総務の仕事のチェックリスト|業種・部署別チェックリスト活用方法

    2019.06.26

    チェックリスト 効率化

    総務部の代表的な仕事は、総称すると『従業員が働きやすい環境を作ること』です。
    あまりとんがって目立つことはないかも知れませんが、総務の仕事に不備があると、
    会社全体の業務が滞ってしまうこともありますし、
    もっと最悪な出来事は、従業員不満足を生んでしまうことです。

    総務部の仕事は、健康診断、慶弔など多種多様にわたります。
    また、臨機応変な対応が意外と多いのも総務部です。

    多種多様・さらに臨機応変な対応をうまくこなしていくには、
    総務部が使うからこそ成果を発揮できるツールが必要です。

    総務の仕事は年間スケジュールにして定期の仕事にする

    まずやるべきことは、年間行事スケジュールをつくることです。
    総務のような事務仕事は、週間・月間・年間でやるべきことが決まってくるパターンが多いです。

    スケジュールの作り方は簡単。
    その日にやったことを、ずっと記録していくだけです。
    できればweb上のクラウドカレンダーなど、後で見返す時に一覧で、
    パッと見えやすいものにまとめるのがベストです。

    そしてカレンダーにまとめた自分(部署全体)の作業を見てみると、
    毎週や毎月で、やることがだいたい固まっていることがわかります。

    それを、年間スケジュールとして、定期の仕事に変えてください。
    その時はイレギュラーで舞い込んだ仕事でも、
    実はその時期だけに起きる特有の仕事だったりします。

    自動生成で定期の仕事を忘れない方法はこちら!

    必要書類も全てチェックリストの中にあるから迷わない・探さない。

    さて次にやることは、年間スケジュールで決めた仕事を遂行するために、
    スケジュールに沿って時系列に、決まった手順書があること。
    それがチェックリストです。

    このチェックリストを見てください。

    手続きに必要な書類は、エクセルファイルや印刷した紙で用意はしておらず、
    クラウド上に置いているファイルへのリンクボタンが付いており、
    全て必要な時に必要な書類を必要な枚数印刷できるやり方です。

    この方法の良い所は、紙で印刷して置いてないので、紙・置き場所など資源のムダをなくせます。
    もっとよい効果は、部下後輩に準備の依頼をする時に、
    「これとこれとこの書類を用意しておいて」と指示をしても、
    「その書類がどこにあるのか?」から教えてあげないといけません。

    しかしこうやって、1つのチェックリストで、1クリックで全ての書類が揃うので、
    教える手間をひと手間省けるし、初めて用意する部下後輩も、
    間違った書類を用意してしまうこともありません。

    様々な書類を扱う部署ですから、「迷わない・探さない」仕事の進め方も重要です。

    実際に使う人の声から生まれたチェックリストの便利な機能はこちら!

    煩雑な仕事が多い総務ですが、実は手順化しやすい仕事も多いのが総務です。

    総務の仕事は、一度実施すれば、手順化できるものも多いと思います。

    例えば、慶弔でお花の依頼をする時も、一度あるお店で注文をすれば、
    次から毎回違うお店を探して、違うお花を注文する必要はありませんよね?

    じゃ、このお店の、このお花を買いましょう、と決めます。
    これだけでも、手順化を一歩進めています。
    こういった感じで、「当たり前」のことでも「手順」にしてあげることが大事です。

    使われるチェックリストのポイントはこちら!

    まとめ

    今回は総務部を例にチェックリストの活用法をご紹介させていただきましたが、
    これらの内容はどんな業種・部門でも活用することができます!
    チェックリストを活用して仕事の効率化し、従業員が働きやすい環境を作っていきましょう。

    【今回のポイント】
    どんな業種・部署でもチェックリストを使うことができる
    スケジュールに沿って時系列に、決まった手順書がある
    必要書類も全てチェックリストの中にあるから迷わない・探さない
    当たり前のことも手順化してあげる

 

 

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