「たかがマニュアルでしょ?」と思わないで!『使われるマニュアル』の作り方

    2019.06.04

    マニュアル 新人教育

    『使われるマニュアル』の作り方
    早いものでもう6月になり、4月に入社した新入社員さんへの教育も、
    ひと段落してきた頃かと思います。

    その新人教育に欠かせないものが業務の「マニュアル」です。
    皆さまがお使いのマニュアル、『使われるマニュアル』になっていますか?
    マニュアルがあるとないとでは、教育時間だけでなく、業務効率にも大きく関わってきます。

    しかしそのマニュアルを作る時にも、作り方をわかっていないと
    マニュアルにすべき内容の取捨選択ができず、内容が多すぎると読みにくい、
    少なすぎると使う時に理解できない、などで、
    結果的に『使われないマニュアル』になってしまいます。
    そして使われないマニュアルは、情報も古くなってしまい実務手順と合わなくなり、
    結果ミスがなくならなかったり、新人教育にも時間がかかったりします。

    マニュアルは、いつも最新で、使われるマニュアルにしておくことが大事です。
    ここでは、『使われるマニュアル』の作り方を説明させて頂きます。

    マニュアルとは

    マニュアルの例
    業務を進めるにあたって、その手順が記されたもの。手順書、手引書。
    そしてマニュアルの大切な役目は、
    その業務をする際に、日常的にいつも使うもの、とあります。
    正しい仕事の手順として、作業を手引きできるものをマニュアルといいます。

    マニュアルがないと起きること

    「たかが作業のマニュアル」ですが、実は作業だけに留まらず、
    マニュアルがないと色んな弊害が起きることが考えられます。

    ①人の記憶で仕事をすると、ミスの原因特定や是正ができない。
    マニュアルがなく人の記憶で仕事をすると、ミスが起きた箇所・原因も記憶になってしまい、
    正しいミスの原因や是正ができない場合が多くなります。

    ②その人にしかできない仕事を作ってしまう。
    マニュアルがないと、その人の頭の中にしか作業の手順がなく、
    その人がいないと仕事が進まない環境を作ってしまいます。
    結果、その人は一日のお休みも取れない環境にもなり、
    また周りの人も手伝いたいけど、仕事内容がわからないから手伝えない・・・
    というジレンマを生んでしまいます。

    ③新人への教育時間が長くなる。
    『俺の背中を見て仕事を覚えろ』式では、当然時間がかかってしまいますし、
    新人の覚え方にもばらつきがあり、違う解釈で仕事を進めてしまう可能性もあります。
    そうして覚えてしまった是正をするにも時間がかかってしまいます。

    使われなくて古くなったマニュアルは、
    『マニュアル』としての役目を果たせなくなってしまいます。

    『使われるマニュアル』を作るコツ

    使われるマニュアルのコツ
    それでは、どういったコツで『使われるマニュアル』を作ればいいのか、ご紹介させていただきます。

    ①今、ベテランさんがやっている仕事内容を洗い出す。
    その業務をよく知っているベテランさんが、
    頭の中で持っている仕事の手順を、書き出すことです。
    ベテランさんは自分のやってきたことの経験値から、
    ミスをしないための『品質の高いノウハウ』を持っています。
    まずはその業務を一番よく知っているベテランさんがやっている手順を、書き出します。

    ②注意喚起を作るのがポイント!
    ベテランさんやいつも作業をしているその人にとっては当たり前の注意点も、
    初めて作業をしたり、あまり慣れていない新人さんにとっては、
    じつは難しいことであったり、ミスを生んでしまう箇所かも知れません。
    ポイントは、
    【過去にミスを起こしたことがある箇所】や、
    この業務で一番難しい箇所は、特に明記をして下さい。
    「この作業の中で、どこに注力して作業を進めないといけないのか」をわかりやすく、
    文字の色や大きさを変えて、明記してください。

    ③誰でもすぐに使える共有された環境に置くこと。
    今はインターネット環境も良くなり、社内で共有できるクラウドサービスや
    社内サーバーなど便利に使える時代になりました。
    マニュアルを作るフォーマットは様々あると思いますが、
    その作業をする時に、誰でもサッとマニュアルを取り出せる環境作りが大切です。

    ④マニュアルは、使った新人さんがアップデートする。
    上記のように、ベテランさんの『品質の高い』マニュアルを使い、新人さんが作業をしたら、
    その作業をした新人さんが、今後は「新人の私でもわかりやすいように」アップデートをしましょう。
    そうすることで、ベテランさんの「品質」と、新人さんでもわかる「わかりやすさ」の両方を兼ね揃えたマニュアルとして、アップデートしていくことができます。

    『使われるマニュアル』があるメリット

    マニュアルがあるメリット
    こうしたコツを踏まえながら作ったマニュアルは、
    日々アップデートされる『使われるマニュアル』になります。
    『使われるマニュアル』があると、業務において劇的な効果を得ることができます。

    ①作業の平準化ができ、ミスの抑制ができる。
    常に使われてアップデートされるマニュアルがあることで、
    いつでも最新の正しい手順で仕事ができるマニュアルが出来上がります。
    このマニュアルを使うことで、誰でも同じ手順で作業ができ、いつも決まった手順なので、
    ミスも起こしにくい環境を作ることができます。

    ②仕事の引き継ぎが楽になる。
    「そのひとの頭にしかない手順」を全てマニュアルに落とし込み、作業の平準化ができることで、
    誰かだけの作業やスキルに頼ることなく仕事が進むので、誰かだけに負担がかかってしまうことがなくなります。

    ③教育時間が短縮される
    アップデートされたマニュアルは、新人教育のマニュアルにもなります。
    「このマニュアル通り仕事を進めればミスなく仕事ができる」という、
    教える側にも教わる側にも【正しい仕事の拠り所】ができ、
    「見て覚えろ」より劇的に教育時間を短縮します。

    まとめ

    このように『使われるマニュアル』はあなたの会社の『正しい仕事の拠り所』となり、ベテランさんにとっても、新人さんにとっても、安心して仕事を進められる大切な道具になります。
    また、ベテランさんの成功と新人さんの失敗(是正)のノウハウが詰まった、
    その企業にとっての『会社の財産』にもなります。
    常にアップデートされるマニュアルを作って、『会社の財産』になるあなたの業務マニュアルを、
    ぜひ作ってみてください。

 

 

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