頭にありました。でも、アニーのお陰でチェックリストに文書化できたので、それぞれの仕事の一連の流れがわかるようになったんです。


    引継ぎも、アニー導入前に比べると、相手に分かりやすくできるようになりました。業務の手順が明確だからこそ、教わる側も「ここが分からないです」と疑問を特定して言いやすくなりました。


    また、ミスに対しても効果はありましたね。
    以前は、お客様にご迷惑をおかけするミスは毎日各事業所でありました。
    先述した忘れ物や連絡ミスが特に多かったです。毎日あったミスが、今では1週間に1回ぐらいに減りました。


    関通:ありがとうございます。たくさん成果を出していただき、私たちも嬉しいです!では最後に、アニーを使いさらに改善したいことや未来への展望をお教えください。


    そうですね、教育や引継ぎをもっと更に進むように使いこなしたいです。


    また、更にミスを減らせられるようになりたいです。元々毎日あったお客様へのご迷惑をおかけするミスは今は週に1回になったので、次は1か月抜け漏れなしを目指したいです。


    関通:本日は貴重なお声をたくさんいただき、ありがとうございました。

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