登録ミスが全体作業の30％。アニーを使っての徹底的なチェックで登録ミス0％に！

不動産業

株式会社ソロン様

業種：不動産業

マニュアル0の状態からのスタート・・・

【アニー推進チームのみなさんからの声】

「そもそも使えるマニュアルは0でした。何とかマニュアルを作成したものの使えるマニュアルではありませんでした。
各担当がばらばらにマニュアルを作成していたので、表現がその人独特であったりで統一できませんでした。
とても使える状態ではなかったです。
たとえば、作業手順が変わっても誰がどの時点でマニュアルの追加修正をしているかわからない状況です。
担当ごとにフォーマットは違う、保存先はもちろん決まっていませんでしたので、探すのにも一苦労でした。
業務の名称など社内的に言葉の統一がされていないこともあり、人が作ったマニュアルを使うことが非常に大変でした。」

一度はアニーの導入を諦めました。今ではなく未来に対しての行動を。

【平川社長からの声】

「チェックリストシステム『アニー』をはじめて知ったのは、定期的に送られてくる、関通さんからのKANDOU通信（ニュースレター）だったと思います。いつも楽しみに記事を拝見させてもらってます。読んでいた時に、「また面白い仕組み作ったな。」と思います。」

「マニュアルが統一していない、チェックリストがない状態でも、新人教育をしないといけない。
新人が入る前に体制を整えておきたいと考えていました。新人教育の使える。手順を定められる。たくさんの効果があると感じました。なので、ぴったりのシステムと思い、導入を決定しました。」

「実はですね、アニーを導入したのは良いのですが、導入段階で躓いてしまいました。進めようとしても何から進めてよいかわからない。
私がやろうとしていても、やはり忙しくってね。そのあとお願いしようとしていた従業員の急な退職などが重なり、全然進みませんでした。
アニーはマニュアルを登録しないといけないし、そのような作業が従業員みんなの負担になるとも考えてました。」

「もう解約しようと思って、担当の前田さんに連絡をしました。
その際にですね、

「平川社長。今、やめてしまうと、結局、同じ悩みを繰り返してしまいます。4月に入社してくる新卒みんなの教育に時間がかかったりで、今の先輩社員が困るのは目に見えています。今できているから大丈夫ではなく、これからのことを考えて、絶対に今、大変でも作り上げた方が良いですよ。」

と言うことを聞いて、もう一度進めようと決心しました。」

「今できているから良いのではなく、これから未来のことを考えて進めないとけない。と感じました。その後、社内でもアニーを推進する担当メンバーを決め、また、社内でのアニーの作り方、アニーの疑問点、など情報共有をする週1回のアニー会議（約10分～30分）させました。
そうすると、徐々にですが、担当メンバー通しで楽しく進めてくれるようになりました。
その上で、関通さんにアニー導入支援をお願いいたしました。そこで、社内全体にアニーを使っての仕事をしないといけない意義を意識付けれたと思います。あの時、導入をストップしなくて良かったですよ。」

正直不安とめんどくさい気持ちしかありませんでした。

【アニー推進チームのみなさんからの声】

「はじめは、操作が難しそうで、複雑そうに感じました。私にも理解ができるのか不安でした。使い始めは、文章だけですべてを説明するのは大変そうと思い、正直不安とめんどくさい気持ちしかありませんでした。」

「実際に使っていくうちに、画像が添付できたり、LINKが貼れたりと、便利な機能がたくさんあることがわかりました。チームのみんなで情報共有をしながら進めたので、みんなの新しい使い方などを共有できることができました。

関通の皆さんがアニーの導入支援で来て下さったのも導入のスピードアップの要因だと思います。

実際に、私たちの事務作業の横について一緒にマニュアル作成をしてくれました。簡単に手順を表現できることや便利な機能の使い型などその場で教えてもらいました。今までのマニュアルがよりわかりやすいチェックリストになることがわかりました。
たくさんのことを質問し、今まで自分たちで考えて、疑問に思っていたことなどが一気に解消されました。」

たくさんの改善ができています。今では、アニーがないと不安です。

「今では、マニュアルは全てアニーに入っているということで、フォーマット、保存場所が統一されました。探す手間がなくなりました。チェックした時間が出て表示されますので、作業時間に対する意識を持つようになりました。編集するマニュアルが一つしかないので、誰かが編集すると次回から使う人全員最新のもので使用が可能なので、やり方変更の通達が不要になりました。

常に最新のマニュアルが手元にある状態でチェックができます。
間違った作業手順をアニー追加登録。その繰り返しで正確で誰でもできる簡単な手順ができあがり、月に数件以上登録ミスがあった、物件登録の登録ミスが0件になりました！

業務の引き継ぎ。(途中まで誰かがしていても）どこからすればよいかわかるようになりました。リンクを貼り付ける事ができるので、わざわざ「どこの何を開く」という説明がいらない。」

「最初は登録に時間がかかるのと、チェック画面を別に開かないとといけないという事で正直めんどくさいな～と思っていたのですが、チェック漏れが無くなりましたし、新人さんに教える際に楽になりました。使い続けることで、はじめ感じていためんどくさい気持ちが無くなっていき、便利だ！の気持ちに変わりました。」

「新人教育が変わりました。新人さんがどこまで終わったか、チェック漏れがあった場合は、なぜ出来ていないのか、事に対してみることが出来るようになりました。アニーにあるので、確認をお願いしますと言うことができて今まで一から説明していたところから考えると時間の短縮につながっていると感じます。」

「いつ、誰が、どこまで、作業を行ったがわかるので、部署内での引き継ぎがスムーズにできるようになり、よかったです。新人に教えるときも、新人がどこで躓いたのかがわかるようになり、お互い楽になりました。」

たくさんの改善ができています。今では、アニーがないと不安です。